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20.04.1990 - 

Nur aufbereitete Meldungen sind Informationen

Mit Management-Software zu präziseren Entscheidungen

Wie jeder Science-Fiction-Film zeigt, hat ein Raumschiff unzählige Sicherungssysteme, die bei Druckverlust, Veränderung des Sauerstoffgehaltes, Annäherung eines Meteoriten oder anderen außergewöhnlichen Ereignissen Alarm geben. Daß es sich um Science-Fiction handelt, merkt an spätestens dann, wenn bei einem solchen Alarm die Besatzung unfehlbar die richtigen Knöpfchen drückt, obwohl Dutzende , von Lämpchen gleichzeitig blinken.

In der Präxis - auf der Erde - gibt es solche unfehlbaren Menschen nicht; deshalb müssen die Meldungen, die auf irgendwelche Störungen hinweisen, so zu Informationen aufbearbeitet werden, daß die "Wächter" sie sofort erkennen und richtig interpretieren können.

Statt "Wächter" kann man auch "Manager" sagen, denn zu den Hauptaufgaben eines Managers auf jeder Ebene und in jeder Branche gehört es, Entwicklungen (von Umsatz, Absatz, Kosten etc.) zu verfolgen und bei Abweichungen sofort zu reagieren. Leider erhält er in der Regel nur eine Flut von "Meldungen" (in Form von mehr oder weniger langen Berichten) statt direkt interpretierbarer Informationen. Seit einigen Jahren gibt es nun spezielle Informations-Systeme für Manager, die als Decisison Support Systems (DSS) oder Entscheidungs-Unterstützungs-Systeme bezeichnet werden; sie wurden inzwischen ergänzt durch sogenannte Executive Information Systems (EIS), sind aber dadurch keineswegs überholt.

Wie bei vielen anderen Software-Systemen gibt es auch bei der Management-Software unterschiedliche Konzepte: Einige Lösungen laufen nur auf Großrechnern, andere nur auf PCs. Und dann gibt es noch die dritte Alternative, bei der man vom PC aus auch eine Mainframe-Version nutzen kann.

Ganz allgemein umfaßt ein DSS die Phasen Modellbildung, Darstellung und Manipulation der Modellwerte. Aber was ist Oberhaupt ein Modell? Ein Modell ist die rechnerische Nachbildung von (wirtschaftlichen, sozialen oder physischen) Vorgängen. Dabei umfaßt die Bezeichnung Modell sowohl bestimmte Datenarten als auch die logischen Beziehungen dieser Datenarten untereinander.

Ein einfaches Modell besteht aus einer zweidimensionalen Matrix (wie bei einem Spreadsheet) wobei die erste - die zeitliche - Dimension durch die Spalten (beispielsweise zwölf Monatsspalten) und die zweite Dimension durch Zeilen dargestellt wird. Diese Zeilen entsprechen den Variablen, beispielsweise Bruttoumsatz, Nettoumsatz, Wareneinstandswert, Fixkosten, Ertrag etc.

Auf zu neuen Dimensionen!

Wie jeder Benutzer eines Tabellenkalkulations-Programmes weiß, sind zwei Dimensionen oft zu wenig. Wenn man zum Beispiel die obigen Variablen in Beziehung setzen will zu Sparten, Produkten oder Warengruppen, kommt man bei viel Kalkulationsprogrammen in Schwierigkeiten: Man muß sie in den Spalten aufführen - und damit auf die zeitliche Dimensionen verziechten - beziehungsweise für jeder Zeiteinheit ein separates Spreadsheet erstellen. Manche Kalkulations-programme bewältigen zwar drei Dimensionen, aber auch das ist in vielen Fällen zu wenig. Mit einem DSS dagegen kann man in weitere Dimensionen vorstoßen. So erlaubt zum Beispiel das DSS-Produkt FCS der Kölner EPS GmbH in der Host-Version die Definition von zehn weiteren Dimensionen; bei der PC-Version sind es immerhin noch drei zusätzliche Dimensionen.

Während die ersten beiden Dimensionen durch die Bezeichnungen "Spalten" und "Zeilen" anschaulich definiert sind, spricht man bei allen weiteren Dimensionen einfach von

"Member" (die zwölf Dimensionen eines mit FCS definierten Modells beispielsweise habenjeweils bis zu 8000 Member). Ein dreidimensionales Modell kann man sich noch relativ einfach vorstellen, etwa als einen durchsichtigen Würfel, in dem mehrere Tabellen hintereinander stehen. Schwieriger wird es bei n-dimensionalen Objekten (da haben selbst Science-Fiction-Autoren ihre Darstellungsprobleme). Man kann sich höchstens eine gewisse Anzahl solcher Würfel vorstellen, die auf einer Fläche in Zeilen angeordnet sind und insgesamt wieder eine (Meta-) Tabelle bilden.

Wie dem auch sei, visualisieren lassen sich sowieso maximal drei Dimensionen; und das auch nur mittels Grafik. Was macht man nun mit den weiteren Dimensionen der Modelle? Der Anwender kann - für die Ausgabe von Grafiken und Berichten - entsprechend seinem jeweiligen Blickwinkel beliebige "Schnitte" durch das Modell legen. Zwar werden dabei die Dimensionen des Modells auf die zwei Dimensionen des Berichtsblattes reduziert, aber da das DSS jeden gewünschten Blickwinkel "ausleuchtet" (und keine Information verlorengeht), spielt das keine große Rolle.

Flexibilität ist oberstes Gesetz

Viel wichtiger ist, daß das DSS mit Standard-Einstellungen brauchsfertig konfiguriert ist, die man jedoch bei Bedarf einfach ändern kann, um so beispielsweise den für die Eingabe der Modelldaten vorbereiten Standard-Bildschirm zur individuellen Eingabemaske für spezifische Anwendungen um funktionieren. Die gleiche Flexibilität sollten auch die anderen Komponenten bieten, etwa für die Erstellung von Grafiken oder die Ausgabe auf unterschidliche Drucker oder Ploter.

Für den Software-Entwickler, der mit einem DSS-Werkzeug für Endanwender ein DSS stellen soll, stellt sich dazu Frage, ob und wie das Werkze seiner gewohnten Denkweise entspricht. Vorteilhaft ist beispielsweise eine integrierte Programmiersprache, eventuell mit Programmgenerator, die es laubt, selbst komplexe betrieswirtschaftliche Anwendung zu modellieren.

Unverzichtbar ist schließlich der Zugriff auf bereits vorhandene Datenbestände, sei es über eine direkte Schnittstelle zu einem oder zu mehreren Datenbank-Systemen beziehungsweise zu Kalkulationsprogrammen, oder über die Fähigkeit, deren Dateien direkt einzulegen.

DSS sind mittlerweile in den großen Unternehmen aller Branchen im Einsatz. Seit kurzem gibt es eine Weiterentwicklung: die Executive Information Systems (EIS). Auf die Frage nach dem Warum antwortete Willy Frings, Vertriebsdirektor der EPS: "Informationen, die ein DSS - oder das Berichtswesen - liefern, bestehen aus fertigen Berichten - entweder in Papierform oder als starre Bildschirm-Darstellungen. Ein EIS hat nun einerseits die Aufgabe, die auf der mittleren Management-Ebene erarbeiteten Informationen der obersten Ebene elektronisch zu präsentieren, so daß jeder Manager jederzeit an seinem Bildschirm die Informationen bekommt, die er gerade benötigt. Es soll dem Top-Manager andererseits erlauben, mit diesen Informationen qualitativ und analytisch zu arbeiten - und zwar spontan, intuitiv und im gewohnten Arbeitsstil."

Vom DSS zum EIS mit Regeln und Ausnahmen

Dazu gehören beispielsweise Drill-Down-Reports (hierarchisch verkettete Berichte), bei denen der Manager je nach Bedarf schrittweise von der Spitze der Informations-Pyramide in die unteren Informations-Stufen hinabsteigen kann.

EIS-Systeme erlauben gewöhnlich, eine Art Regelwerk mit Bandbreiten, Schwellenwerten und Suchkriterien zu definieren. Dadurch wird die Darstellung auf dem Bildschirm beträchtlich komprimiert und auf Ausnahmen und Abweichungen beschränkt (Exception-Reporting). Auf dem Bildschirm werden solche "Critical Success Factors", für die Schwellenwerte definiert und, dann besonders hervorgehoben, beispielsweise in der Form, daß kritische Ergebnisse Rot, normale Grün und besonders positive Weiß angezeigt werden.

Ein weiteres nützliches Verfahren ist die Trend- beziehungsweise Zeitreihen-Analyse. Es stellt die Werte verschiedener Perioden so gegenüber, daß Trends - und ihre Beziehungen zu laufenden Vorgängen sichtbar werden.

Ein DSS wäre natürlich aufgrund seiner Flexibilität und Variabilität eine ideale Plattform für ein EIS. Da jedoch in vielen Unternehmen das Berichtswesen noch auf anderen Systemen basiert, muß es möglich sein, auch dessen Daten in das EIS zu übernehmen. Übrigens lassen sich mit einem DSS nicht nur Management-Lösungen realisieren: Beispielsweise hat die Finanzverwaltung von Nordrhein-Westfalen in ihrem Rechenzentrum ein Produktions-Informations-System auf gebaut, das der hardwareübergreifenden Job-Überwachung und Datenextraktion dient. +