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24.01.1975

"Mit Mut und Geschick"

Die vernachlässigte EDV Organisation

In historisch gewachsenen kleinen und mittleren Datenverarbeitungsabteilungen findet man nicht selten einen Zustand, wo dem EDV-Leiter die Probleme zeitweilig über den Kopf zu wachsen drohen. Ursache ist häufig eine jahrelange Diskrepanz zwischen personeller Unterbesetzung einerseits und den ständig wachsenden Wünschen nach schlagkräftigen und wirtschaftlichen Problemlösungen andererseits. Unter diesem Druck wird sträflicherweise - wenn auch in der besten Absicht - vieles vernachlässigt, was für die innere Sicherheit und für die Organisation der EDV selbst dringend notwendig gewesen wäre. Hinzu kam, daß permanent zu wenig Zeit für die Weiterbildung in einer Materie blieb, deren Wissensumfang sich in immer kürzeren Zeiträumen umschlägt. Die Folge davon war, daß nicht nur vereinzelt das Vertrauensverhältnis zwischen der EDV und ihren Partnern abnahm. Auf die "Computer-Euphorie" der 50er Jahre folgte eine um so größere Ernüchterung gegen Ende der 60er Jahre. Diesen Zustand abzustellen brauchte es Entschlossenheit zu oft unpopulären Maßnahmen und den festen Willen, diese konsequent zu Ende zu führen.

Wo fängt man an?

Ausgangspunkt für die Straffung der inneren Organisation ist eine, sich nicht nur in Absichtserklärungen erschöpfende Trennung der EDV in Funktionsbereiche.

Selbst in kleinen Abteilungen muß Eindeutigkeit über die Aufgaben, deren Umfang und Verantwortung herrschen. Das Hilfsmittel hierzu, die Arbeitsplatzbeschreibungen, sollen sich möglichst weitgehend mit dem individuellen Können der Positionsinhaber dekken. Hier liegt eine wichtige Führungsverantwortung, die entscheidend ist für die Motivation der Mitarbeiter und damit für das Gelingen des Gesamtvorhabens. Neben der Schaffung von Klarheit im personellen Bereich ist eine kritische Betrachtung der eingesetzten Hard- und Software nötig und last not least die Erstellung eines langfristigen Planes für alle Vorhaben der nachsten 5 Jahre.

Es versteht sich von selbst,daß dieses Konzept und der Vorschlag für die Prioritätenfolge von allen Beteiligten gemeinsam und mit großem Ernst erarbeitet werden müsse. Die Entscheidung darüber, was wann in Angriff genommen wird, liegt ausschließlich bei der Geschäftsleitung; die sich ihrerseits an dem Unternehmens-Ziel ausrichtet.

Verbesserung der Projektführungen

Wesentliche Bedeutung für den Erfolg komplexer Umstellungsvorhaben hat die gewählte Methode der Projektführung. An die Stelle der ehemaligen mit mehr oder weniger Begeisterung

durchgepeitschten "ad-hoc-Programmierung" muß eine auf sorgfältigen Untersuchungen basierende Entscheidung treten. Je besser das Team aus Fachleuten der verschiedensten Sparten ein Projekt mit Alternativlösungen, Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und kritischer Beurteilung vorbereitet, um so leichter fällt die Entscheidung und um so effektiver wird die spätere Programmierung und die Produktion im Rechenzentrum. Die Mitarbeit der Fachabteilung zur Erstellung einer lückenlosen, eindeutigen und allgemeinverständlichen Projektbeschreibung ist unerläßlich. Nur die gemeinsame Arbeit und das gegenseitige Verständnis aller Beteiligten ist geeignet, ein System zu entwickeln, das unter Ausschaltung "alter Zöpfe" dem Anwender echten Nutzen bringt und der EDV ein vertretbares Maß an Aufwand. Diese Projektführungen, die sich von der Initialisierung bis zur detaillierten Einweisung der Sachbearbeiter über viele Stufen und längere Zeiträume hinziehen, stellen, wenn sie richtig vorbereitet werden, kaum noch

Probleme hinsichtlich ihrer lautenden sachlichen und terminlichen Fortschrittsüberwachung auf.

Verfahrens- und Datensicherung

Früher kam der "operatende Organisationsprogrammierer" mit einem Schmierzettel in der Tasche aus und mit einem - zugegeben - guten Gedächtnis. Mit der zunehmenden Komplexität der Autgaben, Verfahren und Maschinen würde die Beibehaltung dieser Methoden eine unentschuldbare Leichtfertigkeit bedeuten. Wer sich heute der Notwendigkeit einer konsequent geführten und stets aktuellen Dokumentation in der Systemanalyse, Programmierung und im Rechenzentrum nicht bewußt ist, steht am falschen Platz. Ohne Programmierrichtlinien und Programmdokumentation, ohne exakte Anweisung für die Fachabteilung, Datenerfassung, Arbeitsvorbereitung und Maschinenbedienung läßt sich die Ordnungsmäßigkeit und die Sicherheit der betrieblichen Abläufe kaum gewährleisten.

Unerläßli ch ist weiter der Maschinenbelegungsplan im Rechenzentrum, dem das Job-accounting des tatsächlichen Ablaufes gegenübergestellt wird, Archivierungsvorschriften für Datenbestände, Literatur und Schriftverkehr sowie sorgfältig erstellte und eingehaltene Anweisungen zur Fehlerausschaltung und Datensicherung bei Programmen, Dateien, Tabellen und dem Betriebssystem.

Jeder der die Materie kennt, gleichgültig ob er die hier dargelegten Kriterien längst praktiziert oder erst auf dem Wege dazu ist, wird darin übereinstimmen, daß neben einem guten Fachwissen viel Mut und Geschick erforderlich sind, um den heutigen Anforderungen an eine moderne Datenverarbeltung gerecht zu werden.