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15.04.1983 - 

3M Deutschland GmbH:

Mit Mikrofilm gegen die Papierflut

Den Aktenbergen will die 3M Deutschland GmbH, Neuss, jetzt auch in Hannover zu Leibe rücken.

80 Prozent der nichtverbalen Bürokommunikation findet über Papier statt. Vor allem auf Sachbearbeiterebene führt diese Papierflut zu erheblichen Produktivitätseinbußen. Man schätzt, daß etwa 50 Prozent der Sachbearbeiterkosten auf die Verwaltung von Papier entfallen.

Die Belegverwaltungsfunktionen sind:

- Sortieren

- Ablegen

- Recherchieren

Dieser Verwaltungsaufwand kann laut Hersteller mit dem 3M Belegdateiverwaltungssystem um mehr als 50 Prozent reduziert werden.

Das 3M Micrapoint II-System besteht als Arbeitsplatzeinheit aus:

- einem Aufnahmegerät, mit dem Belege auf das Medium "Mikrofilm" gespeichert werden,

- einem Mikrocomputersystem mit Bildschirm und Diskettenspeicher zur Verwaltung der Belegadressen der auf Film gespeicherten Belege,

- einem Mikrofilmterminal zur Anzeige und Reproduktion der auf Film gespeicherten Belege.

- Das Aufnahmegerät EF 5000 übernimmt die Funktion der Belegablage - jedoch mit zehn- bis 15facher Ablageleistung gegenüber konventionellen Belegablagen.

- Das Micrapoint-Computersystem ordnet den einzelnen Beleg auf Film einer Adresse zu und speichert diese Adresse mit dem Suchmerkmal des Beleges auf dem Diskettenspeicher.

Bei einer Belegrecherche wird die Suchanfrage über die Tastatur des Micrapoint-Computers von diesem über den Bildschirm mit der Angabe der Fundstelle auf dem Film beantwortet.

- Das Mikrofilmterminal EF 6000 nimmt den vom Bildschirm des Computers angezeigten Film auf und selektiert über den Suchlauf den gesuchten auf Film gespeicherten Beleg. Die Beleganzeige erfolgt auf der Mattscheibe des EF 6000. Per Knopfdruck kann eine Kopie erstellt werden.

Mit dem Aktenverwaltungssystem FS-6 werden Akten auf 1/400 ihrer bisherigen Größe verkleinert. Das System besteht aus einer Geräteeinheit mit folgenden Funktionen: Aufnahme, Auswerten und Verteilen. Das FS-6 System speichert die Belege durch einen "Kopiervorgang" auf das Medium Mikrofilm. Auf einem Filmstreifen von zirka 15 Zentimeter Länge werden 14, 20 oder 25 Belege gespeichert.

Die Kopie des Vorgangs wird in ein Jacket eingefügt, das 70, 100 oder 125 Belege aufnimmt und die Größe einer Postkarte besitzt. Das Jacket wird in die Hängemappe oder den Ordner in eine hier eingeklebte Schuppentafel eingefügt und schon ist wieder Platz für neue 150 beziehungsweise 500 Belege in Ordner oder der Schreibtischschublade.

Informationen: 3M Deutschland GmbH, Carl-Schurz-Straße 1 Postfach 643, 4040 Neuss 1, Tel.: 0 21 01/14 24 56. Halle 1, Stand 2706/2805