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15.05.1998 - 

Standardsoftware für das Finanzwesen/Nach Ciba-Neuordnung fließen die Buchungsdaten zusammen

Mit dem Controlling stimmt auch die Spezialitätenchemie

Die Ciba Spezialitätenchemie GmbH in Lampertheim ging Anfang 1997 aus der Ciba Additive GmbH hervor und unterhält in Frankfurt am Main, Wehr und Bad Säckingen Filialstandorte. Von Ciba hergestellte Spezialchemikalien verbessern die Leistungsfähigkeit, Pflegeeigenschaften und das Aussehen von Kunststoffen, Lacken, Fasern, Geweben und anderen Materialien. Sie erhöhen die Wirtschaftlichkeit der Verarbeitungsverfahren, verbessern die Qualität und verleihen den Endprodukten Farbe. Geschäftsfelder sind die fünf Divisionen Additives (AD), Consumer Care (CA), Performance Polymers (PO), Pigments (PI) und Textile Dyes (TD).

Unternehmensziel ist, die Erfahrung im internationalen Marketing, verbunden mit dem Einsatz neuer Technologien, zum Nutzen der Kunden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Share- und anderer Stakeholder einzubringen.

Innerhalb der Spezialitätenchemie sind im Business Support Center Central Europe (BSC CE) zentrale Verwaltungsfunktionen zusammengefaßt. Das BSC CE ist für Finanzbuchhaltung, das Kredit-Management sowie den DV-Service in den Bereichen WAN, Mail, Finanzapplikationen aller Töchter in der Region Zentraleuropa zuständig. BSC CE gliedert sich in die drei Bereiche Treasury, Accounting und Control sowie Information-Management (IM).

Die DV-Landschaft des vernetzten Konzerns ist komplex, aber deutlich strukturiert. Auf den ersten Blick fällt das Nebeneinander der beiden integrierten Unternehmenslösungen BPCS und SAP R/3 auf. Beides sind Client-Server-Architekturen.

Die Software von SAP kommt in Europa ausschließlich im Geschäftsfeld Performance Polymers (PO) zum Einsatz. Weltweit bildet BPCS des amerikanischen Anbieters SSA den konzernweiten Standard dort, wo die Standardsoftware ihre Stärken hat: vor allem im Supply-Chain-Management und in der Logistik, außerhalb Zentraleuropas auch im Finanzbereich.

Um eine reibungslose Zusammenarbeit von Logistik und Finanzen zu erreichen, strebte Ciba eine integrierte Gesamtlösung an: Aufbauend auf den individuell ausgeprägten Geschäftsprozessen der operativen Systeme, wurde eine flexible Bewertung der Mengenflüsse benötigt.

In den Jahren 1994 und 1995 wurde in der alten Ciba am Standort Lampertheim eine Reihe von Finanzlösungen evaluiert. Ciba entschied sich schließlich für die Pleidelsheimer CS-Controlling-Software mit grafischer Benutzeroberfläche (GUI) für die AS/400. Eine standardisierte Integration des modular aufgebauten Kostenrechnungs- und Controlling-Systems in das BPCS-Umfeld war ein weiterer Pluspunkt. Die Einführung aller Module wurde im Frühjahr 1996 abgeschlossen.

Im November 1996 startete die heiße Phase des neuen Projekts, der Aufbau der regionalen Organisationen und die Anbindung der einzelnen Gesellschaften und Divisionen an das System im BSC CE. Auf der AS/400 in Lampertheim wurden die zentralen Module CS6 (Finanzbuchhaltung) und CS1 (Kostenstellenrechnung) installiert und parametrisiert. Hierbei ließen sich die Erfahrungen mit der Einführung aller CS-Module am Produktionsstandort Lampertheim der Division Additive nutzen, die man in den vergangenen Jahren gemacht hatte.

Während der Einführungsphase erhielt die Ciba Spezialitätenchemie Unterstützung durch CS Controlling Software Systeme bei der Parametrisierung der Systeme und bei der Schnittstellen-Programmierung. Die Anpassung von Modulen an die branchen- und firmenspezifischen Erfordernisse erfolgte in Zusammenarbeit mit den hauseigenen DV-Spezialisten. Nach der Anpassung von Schnittstellen und Datenstruktur an den konzernweiten Standard ließ sich die neue Finanzsoftware in die vorhandene DV-Struktur integrieren. Die im Customizing definierten Abläufe konnten bei den folgenden Installationen als Standard wiederverwendet werden. Schlag auf Schlag wurden die neun Vertriebsorganisationen und vier Produktionsstandorte in der Region Zentraleuropa an das zentrale Hauptbuch im BSC CE angebunden.

Darüber hinaus sind seit Anfang 1997 die Finanzmodule nun auch auf der AS/400 bei der Ciba Chemikalien GmbH in Grenzach im Einsatz. Eine dritte Client-Server-Installation am Produktionsstandort Langweid der Pfersee Chemie GmbH folgt noch im Herbst dieses Jahres.

Außerdem wurde diese Finanzbuchhaltung auch auf den divisionalen Systemen in den Green Service Centers in Clayton, Paisley (beides in Großbritannien) und in Basel (Schweiz) von den Vertriebsorganisationen in der Region Zentraleuropa in Lampertheim, Frankfurt, Wehr, Wien und Hard (Österreich) sowie weiteren Außenbüros in Deutschland installiert.

Weitere eingesetzte Standardsoftwarepakete sind neben BPCS und SAP R/3 unter anderem "Mainplan" und "Idkammar" (für Plant Maintenance in den deutschen Standorten), die Lohn- und Gehaltsabrechnung "JBA-Ratioplan" sowie "DB-global" für den Zahlungsverkehr. Die zum Teil noch individuell programmierten Eigenentwicklungen wurden jedoch im letzten Jahr weitestgehend abgelöst.

In den ersten Tagen und Wochen nach der Anbindung einer neuen Gesellschaft an das BSC CE in Lampertheim erhielt Ciba Spezialitätenchemie Nachimplementierungshilfe durch CS. Dabei wurden die Schnittstellen zu den anderen Systemen überprüft und gegebenenfalls neu angepaßt. Damit der Start der neuen Software möglichst reibungslos vonstatten ging, erhielten alle Mitarbeiter zu den Modulen der CS-Anwendung Schulungen.

Im Bürobereich arbeiten die Clients heute mit Standardprodukten aus Microsofts Office-Paket. Hier können auch Controlling- und Berichtsdaten aus CS verarbeitet werden, die durch die Client-Server-Struktur, die integrierte ODBC-Schnittstelle und mittels MS-Excel-Makro schnell und einfach abgerufen werden.

Als Server-Plattform setzt Ciba mehrere je nach Standort unterschiedliche AS/400-Risc- und -Cisc-Modelle mit der Betriebssystemsoftware OS 3.6 (Risc) und OS 3.2 (Cisc) ein. An ihnen hängen insgesamt etwa 500 bis 700 Clients, ausschließlich PCs.

Das Ziel, einen konzernweiten DV-Standard der Ciba Specialty Chemicals Inc. zu schaffen, wurde bereits erreicht. Die DV-Umstellung läßt sich als weitgehend unproblematisch bezeichnen, auch wenn die Besonderheiten und Anforderungen der jeweiligen Produktionsstandorte an Finanzsysteme zu berücksichtigen waren.

Weitere Funktionen, um die CS6 im Laufe des Jahres ergänzt werden soll, will Ciba so rasch wie möglich einführen, um den manuellen Aufwand weiter zu reduzieren. Das in der Einführungsphase erworbene Know-how soll zum Ausbau des hausinternen Supports in Form eines Profitcenters genutzt werden. Im BSC CE wird ein "Competence Center für CS Software" angesiedelt, das Dienstleistungen für ausgewählte Bereiche in der Ciba Spezialitäten- chemie erbringen soll.

Das Unternehmen

Die Ciba Specialty Chemicals Inc. (www.cibasc.com) mit Stammsitz in Basel entstand 1997 aus der Fusion der Ciba-Geigy AG und der Sandoz AG zur Novartis AG. Seit 13. März 1997 wird das jetzt selbständige Unternehmen an der Börse notiert. 1997 wurde ein Umsatz von 7,8 Milliarden Schweizer Franken erzielt. Der Standort Lampertheim ist ein regionales Zentrum der Ciba Specialty Chemicals Inc. Dort befinden sich der Präsidialsitz für die Region Zentraleuropa (Deutschland und Österreich) sowie die Holding der drei deutschen Produktionsstandorte. Unter ihrem Dach, der neugegründeten Ciba Spezialitätenchemie Holding Deutschland GmbH, sind die in Lampertheim ansässige Ciba Spezialitätenchemie GmbH, die Ciba Chemikalien GmbH in Grenzach und die Pfersee Chemie GmbH in Langweid integriert. Von den weltweit zirka 22000 Mitarbeitern sind etwa 3000 in der Region Zentraleuropa angestellt. Sie verteilen sich auf die Standorte Lampertheim, Grenzach, Pfersee, Frankfurt am Main, Wehr, Bad Säckingen sowie auf mehrere Vertriebsbüros in Deutschland und die Niederlassungen in Österreich (Wien und Hard).

Angeklickt

Seit 1997 nutzen europaweit rund 350 Mitarbeiter der Ciba Spezialitätenchemie CS Controlling Software, von der inzwischen alle Module eingesetzt werden. Die Finanzbuchhaltung CS6 sowie die Kostenstellenrechnung CS1 werden zentral von allen Benutzern in der Region Zentraleuropa für alle finanzrelevanten Prozesse verwendet. Dadurch vereinfachen sich einige Geschäftsprozesse. Eine Vielzahl manueller Aktivitäten konnte durch automatische Funktionen ersetzt werden. Das liegt auch an der Standardanbindung an die Logistiksoftware BPCS, durch die eine volle Integration in die Geschäftsabläufe gelang.

Guillermo Raebel leitete bis Anfang 1998 das Business Support Central Europe (BSC CE) der Ciba Spezialitätenchemie in Lampertheim.