Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

20.09.1991 - 

"Der IV-Conkoller ist das ,Mädchen für alles"

Mit Zbynek Sokolorsky und Michael Renz sprach

CW: Welche Ziele sollte ein Controlling der Informationsverarbeitung (IV) verfolgen?

Renz: IV-Controlling sollte vor allem sicherstellen, daß IV-Projekte einen - und zwar definierten - Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele erbringen.

Sokolovsky: Das ist auch meine Meinung. Denn Controlling-Aufgaben sind Steuerungsaufgaben und somit ein unmittelbarer Bestandteil des Managements. Um die Ziele für ein IV-Controlling zu formulieren muß man daher beim Informationsmanagement beginnen. Die Zielsetzungen des IV-Einsatzes und das Verständnis des Controlling als Rückkoppelung zwischen der Zielerreichung und der Zielsetzung bestimmen die Ziele für IV-Controlling - für alle Aktivitäten der Bereitstellung und Nutzung von IV-Systemen und Infrastrukturen.

Dabei stellt IV-Controlling ergebnisorientierte Entscheidungs- und Handlungsprozesse auf Basis von unternehmensinternen und -externen Informationen sicher Ergebnisorientiertheit bedeutet die Anwendung des Grundprinzips des ökonomischen Handelns.

Das IV-Controlling muß dafür sorgen, daß aus gesamtunternehmerischer Sicht nur ökonomisch und strategisch sinnvolle IV-Investitionen getätigt werden. Dies geschieht natürlich aus der Kenntnis des "state of the art", wie moderne Technik am besten zu nutzen ist. Kosten, Nutzen, Wirtschaftlichkeit, Wirksamkeit, Effizienz Effektivität, strategische Relevanz und Kundennutzen: Dies sind hier die wichtigsten Anlie-.

CW: Welche Aufgaben sind nach Ihrer Meinung für ein IV-Controlling wichtig und womit sollte ein IV-Controlling betraut werden?

Sokolovsky: Die Aufgaben des IV-Controlling sind ohne Zweifel vielfältig. Falls man Kategorien bilden möchte, würde ich drei Schwerpunkte sehen. Die primäre Aufgabe läßt sich aus dem Controlling-Verständnis ableiten. Dabei weist diese Aufgabe eine Dualität auf. Auf der einen Seite hat sie einen gestalterischen Charakter. Der Controller ist für den konzeptionellen Handlungsrahmen der effizienten Steuerung der Informationsverarbeitung zuständig. Dies schließt den Entwurf, die Einführung und Weiterentwicklung einer computergestützten Systematik einschließlich des entsprechenden Instrumentariums ein.

Auf der anderen Seite ist er verantwortlich dafür, daß dieser

Handlungsrahmen auch mit "Leben" ausgefüllt wird. Dem

Management müssen alle Informationen, die zur Steuerung erforderlich sind, einheitlich zur Verfügung gestellt werden.

Dazu zählen Ziele, Plangrößen, Kontrollinformationen sowie

Vorschläge zu steuerndem Eingreifen in die Prozesse und Aktivitäten .

Weitere Aufgaben, die ein IV-Controller wahrnehmen sollte, lassen sich aus der fachlichen Nähe zu der primären Aufgabe ableiten. Ich denke hier etwa an Leistungs- und Kosten-Verrechnung einschließlich Accounting, IV-Kostenmanagement,

spezielle Aufgaben wie Wirtschaftlichkeits- und Schwachstellenanalyse, aber auch an die Koordinierungsaufgaben auf dem Gebiet der operativen Planung, des gesamten Berichtswesens, der Mitarbeiterplanung, der Raum- und Arbeitsplatzfragen, der Außenwirkung der IV-Abteilung und vieles mehr.

Und schließlich lassen sich auch noch Aufgaben aus der strategischen Ausrichtung des Controlling definieren. Ein effizientes und effektives Controllingkonzept muß neben der operativen Ebene auch die langfristigen Aspekte berücksichtigen. Strategische Planung, Koordinierung von IV-Strategien, strategisches Controlling sind nicht nur Schlagworte, sondern konkrete Aufgabenstellungen für den IV-Controller.

CW: Wie sieht bei Ihnen in Wiesbaden die Praxis des IV-Controllers aus?

Renz: In der db-Versicherung ist der Controller damit betraut, Kostenarten und -stellen sowie Projektkostenrechnung für den IV-Bereich einzurichten und zu betreuen. Er arbeitet mit, wenn es darum geht, die Projektanträge aufzubereiten, und er ist dabei, wenn es um Projektauswahlverfahren geht. Auch in der Projektüberwachung wirkt er bei Kosten, Terminen und Zielen mit. Schließlich beurteilt er die Investitionen im IV-Bereich und erstellt regelmäßig Controlling-Berichte.

CW: An wen sollte ein IV-Controller berichten?

Renz: An den Leiter Zentrales Controlling.

Sokolovsky: Nicht unbedingt! Das Aufgabenspektrum und die fachliche Nähe zwischen dem IV-Controller und dem Informationsmanager präjudizieren, Controllingfunktionen in der Informatikabteilung anzusiedeln. Die strukturelle Anbindung der IV-Controllingstelle bei den meisten bundesrepublikanischen Anwendern bestätigt dies.

Bedenken Sie: Der IV-Controller versorgt alle Managementebenen der IV-Abteilung mit relevanten Steuerungsinformationen. Gleichzeitig beinhaltet die Controllingaufgabe aber auch eine Überwachungsfunktion einschließlich der Erarbeitung von Vorschlägen zum steuernden Eingreifen. Eine gewisse strukturelle Unabhängigkeit von der "Linie" ist in jedem Fall sicherzustellen.

Für die institutionelle Anbindung in der Hierarchie ist dann letzten Endes der Aufgabenumfang ausschlaggebend. Ist der IV-Controller tatsächlich für das breite Spektrum der Aufgaben wie Entscheidungsvorbereitungen, Wirtschaftlichkeitsanalysen, Planungs- und Kontrollprozesse, IV-Etat und -Budget, Leistungsabrechnung und -verrechnung, Sonderanalysen sowie für die Fülle der Koordinierungsaufgaben zuständig, so ist die direkte Anbindung an den Informantionsmanager zu befürworten.

Dafür spricht auch die Tatsache, daß der IV-Controller allgemein in alle übergreifenden Aktivitäten involviert ist. Er ist die "rechte Hand" oder auch das "Mädchen für alles", aber gleich

zeitig auch das "kaufmännische Gewissen" des Informationsmanagers.

Renz: Man sollte hierbei aber auch die Unternehmensgröße berücksichtigen. Gerade bei mittelgroßen Unternehmen spricht vieles dafür, die Controlling-Funktionen teilweise direkt durch Informatikbereich und Fachabteilungen wahrnehmen zu lassen, den IV-Controller jedoch im Bereich Controlling anzusiedeln, um eine größere Unabhängigkeit und eine Vereinheitlichung der Controlling-Verfahren zu gewährleisten.

CW: Welche Methoden sehen Sie für ein erfolgreiches IV-Controlling als sinnvoll an?

Sokolovsky: Wichtig scheint mir zunächst zu erwähnen, daß die "Musik" nicht das einzelne "Instrument", sondern die Komposition macht.

Einige explizit formulierte Zielsetzungen und aufeinander abgestimmte Methoden - und entsprechende computergestütze Tools - innerhalb eines klaren, in sich geschlossenen Konzeptes; einheitlicher und dauerhafter Einsatz bei allen IV-Vorhaben; Nachvollziehbarkeit und Transparenz: das ist, glaube ich, das "richtige Rezept".

Renz: Je nach Problemstellung halte ich die Nutzwertanalyse, Investitionsrechnung, Kostenarten- und -stellen sowie Projektkostenrechnung für den IV-Bereich für sinnvoll.

CW: Was könnte Sie von der Einführung einer IV-Controllingstelle abhalten?

Renz: Nichts. Wir haben in unserem Unternehmen bereits mit der Einführung eines IV-Controllings begonnen.

Sokolovsky: Informationsmanagement läßt sich aus meinem Verständnis heraus ohne Controlling-Prozesse gar nicht praktizieren. Insofern sehe ich zuerst einmal grundsätzlich keine Hindernisse. Gleichzeitig ist es aber für mindestens einen Teil der "Linie" eine immerhin neue Denkweise. So trivial diese Voraussetzung auch ist: IV-Management und Top-Management müssen von der Richtigkeit dieses Weges überzeugt sein und mit Nachdruck hinter der Einführung von Controlling-Maßnahmen stehen.

Wenn die Einführung sukzessiv durchgeführt wird, um - wenn Sie so wollen - "sich aus eigenem Erfolg zu refinanzieren", also durch die Erfolge eines Schrittes die Einführung des nächsten Abschnittes legitimieren zu lassen, wird die Systematik akzeptiert und auch erfolgreich sein.

CW: Wie weit haben Sie ein IV-Controlling in Ihrem Unternehmen implementiert ?

Sokolovsky: Auf der operativen Ebene haben wir die Einführung des IV-Controlling für alle Aktivitäten in den entsprechenden Organisations- und Informatik-Abteilungen - und zwar im Sinne des angesprochenen breiten Verständnisses der Controlling-Aufgabe - im wesentlichen abgeschlossen. Im Laufe der nächsten Jahre muß diese Systematik durch die praktische Anwendung einem Optimierungsprozeß unterzogen werden. Das strategische IV-Controlling befindet sich in konzeptionellen Überlegungen sowie, partiell, in der Einführung.

Renz: Wir haben operative Komponenten des IV-Controlling wie Kostentransparenz, Projektberichtswesen und -steuerung sowie zusammenfassende Controllingberichte eingeführt. Derzeit arbeiten wir an strategischen Komponenten. Dabei beschäftigen uns Fragen wie: "Welchen Beitrag leisten IV-Projekte, um die Unternehmensziele zu erreichen?" oder "Wie lassen sich Projektauswahlverfahren verbessern?".

Anwender-Forum über IV-Controlling

Zusammen mit Referenten aus Anwenderunternehmen der Finanz- und Versicherungswirtschaft zeigen Zbynek Sokolovsky und Michael Renz auf dem "3. CSE-Anwender-Forum für Informationssystem-Controlling" am 25. September 1991 in München Methoden und Verfahren für Lösungen in der Praxis auf. Informationen: CSE Conferences, Seminars Education, IDG Communications Verlag AG, Rheinstraße 28, 8000 München 40, Telefon 089/3 60 86-169.