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23.11.2005

Mit Software zur homogenen TK-Welt

Michael Wilmes 
Mittelständler spart mit VoIP-Lösung jährlich bis zu 80 000 Euro.

Die Einheit ist teuer - das weiß nicht nur der Finanzminister dieses Landes. Auch in einem Unternehmen, das deutschlandweit an über 40 Standorten agiert und weitere Dependancen im Ausland unterhält, verursacht eine uneinheitliche ITK-Struktur Kosten. Dies gilt vor allem im Bereich der betriebsinternen Sprachkommunikation. So war es auch bei der Buchen Umweltservice GmbH, Köln. Seit der Gründung 1844 hat sich die Company zum führenden Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Industriereinigung, Entsorgung und Sanierung entwickelt. Die Unternehmensgruppe beschäftigt heute fast 2000 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2004 einen Gesamtumsatz von 183,8 Millionen Euro.

COMPUTERWOCHE Serie Voice over IP

"Wie viel sparen wir denn durch VoIP?" Diese Frage ist immer wieder zu hören, wenn sich Unternehmen mit dem Thema Voice over IP beschäftigen. Neben der Hoffnung auf geringere Gesprächsgebühren und Servicekosten schwingt oft die Erwartung mit, dass die Anschaffung einer IP-TK-Lösung deutlich günstiger sei als eine klassische Telefonanlage. Die teuren Call-Server und IP-Telefone schrecken dann viele Unternehmen von einer Migration zu VoIP ab. Die computerwoche zeigt in vier Folgen alternative und kostengünstige Wege zur IP-Telefonie auf und wie diese neue Geschäftsmodelle ermöglichen.

Teil 1: VoIP als PC-gestütztes System.

Teil 2: Mit Software zur homogenen TK-Welt.

Teil 3: Neue Geschäftsfelder mit Hosted VoIP.

Teil 4: Virtualisierung - die sanfte Revolution auf dem Weg zu IP.

Den dritten Teil lesen Sie in Ausgabe 49.

Hier lesen Sie …

• warum ein Mittelständler zu VoIP migrierte;

• wie viel die Company mit der Softwarelösung spart;

• welche Zusatz-Features für den gewählten Ansatz sprechen.

Die Technik

Die von Buchen gewählte Lösung Swyxware ist eine auf Windows basierende VoIP-Software zur Installation auf Servern. Um eine komplette TK-Anlage mit Anbindung an das klassische TK-Netz zu realisieren, benötigt der Anwender neben der Software nur noch die entsprechenden Line Interfaces für den Server.

Mittlerweile bekennt sich der Hersteller vorbehaltlos zum Session Initiation Protocol (SIP). Damit ist es nun beispielsweise möglich, eine Swyxware-TK-Anlage direkt mit einem auf Internet-Telefonie spezialisierten Provider zu koppeln, der dann das Routing ins öffentliche TK-Netz übernimmt. Ferner können per VPN entfernte Unternehmensstandorte oder Home-Office-Anwender mit den Call-Servern transparent verbunden werden. Ebenso unterstützt die Software zukunftsweisende Protokolle und Standards wie das Telephone Number Mapping (ENUM) zur Zusammenführung von unterschiedlichen Diensten und Endgeräten - also beispielsweise Handy, Festnetz, VoIP oder E-Mail.

Obwohl als Softwarelösung konzipiert, wartet Swyxware mit den üblichen Features einer klassischen TK-Anlage auf. Dadurch, dass keine Plattformgrenzen mehr existieren, funktioniert bei Swyxware etwas, was die klassische TK-Welt seit langem propagierte, aber nie problemlos verwirklichen konnte: die Computer Telephony Integration (CTI). Hierzu zählen etwa die Koppelung von Kalender und Telefon oder die Integration in vorhandene E-Mail-Systeme. Weitere Features sind Im- und Exportfunktionen für das persönliche Telefonbuch oder die Möglichkeit, Gesprächsmitschnitte per E-Mail zu versenden.

Kongresse und Fachveranstaltungen

Voice over IP

Was für die IP-Telefonie spricht, welches Maß an Kostenersparnis und welche neuen zusätzlichen Anwendungen durch den Einsatz von Voice-over-IP-Technologie möglich sind, können Sie, verehrte Leserinnen und Leser am 23. Februar 2006 in Frankfurt am Main auf einer gemeinsamen VoIP-Konferenz von computerwoche und Techchannel erfahren. Im Mittelpunkt der Veranstaltung, die sich an IT-Enstscheider und zuständige Projektleiter wendet, stehen Best-Practice-Beispiele sowie Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen von VoIP-Installationen und konkrete Migrationstipps. Weitere Informationen und Anmeldung unter:

Von Chemiekonzernen über Automobilhersteller bis hin zu Kraftwerken umfasst der Kundenstamm der Buchen Umweltservice GmbH Unternehmen, wie sie in Größe und Anspruch kaum unterschiedlicher sein können. Die für einen Dienstleister erforderliche Kundennähe spiegelte sich bald in einer komplizierten Telefonlandschaft wider, die vom jeweiligen Standort aus organisiert und betreut wurde. Unterschiedliche Hersteller und Verträge mit verschiedenen Anbietern führten zu einer von der Kölner Zentrale schwer zu überblickenden Situation. Eine Analyse kam zu dem Ergebnis, dass eine Vereinheitlichung und Homogenisierung des Telefonsystems bis zu 80000 Euro jährlich sparen könnte.

Auf der Suche nach Einheit

Darüber hinaus zeigte sich, dass eigentlich selbstverständliche Funktionen wie Telefonkonferenzen und Weiterverbinden zwischen verschiedenen Standorten aufwändig und teuer waren. Neben Kostensenkungen sollte die angedachte Vereinheitlichung der Telefonlandschaft auch eine Steigerung der Produktivität und Kundenfreundlichkeit mit sich bringen, indem jeder Kunde direkt und mit dem passenden Ansprechpartner verbunden werden sollte. Die in einer internen Studie gewonnenen Erkenntnisse fanden schnell Gehör bei den Verantwortlichen.

Auf der Suche nach einer adäquaten Alternative zum bestehenden Kommunikationssystem führte das Unternehmen zuerst Gespräche mit den bisherigen Telefonanlagen-Lieferanten, an die das Unternehmen schon immer gebunden war. Bewusst wurde auf eine große Ausschreibung verzichtet, die mit hohen Kosten verbunden gewesen wäre, das Problem jedoch nicht gelöst hätte. Man bat die etablierten Firmen, Angebote für eine Umstellung der Telefonanlage zu machen. Auf den ersten Blick erschien jedes der vorgelegten Konzepte akzeptabel, doch lange Wartungsverträge und teure Zusatzfunktionen standen unter dem Strich einer Kostensenkung im Weg. Eher zufällig stieß Buchen über einen Drittkontakt auf die Dortmunder Firma Swyx, die in einem Angebot vorschlug, die gesamte Sprachkommunikation als Voice over IP über Datenleitungen abzuwickeln.

Das enorme Einsparpotenzial dieser Lösung zeigte sich bei genauerer Betrachtung des Angebots. Über die Anschaffungskosten hinaus würden keine dauerhaften Wartungskosten anfallen, da die IT-Abteilung das System komplett intern pflegen und ausbauen könnte. In einer zweiwöchigen Teststellung wurden zwei Standorte mit der VoIP-Lösung "Swyxware" ausgestattet. Die Software bietet auf der Basis von Microsoft-Windows-Servern eine komplette Telefonanlage mit Leistungen, die klassische TK-Anlagen nicht offerieren. So enthält die Lösung bereits Features wie das intelligente Anruf-Management, Voice-Mail- und Faxfunktionen oder die direkte Integration in Datenbanken und CRM-Systeme.

Nachdem der Test problemlos verlaufen war und den Buchen-Mitarbeitern erstmals Telefonie mit vielen Funktionen ermöglicht hatte, reifte der Entschluss, ernsthaft mit Swyx zu verhandeln. Die Gespräche dauerten über zwei Monate. Das Ergebnis war ein Rahmenvertrag, in dem sich Buchen eine Ausstiegsklausel sicherte, die im Fall von technischen Problemen ein automatisches Ende der Zusammenarbeit vorsah.

Tag der Einheit

Die Umstellung von der herkömmlichen Telefonie auf VoIP wurde als längerfristiger Prozess angesehen, bei dem zunächst beide Techniken parallel eingesetzt werden. In der Kölner Geschäftszentrale wird derzeit die IP-Anlage von Swyx nach und nach erweitert und vor allem für die Kommunikation mit bereits entsprechend ausgerüsteten Standorten genutzt. So läuft die gesamte Sprachkommunikation zwischen Köln, Duisburg und Stade über VoIP auf dem MPLS-Datennetz. Bis Ende 2005 werden fünf weitere Standorte ausschließlich über dieses Netzwerk telefonieren.

"Wir haben endlich die Möglichkeit, mit diesen Standorten Telefonkonferenzen abzuhalten und die vielen Vorteile der neuen Technik zu nutzen", zeigt sich Jörn Jürgens, IT-Leiter der Buchen Umweltservice GmbH, zufrieden. Mit der neuen Lösung weiß beispielsweise jeder Mitarbeiter sofort, ob der gewünschte Gesprächspartner momentan erreichbar ist. Damit entfallen erfolglose Anwählversuche, und das Besetztzeichen gehört der Vergangenheit an. Ferner sieht Jürgens, der bis Ende 2008 das gesamte System umgestellt haben will, vor allem den Kostenfaktor als herausragenden Vorteil der Swyx-Anlage: "Nach unseren Berechnungen sparen wir nach der Umstellung jährlich 80000 Euro."

Mobile Telefonzentrale

Des Weiteren schätzt der IT-Leiter die einfache Implementierung der Lösung, die eine rein interne Umstellung ermöglicht. Dazu hat ein Mitarbeiter der IT-Abteilung an einer Produktschulung teilgenommen und sein dort erworbenes Know-how an die Kollegen aus der DV weitergegeben. In den einzelnen Standorten wurden die Mitarbeiter mit Hilfe kurzer Einweisungen an das neue System gewöhnt. "Wir haben die alten und neuen Telefone nebeneinander gestellt und die jeweiligen Funktionen miteinander verglichen", beschreibt Jürgens die Umstellung als komplikationsfrei, "es zeigte sich, dass es keine großen Unterschiede in der Nutzung der Hardware gibt. Lediglich die Telefonzentrale ist mobil geworden." Damit waren auch keine aufwändigen Schulungen für die Mitarbeiter erforderlich. Nur am Anfang gab es kleinere Irritationen bei der Bedienung, doch die, so glaubt man bei Buchen, wären auch bei jeder herkömmlichen TK-Anlage aufgetreten. Ingesamt haben die Kollegen laut Jürgens die wenigen Kinderkrankheiten schnell in den Griff bekommen und sich an VoIP gewöhnt.

Begeistert zeigt sich der IT-Leiter von der Funktionsfülle seines neuen Kommunikationssystems: "Wir dachten früher über die Anschaffung einer Unified-Messaging-Lösung nach und hätten nicht geglaubt, dass diese komplett in unserer neuen Telefonanlage enthalten sein würde." So verfügt die Softwarelösung über persönliche Voice-Mailboxen und Faxfunktionen. Bei konkurrierenden Angebo- ten sei der Preis für die Installation zwar nicht höher gewesen als bei der Softwarelösung, langfristig wären sie allerdings durch Vertragsdauer und Wartungs- verträge sehr viel teurer gekommen.

Mit dem beruhigenden Wissen, pro Jahr viel Geld einzusparen und dabei effizienter und produktiver zu kommunizieren, freut man sich bei Buchen über die Vereinheitlichung der Telefonlandschaft. Nach und nach werden alle Standorte an das Netzwerk angeschlossen und die bestehenden Verträge gelöst. (hi)