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07.12.1984 - 

Kreisverwaltung setzt auf autonomes Textverarbeitungssystem:

Mit TV sind die Bauanträge schneller vom Tisch

STEINFURT (CW) - Das Zeitalter der elektronischen Textverarbeitung wurde in der Kreisverwaltung Steinfurt im Zuge des Baubooms der siebziger Jahre eingeläutet. Um den Verwaltungsaufwand bei der Prüfung von Bauanträgen zu reduzieren, entschlossen sich die DV-Oberen der nordrhein-westfalischen Kommune 1979 zur Anschaffung eines Textsystems, das neben der Bearbeitung von Bauanträgen inzwischen auch in den Bereichen Sozialwesen und Medienverwaltung eingesetzt wird. Trotz des Zeitgewinns, den man durch die Implementierung der TV-Anlage erzielte, gibt es eine Kehrseite der Medaille: So wird das System nicht voll ausgeschöpft, da die für die Massendatenverwaltung zuständige Siemens-Mainframe im RZ-Steinfurt keine Antenne für den Online-Betrieb hat und somit nicht kompatibel zu dem "DV-Emporkömmling" ist.

Als Ende 1979 die zuständigen Sachbearbeiter zwecks Anschaffung eines Textsystems mit einer umfangreichen Marktuntersuchung begannen, wurde in dem Anforderungskatalog besonderes Gewicht auf eine große Speicherkapazität und einfache Handhabung des Systems gelegt. Ausschlaggebend dafür, daß schließlich ein Textsystem von egs die Schreibtische in den kommunalen Behörden des Steinfurter Kreises eroberte, waren Angaben der DV-Verantwortlichen zufolge das günstige Preis/Leistungs-Verhältnis und die räumliche Nähe des egs-Vertriebspartners Möller Datensysteme in Ibbenbühren.

Schnelle Bearbeitung von Bauanträgen

Vor der Installation des Textsystems stellte die Bearbeitung eines Bauantrages eine Sisyphusarbeit dar, da vom Führen des Baugenehmigungs- und Eingabebuches, dem Ausfüllen der Karteikarten bis hin zur Formularschreibung fast alles manuell erledigt werden mußte. Der Nachteil des althergebrachten Systems lag vor allen Dingen darin, daß im Rahmen der Genehmigungsverfahren für Neu- und Umbauten umfangreiche Textpassagen ständig wiederholt werden mußten. Diese Arbeit wird jetzt den Ingenieuren und Schreibkräften gleichermaßen von dem neuen Textverarbeitungssystem abgenommen. Dazu der Verwaltungsbeamte und TV-Spezialist Heinz Gehrke: "Wir haben jetzt ein dickes Texthandbuch mit Hunderten von Bausteinen. Der Bauingenieur schreibt nur eine Nummer für die jeweiligen Auflagen, beispielsweise bei Treppen und Brandmauern in den Auftrag. Die Sektretärin gibt dann auch lediglich diese Größen am Textautomaten ein, und nun sucht sich die Maschine die entsprechenden Texte selbständig zusammen."

Dadurch entstünden sowohl für die Ingenieure als auch für die Schreibkräfte große zeitliche Einsparungen, die allerdings.von der Kreisverwaltung nicht genau bemessen worden seien.

Gleichmäßigere Verteilung des Verwaltungsaufwands

Der durch starke Schwankungen der Baukonjunktur bedingte unregelmäßige Aufwand an Verwaltungsarbeit hätte mit der elektronischen Textverarbeitung gleichmäßiger verteilt werden können. So würden ohne Mehrbelastung der Bediensteten in Zeiten der Hochkonjunktur die anfallenden Arbeiten durch das System aufgefangen, ohne daß die Personaldecke erweitert werden mußte. In Normalzeiten brauchten ausscheidende Mitarbeiter nicht in gleichem Umfang ersetzt zu werden - die Personalbewegungen hätten sich bei unterschiedlicher Konjunkturlage beruhigt. Damit sei die Wirtschaftlichkeit der Verwaltung erheblich größer geworden.

Das System ordnet einem erfaßten Bauantrag auch automatisch eine Bearbeitungsnummer zu, wobei die Katalogisierung hierbei durch eine laufende Weiternumerierung der erfaßten Anträge innerhalb jeder einzelnen Gemeinde im Ein-Jahres-Rhythmus erfolgt. Mit Beginn des nächsten Kalenderjahres muß die Numerierung von Anträgen in jeder Gemeinde von neuem vorgenommen werden. Diese zweite Bearbeitungsnummer dient übrigens zugleich als Baugenehmigungsnummer.

Werden Baugenehmigungsakten während des Prüfungsverfahrens oder nach Ablage wieder benötigt dienen Gemeindenummer und Name des Bauherrn oder - falls bekannt - die Baugenehmigungsnummer als Suchkriterium für die Akte. Es ist das erklärte Ziel, zukünftig auf die bisherige Bauüberwachungskartei zu verzichten. Zunächst einmal läuft zur Erprobung des neuen Überwachungsverfahrens zur Zeit in einer Gemeinde ein Pilotprojekt.

Die guten Erfahrungen mit dem Textsystem im Bauaufsichtsamt führten sehr schnell zum zweiten Schritt in der elektronischen Textverarbeitung. Das Sozialamt in der Verwaltungsstelle in Tecklenburg bearbeitet heute auch für den gesamten Kreis Bafög-Anträge von Schülern.

Dazu erfaßt die TV-Maschine in der ersten Etappe Namen und Anschrift des Antragstellers. Die gespeicherten Daten werden dann in einer Eingangsliste ausgedruckt. Weiterhin erstellt das System Adreßaufkleber für eine Eingangsbestätigung, eine Karteikarte und die Fallakte. Zu Beginn des nächsten Monats werden die eingegebenen Anträge nach Sachbearbeitern getrennt aufgelistet. Jeder mit der Abwicklung von Bafög-Anträgen befaßte Verwaltungsangestellte erhält dann eine Liste für die für seinen Bezirk eingegangenen Anträge.

In der Verwaltung der Bafög-Anträge war es laut Anwender den dort bis vor einem Jahr eingesetzten 17 Mitarbeitern ohne weiteres möglich, die damals überproportional ansteigende Flut von Anträgen mit dem Textsystem problemlos aufzufangen und zügig zu bearbeiten.

Einzug gehalten hat die egs-Installation, die man aufgrund ihrer miteinbezogenen Softwaremodule für Rechenvorgänge, Statistikaufstellungen und Zugriffe auf eine eigene Datei auch als integriertes Text- und Datenverarbeitungssystem bezeichnen kann, in die Medienverwaltung des Kreises Steinfurt. Für diesen Bereich speziell entwickelt wurde das Online-Informations- und Verbuchungssystem "Oliver". Durch die Implementierung dieser Software ergibt sich sowohl für die Nutzer als auch die Bediener zu jeder Zeit die Verfügbarkeit aktueller Daten und Informationen.

System ist Zukunftsoffen

Das System ist aus der Sicht der Steinfurter insofern zukunftsoffen, als daß es für jede Medieneinheit programmgesteuert auf der Grundlage eines Rechencodes eine einstellige Prüfziffer ermittelt, die Buchungsfehler infolge von Fehlziffern ausschließt. Bei der in Zukunft zu erwartenden Fernbuchung ist dieses System für die DV-Bosse in der Kreisverwaltung unabdingbar. Außerdem wird für die Medienverwaltung eine Lesepistole auf OCR-B-Basis verwendet. Bisher noch Zukunftsmusik ist in diesem Bereich eine relationale Datenbank. Langfristig gesehen planen die Steinfurter jedoch den Einsatz des sogenannten Dorado-DB-Systems, der eine vollständige Automatisierung der ortsspezifischen Katalogerstellung nach allen vorgegebenen Kategorien ermöglicht, wobei die Ordnung teilweise nach Titeln, Stichworten, Autoren, Medienarten oder Jahrgängen erfolgt. Der relationale Datenzugriff soll vor allen Dingen den "Nichteingeweihten" schneller und leichter zu den gewünschten Angaben verhelfen.

Dem Datenschutz wird laut Anwender dadurch Rechnung getragen werden, daß jeder Nutzer nur auf den ihn selbst betreffenden individuellen Datenbestand Zugriff erhält. Somit sei das System für Selbstbedienungsplätze offen.

"Oliver" ermöglicht in einer Bibliothek im einzelnen folgende Betriebsvorgänge:

- Ausleihen einschließlich Vormerkungen und Verlängerungen nach den oben beschriebenen Kriterien

- Nutzverwaltung einschließlich aller personenbezogenen Informationen;

- Statistik nach vierfachem Schlüssel.

Die Benutzerfreundlichkeit von Oliver zeigt sich aus der Sicht der nordrhein-westfälischen Kommune besonders an der Maskenorientierung, der Menüsteuerung und den Klartextmeldungen.

Echter Multiuser-Betrieb steht bald bevor

Um das integrierte Text- und Datenverarbeitungssystem von egs in Zukunft leistungsfähiger zu machen, will der Hersteller das Betriebssystem umrüsten. Dazu Hans Möller von der Datensystem Ibbenbühren KG: "Die Indexverwaltung soll verändert werden. Nach der Umstellung können wir dann mit 2000 Startsektoren arbeiten, wodurch ein wesentlich schnellerer Zugriff auf sämtliche Dateien möglich sein wird." Außerdem sei man dann in der Lage, mit Hilfe des neuen Betriebssystems Multi-DOS, das auf einem 32-Bit-Prozessor von Motorola - Typ 68020 - basiere, den Arbeitsspeicher auf eine Million Byte zu erweitern. Durch diese Innovation besitze das System die Fähigkeit, im echten Multiuser- und Multitasking-Betrieb zu arbeiten. Möller weiter: "Wir haben jetzt einen 6-Megahertz-Rechner mit einem Z80B-Prozessor von Zilog, der nur bis 256 KB adressierbar ist. Wir werden in Zukunft zur Erweiterung eine zweite Rechnerkarte anbieten." Je nach Software solle dann der eine oder andere Prozessor eingesetzt werden, wobei sich für intensive Rechenarbeiten der Motorola-Prozessor anbiete.

Umrüstung beschleunigt die Anlage um Falltor 20

Heinz Gehrke von der Kreisverwaltung Steinfurt geht davon aus daß die Anlage durch die geplante Umstellung zwanzigmal schneller wird. Im Zuge der Umrüstung stünden mehrere Neuerungen auf dem Programm. So solle das System die in der Bearbeitung von Bauanträgen anfallenden Gebühren automatisch errechnen und ausdrucken. Das in Vorbereitung befindliche Programm würde nach der Erfassung der Gebührentabelle nicht nur die vom Antragsteller zu leistenden Beträge auswerfen, sondern sie auch so aufbereitet in der Kostenaufstellung detaillieren, daß sie der Bauherr nachvollziehen könne. Außerdem steht laut Anwender ein Anschluß weiterer Ämter der Verwaltung an die egs-Textverarbeitung ins Haus. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt befinden sich dort für die Textverarbeitung noch überwiegend elektronische Schreibmaschinen und für die Datenverarbeitung Siemens-Bildschirme, die wiederum an einen Siemens-Rechner 6660 angekoppelt sind. Eine Nutzung der Siemens-Anlagen für die Textverarbeitung ist nicht geplant.