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05.11.1976 - 

Lehren aus einer COM-Umstellung:

"Mit der linken Hand geht s nicht"

Im Jahre 1968 begannen wir uns mit dem Mikrofilm zu beschäftigen. Der Platzbedarf für die Altablage unserer Rechnungsausgänge wurde immer größer; sie mußte in absehbarer Zeit ausgelagert werden. Hier bot sich der Mikrofilm mit seiner Behauptung "Geringes Gewicht und geringer Raumbedarf" für eine Lösung an. Diese "Platzersparnis" durfte aber nicht teurer sein.

Wir untersuchten verschiedene Möglichkeiten der Platzeinsparung:

- Wegfall der Kopien durch einen (um Artikeltext-Angaben) reduzierten Paralleldruck;

- Wegfall der Kopien durch einen (um Artikeltext-Angaben) reduzierten Paralleldruck;

- Wegfall der Kopien durch Verfilmen der Originalrechnungen vor dem Versand.

Wir entschieden uns für eine Endloskamera (Alternative 2) mit eingebautem Entwicklerteil sowie Projektionseinrichtung. 20 Minuten nach Fakturierungsende war auch die Verfilmung beendet, der Film entwickelt und an dem eingebauten Projektionsschirm einer vorläufigen - relativ sicheren - Filmprüfung unterzogen.

Der Investitionsbetrag für Kamera, Zusatzteile, Lesegerät, Rückvergrößerungsgerät sowie Ablageschra(...) belief sich auf rund 46 000 Mark. Dazu kamen die Kosten des laufenden Betriebes (Wartung und Reparaturen Personal, Materialien) von 35 Mark je Arbeitstag.

Ablage gegen Null

Die Ersparnis allein aus der Formularkosteneinsparung (Wegfall der Kopien) belief sich auf etwa 50 Mark je Arbeitstag, hinzu kam noch die Ablageplatzreduzierung auf fast "Null".

Das angestrebte Ziel "Platzersparnis, jedoch nicht teurer als vorher", hatten wir zwar erreicht, langfristig waren wir jedoch nicht ganz glücklich mit unserer Mikrofilm-Installation.

Diese Unzufriedenheit müssen wir ehrlicherweise auf unseren mangelhaften organisatorischen Einsatz für die Integration des Mediums Mikrofilm zurückführen. Auch Mikrofilm kann man nicht nebenbei mit der linken Hand einfuhren. Wir haben lediglich eine Papierablage durch eine Mikrofilmablage ersetzt.

"Eigencom" oder Lohnarbeit

Nach Beendigung der Abschreibungszeit untersuchten wir die Möglichkeit des Umsteigens auf COM. Durch das relativ geringe Volumen kam allerdings nur eine Lohnverfilmung in Frage. Wir untersuchten folgende Möglichkeiten:

- Verfilmung in Kiel (keine zusätzlichen Transportkosten)

- Verfilmung in Hamburg

- auf intelligenten Anlagen (normales Druckband),

- auf nicht intelligenten Anlagen (COM-aufbereitetes Band).

Leider war für die in Kiel installierte Agfa-Anlage bei der Raiffeisen-Hauptgenossenschaft die notwendige Software für die COM-Band-Aufbereitung nicht auf unserer NCR-Century-201 einsetzbar; eine Umsetzung auf der dortigen Anlage war uns zu teuer.

Wir wählten die Verfilmung auf einer NCR-COM in Hamburg, da dies uns sehr kostengünstig erschien.

Der Pferdefuß - wir entschieden uns zu schnell, ohne die sonst üblichen Tests - zeigte sich bald. Das uns kostenlos zur Verfügung gestellte COM-Band-Erstellungsprogramm ist nämlich sehr zeitaufwendig und dazu noch nicht fehlerfrei, wenn etwa im Druckband auch schon ein Fehler ist.

Appetit kommt beim "COM"en

Wir werden aber in Kürze umsteigen!

Gespräche in der letzten Zeit lassen uns hoffen, wecken aber auch unseren Appetit auf weitere COM-Anwendungen, wie beispielsweise Fiche-Erstellung - einmal im Monat - von unseren verschiedenen Journalen, die wir heute schon in einem EDV-Programm fahren und die wir in einem Monatsband zusammenfassen können. Dieses Druckband ist allerdings kein Standard-Druckband, sondern hat vor dem Vorschubsteuerbyte und den 132 Datenbytes noch einen Präfix aus der Journal-Nr. und einer Satzart, mit der wir jeweils bei Wechsel eine Fiche-Break veranlassen und außerdem die Titelzeile mit "variablen" Konstanten versehen können.

In einigen Fällen werden wir zwar weiterhin noch Papier bedrucken für die sofortige Verarbeitung, gleichzeitig aber auch entsprechende Fiches erstellen lassen, die dann als "Katalog" aufbewahrt werden können.

Neunmal so schnell

Einen Zeitvergleich darf ich noch anführen, den wir für eine bestimmte Anwendung untersucht haben: Druckzeit 90 Minuten - dabei haben wir schon einen schnellen Drucker (über 90000 Z/h); dagegen die COM-Band-Ausgabe 10 Minuten.

Auch unseren Außendienst werden wir mit transportablen Lesegeräten versorgen, um jedem Mitarbeiter noch mehr "Nachschlagewerke" mitgeben zu können.

Auch für unsere "alte Rechnungsverfilmung" sind wir auf Fiche umgestiegen, um - auf lange Sicht - nur noch ein Mikrofilmformat im Hause zu haben.

An Einmalkosten für die Umstellung auf COM und Fiches fielen an: 2 Mikrofichelesegeräte, ein Kreuzschlitten für unser vorhandenes Rückvergrößerungsgerät sowie diverse Formulardias; diese Kosten wurden jedoch durch den Verkauf unserer Endloskamera fast gedeckt. Die monatlichen Kosten (früher Personal, Material, Wartung und Reparaturen) wurden um ein Drittel reduziert.

Die Qualität der COM-Verfilmung ist wesentlich besser, die Handhabung ist leichter und erfordert weniger Zeit.

* Hermann Engstler ist EDV-Leiter der Firma Werner Schulze, Kiel