Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

09.06.2000 - 

Meta Group: Fünf Programme im Test

Mit E-Procurement zur Jagd auf C-Teile

MÜNCHEN (CW) - Zu den aktuellen Reizwörten der Branche zählt "E-Procurement", die elektronische Beschaffung. Bevor Nutzer aber mit dem Browser über den virtuellen Wochenmarkt schlendern können, ist häufig ein IT-Kraftakt nötig. Die Meta Group hat fünf Spezialprogramme auf ihre Alltagstauglichkeit hin untersucht und die gängigsten Probleme beleuchtet.

Ob Bleistifte, Schrauben oder Computer - über das Internet lässt sich nach herrschender Meinung inzwischen fast alles beschaffen, was in die Kategorie der austauschbaren "C-Teile" fällt und in der Regel nicht produktionsnah eingesetzt wird. Die Befürworter sind sich einig: Erstens ist E-Procurement schneller als die herkömmlichen Verfahren mittels Fax, Brief oder Telefon, und zweitens lassen sich damit Kosten reduzieren. Für Anwender ist die Implementierung einer Lösung jedoch mit Arbeitsaufwand, verschiedenen Stolperfallen und teilweise hohen Investitionen verbunden.

Bis zu 60 Dollar kostet ein einzelner Bestellvorgang auf traditionelle Art und Weise, behaupten Experten. Allerdings gibt es auch andere Schätzungen, die von einer wesentlich höheren Summe pro Beschaffung ausgehen. Viel Geld also, wenn man nur einen simplen Bleistift benötigt. Die Kosten in die Höhe treibt hier vor allem das permanente Überwachungsverfahren, das in den traditionellen Ablauf der Bestell- und Lagerabwicklung integriert ist: Neben der Preis- und der Mengenkontrolle müssen Mindestbestellwerte und Versandkosten ebenso wie der Wareneingang überprüft werden.

Auf der anderen Seite stehen die Aufwendungen für eine E-Procurement-Software, deren Einführung je nach Anzahl der Nutzer unter Umständen mit mehr als zwei Millionen Dollar zu Buche schlagen kann. Viel Geld also nicht nur für ein mittelständisches Unternehmen. Firmen dieser Größenordnung halten sich hierzulande folglich noch bedeckt, wenn die Entscheidung für ein elektronisches Beschaffungssystem ansteht.

Allerdings gehen die deutschen Großunternehmen nicht unbedingt mit dem besten Beispiel vo-ran, wie die Unternehmensberatung KPMG jüngst herausgefunden hat. Von 500 befragten Konzernen in Deutschland setzen 35 Prozent eine Beschaffungssoftware ein, wobei "Einsatz" bei vielen Anwendern gleichbedeutend mit "Testbetrieb" war. Nur jeder zehnte Mitarbeiter bestellte Anfang des Jahres in Großunternehmen seine C-Teile selbst, die überwiegende Mehrzahl ging den gewohnten Umweg über den offiziellen Einkauf.

Fast die Hälfte der Befragten versprechen sich laut KPMG vom Einsatz einer E-Procurement-Lösung, dass die Zahl ihrer Lieferanten sinken wird. Berichten zufolge bezieht die Frankfurter Flughafen AG momentan ihre Güter von rund 2500 Zulieferern, beim Siemens-Konzern sollen es mehr als 200 000 sein. Angesichts dieser unüberschaubaren Anzahl ist es nicht verwunderlich, dass global agierende Unternehmen mit elektronischer Hilfe ihre Geschäftsbeziehungen reduzieren wollen.

Darüber hinaus können Konzerne den Druck auf ihre Lieferanten verstärken, wenn die Einkäufer auf einem elektronischen Marktplatz - häufig gleichbedeutend mit E-Procurement verwendet - Preisvergleiche anstellen. Der Drang zur Nachfragebündelung hat inzwischen dazu geführt, dass einstige Konkurrenten beispielsweise in der Automobilbranche zusammenarbeiten.

So haben Ford, General Motors, Renault/Nissan und Daimler-Chrysler mit "Covisint" (COnnectivity, VISibility, INTegration) eine gemeinsame Beschaffungsplattform im Internet errichtet - beim Geld fängt eben manche Freundschaft an. Kaum ein Zulieferer kann es sich längerfristig leisten, dem Mega-Bazar fernzubleiben. Covisint ist nur ein Beispiel für viele Plattformen, denn nach Expertenmeinung werden Ende des Jahres bereits rund 2000 verschiedene Marktplätze ihre Ports geöffnet haben.

Die Meta Group ist deshalb optimistisch, dass sich E-Procurement hierzulande zumindest bei Konzernen durchsetzen wird. Zeiten, in denen bis zu zehn Prozent der Firmeneinnahmen für die Beschaffung ausgegeben werden, sollen mit elektronischer Hilfe der Vergangenheit angehören. Der Workflow im Einkauf werde straffer, Kosten würden sinken und Fehlkäufe eingedämmt, so das Fazit der Analysten.

Gemeinsam mit ihrem Forschungslabor Spex hat die Meta Group fünf Spezialprogramme für den Beschaffungseinsatz in Unternehmen unter die Lupe genommen. Zu den Prüflingen gehörten:

-"Ariba ORMS" von Ariba,

-"Buyer Xpert" von der Sun/ Netscape Alliance,

-"Clarus E-Procurement" von Clarus,

-"Intelisys Electronic Commerce Enterprise" (IEC) von Intelisys sowie

-"Marketsite/Buysite" von Commerce One. Als Sieger gingen die Lösungen von Commerce One aus dem Rennen hervor, Ariba landete auf dem zweiten Platz.

Der Spitzenreiter Commerce One meldete gleich zwei Produkte zur Untersuchung an: Marketsite erlaubt Unternehmen, ein eigenes Procurement-Portal einzurichten und dieses auch anderen Firmen als Ausgangspunkt zur Verfügung zu stellen ("virtueller Marktplatz"). Die Software basiert auf der Extensible Markup Language (XML) für den Austausch der Katalogdaten und regelt die Geschäftstransaktionen. Buysite hingegen wird direkt für die Beschaffungsprozesse des Anwenders eingesetzt und greift gegebenenfalls auf Marketsite zu.

Gut gefiel den Testern das integrierte Content-Management-System zur Standardisierung der Katalogdaten. Ferner ist in Marketsite ein mehr als 1000 Lieferanten umfassendes Verzeichnis einschließlich ihrer Produkte hinterlegt, wodurch sich die Anpassungsdauer der Software beim Anwender reduziert. Außerdem ist es Einkäufern damit möglich, relativ einfach Preis- und Produktvergleiche über verschiedene Kataloge anzustellen.

Integration mit der vorhandenen ERP-SoftwareEin weiterer Pluspunkt war nach Angaben der Meta Group die Möglichkeit der Integration mit Finanzsoftware und hier speziell mit R/3 von SAP. Dies ist allerdings auch nicht verwunderlich, denn die Walldorfer haben sich zu einem frühen Zeitpunkt Anteile an Commerce One gesichert. Nicht zufällig halten sich in der Branche seit geraumer Zeit auch Gerüchte, dass SAP künftig als Reseller von Commerce One auftreten wird, da die Bemühungen, eigene Procurement-Plattformen zu vertreiben, bisher nicht besonders erfolgreich verliefen.

Die Integrationsfähigkeit der Tools von Commerce One beschränkt sich jedoch nicht allein auf ERP-Systeme von SAP. Peoplesoft und Oracle beispielsweise werden über Konnektoren und XML ebenso angebunden. Schließlich wurde von den Analysten positiv bewertet, dass der US-Carrier MCI Worldcom das Electronic-Commerce-Netzwerk ("C1 ECN") von Commerce One hostet, wo die Programme Buysite und Marketsite verbunden werden. Sicherheitsfragen und Probleme bei der Verfügbarkeit sind laut Meta Group durch den starken Partner nur in Ausnahmefällen zu befürchten.

Abzüge gab es unter anderem dafür, dass Buysite lediglich die Datenbank "SQL Server" von Microsoft unterstützt. Zusätzlich zu den Lizenzgebühren fallen Kosten für jede weitere Transaktion an, die über das System abgewickelt wird. Allerdings stellt Commerce One die Gebühren den Lieferanten und nicht den Käufern in Rechnung - das freut zumindest die Einkaufsabteilung.

Am Vergleich von Commerce One mit dem Tool IEC Enterprise aus dem Hause Intelisys lässt sich verdeutlichen, wo die größten Probleme beim E-Procurement angesiedelt sind. Dabei ist die Intelisys-Software beileibe nicht die schlechteste Lösung für die Beschaffung, wie das Gesamtergebnis zeigt. Ihre Schwächen liegen im Bereich der Katalogverwaltung und der Integration mit einer ERP-Umgebung, während Commerce One gerade hier das Verfolgerfeld hinter sich lassen kann.

Kataloge der Lieferanten filtern und auswertenAuch der zweitplatzierte Anbieter Ariba kann hier mit einigen Funktionen glänzen. Beispielsweise lassen sich Kataloge vom Anwender filtern und nicht rentable Lieferantenbeziehungen erkennen. Außerdem hat Ariba eine "Catalog Factory" aufgebaut, in der Zulieferer ihre Informationen eintragen können. Der Einkäufer greift nur auf Daten zu, die an einem einzelnen Punkt konsolidiert worden sind.

Das Katalog-Management ist ein kritischer Punkt, wenn es um die Effizienz der E-Procurement-Lösung geht. Dabei gibt es verschiedene Modelle, an welchem Ort die Katalogdaten abgestimmt werden (siehe Kasten "E-Kataloge" auf Seite 17). In der Regel gilt, dass bei zunehmender Komplexität der Informationsstruktur eine Standardisierung der Datenformate immer wichtiger wird. Aus diesem Grund favorisiert die Meta Group gegenwärtig die Lösung, Kataloge von spezialisierten Drittanbietern wie Aspect Development oder Harbinger/Peregrine zu beziehen.

Zusätzlich dazu gewinnt die Integration von E-Procurement und E-Business nach Meinung der Analysten weiter an Bedeutung. Die vorhandenen Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme müssen dabei ebenso berücksichtigt werden wie das Asset- und Supply-Chain-Management sowie eventuell vorhandene E-Commerce-Lösungen. Außerdem sind häufig traditionelle Geschäftsprozesse an neue Einkaufsmodelle - beispielsweise Business-to-Business-Auktionen - anzupassen. Kommt hinzu, dass Software speziell auf ein Unternehmen zugeschnitten werden soll, wachsen die eingeplanten Ausgaben für die elektronische Beschaffung sprunghaft an.

Anwender, die sich für eine E-Procurement-Software interessieren, müssen in den meisten Fällen jedoch ohnehin hohe Einstiegskosten einkalkulieren. Das Tool IEC Enterprise beispielsweise schlägt mit mindestens 150 Dollar pro Arbeitsplatz zu Buche, die Implementierung von Buysite kostet zwischen 450000 und 2,5 Millionen Dollar. Andere Anbieter machten gegenüber den Analysten keine Angaben. Allerdings kommen bei allen Programmen noch einmal 18 Prozent der Lizenzgebühren pro Jahr für den Unterhalt und Support hinzu, lediglich Clarus veranschlagt 20 Prozent (Die Testergebnisse aller fünf Produkte sind den Kästen "Die Spex-Bewertung", Seite 17, und "Prüfkriterien für Procurement-Tools" auf dieser Seite zu entnehmen).

Wichtige FragenDie Meta Group empfiehlt, im Vorfeld der Entscheidung für ein E-Procurement-Tool einige Fragen zu klären:

-Wie hoch ist der Integrationsaufwand mit vorhandenen (ERP-)Applikationen?

-Kann die neue Lösung eventuell bestehende Preisabsprachen und -modelle der unterschiedlichen Lieferanten abbilden?

-Lassen sich die erwarteten Kosten und der erhoffte Nutzen eindeutig abwägen und der Return on Investment bestimmen?

-Kann der Anbieter vollständige Installationen vorweisen und, wenn ja, wie lange hat die Implementierung gedauert?

-Wie lange dauert es, bis die gegenwärtigen Zulieferer elektronische Kataloge zur Verfügung stellen können, die in das geplante System passen? Der dafür nötige Aufwand wird im Allgemeinen unterschätzt.

-Was kostet es (Zeit/Geld), die internen Geschäftsprozesse anzupassen und zu testen?

Abb.1: E-Procurement

E-Procurement ist im Prinzip simpel: Anwender greifen auf einen Web-Server zu, der die aktuellen Produkt- und Bestellinformationen aus dem elektronischen Katalog über einen Applikations-Server zurück sendet. Quelle: Meta

Abb.2: Prüfkriterien für Procurement-Tools

Die Anforderungen der Meta Group und ihres Testlabors Spex an die E-Procurement-Kandidaten erstreckten sich auf das Katalog-Management und die Integration in bestehende ERP- und Legacy-Systeme. Daneben untersuchten die Analysten das Bestellwesen, die Auftragsbestätigung und -verfolgung sowie Sicherheitsaspekte der Tools. Suchfunktionen und allgemeine technologische Kriterien rundeten das Ergebnis ab. In den Diagrammen zeigt sich, dass die Programme "Marketsite/Buysite" von Commerce One den Durchschnittswerten in allen Belangen überlegen sind. Am schlechtesten schneiden die E-Procurement-Lösungen bei der katalogübergreifenden Suche ab. Quelle: Meta Group/Spex