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Telearbeit: Was Unternehmen bei der Einführung beachten müssen


08.08.2003 - 

Mitarbeiter ohne Stammplatz

Marktforschern zufolge ist die Produktivität von Telearbeitern höher als bei den Kollegen, die ihren Stammplatz nur im Büro haben. Ein Telearbeitsplatz lässt sich jedoch nicht von heute auf morgen einrichten. Es muss Vorarbeit geleistet werden: bei der Planung und bei der Organisation.Von Heiderose Witte*

"Der Meier hat heute seinen Telearbeitstag." Schwingt da ein Unterton von Skepsis mit in der Antwort auf die Frage nach dem Verbleiben des Kollegen? Telearbeit klingt für viele "stationäre" Mitarbeiter erst mal nach "Faulenzen". Dieser Eindruck ist falsch: Untersuchungen und Erfahrungen von Telearbeitgebern widerlegen diese Annahme und belegen sogar Einsparpotenziale.

Der Aktenordner ist passé

Laut dem Marktforschungsinstitut Gallup liegt die Produktivität bei Telearbeitern um 22 bis 45 Prozent höher - "infolge von weniger Unterbrechungen, geringeren Ausfallzeiten wegen Witterungsbedingungen oder kranken Kindern und dem Wegfallen des Pendelverkehrs zum Arbeitsplatz und zurück". Allerdings: Wer sich auf Telearbeit einlässt, muss dafür technisch und organisatorisch gerüstet sein. "Nötig ist eine sorgfältige Planung und eine Umstellung der Arbeitsorganisation", erklärt Maria-Christina Perdikomati, Fachberaterin bei der TA Telearbeit Gesellschaft für innovative Arbeits-, Organisations- und Geschäftsformen mbH in Köln. "Dokumente müssen online verfügbar sein, das heißt, elektronische Archive müssen vorhanden sein. Wer mit Aktenordnern arbeitet, sollte sie schrittweise elektronisch verfügbar machen, um einen reibungslosen Ablauf der Telearbeit zu ermöglichen."

Die Frage, ob der Arbeitsplatz im Büro oder zuhause teurer ist, lässt sich nicht so einfach beantworten. Die Angaben reichen von "kein Unterschied" bis hin zu Berechnungen, in denen der Telearbeitsplatz nur knapp die Hälfte eines Büroarbeitsplatzes kostet (siehe Grafik "Kostenunterschiede" auf Seite 43).

Kooperation in virtuellen Teams

Die rein technische Ausstattung am heimischen Schreibtisch unterscheidet sich nicht sehr von der im Büro: Vorhanden sein müssen ein PC oder Laptop, Internet-Anbindung, Telefon mit ISDN-Anschluss, Fax und die entsprechende Bürosoftware. Dazu kommen - je nach Anforderung - Anwendungen für den sicheren Remote-Zugriff auf das Unternehmensnetz, die Erweiterung der Telefonanlage oder die Einrichtung eines virtuellen privaten Netzes (VPN).

Neben den einmaligen Ausgaben für Mobiliar, Telekommunikationseinrichtungen sowie Hard- und Software sind bei Einführung von Telearbeit auch Projektkosten zu kalkulieren. Diese beinhalten beispielsweise die Projektplanung, ein Organisations- und Technikkonzept sowie Kurse. Schulungsinhalte können neben den Gebieten Technik/Kommunikationssoftware insbesondere die Themen Teamarbeit und Zusammenarbeit in virtuellen Teams sein. Für Manager sind in dem Zusammenhang Seminare zum "Führen mit Zielvereinbarungen" sinnvoll.

Bei den laufenden Kosten haben sich in der Praxis monatliche Zuschusspauschalen in Höhe von 15 bis 120 Euro durchgesetzt. "Während der Einführung hängen die Kosten beispielsweise davon ab, wie viele Mitarbeiter geschult werden müssen und wie hoch ihr Know-how in Sachen Kommunikationssoftware ist", sagt Telearbeitsspezialistin Perdikomati.

Mehr als sechs Millionen Telearbeiter gab es 2002 laut einer Untersuchung des Bonner Forschungs- und Beratungsunternehmens Empirica hierzulande. Demnach ist die Anzahl dieser Arbeitskräfte in Deutschland in den vergangenen drei Jahren stark gestiegen - bei der letzten großen Erhebung der Marktforscher 1999 waren es erst 2,1 Millionen Telebeschäftigte. Jeder sechste Erwerbstätige in Deutschland arbeitet der Studie zufolge inzwischen auch außerhalb des traditionellen Büros "unter Nutzung von IuK-Technik zur Übermittlung von Arbeitsergebnissen".

Wechsel zwischen Büro und Home Office

Etabliert hat sich dabei in den vergangenen Jahren vor allem die Form der alternierenden Telearbeit: Dabei wird regelmäßig zwischen betrieblicher und häuslicher Arbeitsstätte gewechselt. Auch andere Organisationsformen wie "außerbetriebliche" oder "dezentrale Arbeit", wie sie meist vom Außendienst geleistet wird, sind auf dem Vormarsch, ebenso die Einrichtung von Satelliten- und Nachbarschaftsbüros, Telecentern oder virtuellen Firmen.

Drei von zehn Erwerbstätigen schätzen laut Empirica ihr Tätigkeitsfeld grundsätzlich als "für häusliche Telearbeit geeignet" ein und könnten mindestens einen vollen Arbeitstag pro Woche zu Hause verbringen. Das Potenzial für alternierende Telearbeit sei somit nach wie vor erheblich größer (um mehr als das Zehnfache), als das die derzeitige Praxis vermuten ließe. Zwar öffneten die Unternehmen zusehends ihre Computersysteme für den Fernzugang, zögerten jedoch weiter, Beschäftigten zu gestatten, ganze Tage von zu Hause aus zu arbeiten. Die Diffusion der Technik vollziehe sich also schneller, als die Führungsstile in den Unternehmen sich anpassen können. "Deshalb gibt es heute zwar viele Telearbeitsplätze im technischen Sinn, hingegen relativ wenig abhängig Beschäftigte, die alternierend oder permanent zu Hause arbeiten", meint Empirica-Arbeitsforscher Norbert Kordey.

Einen Grund für das gebremste Wachstum der alternierenden Telearbeit sieht Kordey darin, dass konkrete Kosteneinsparungen für die Arbeitgeber nicht greifbar seien. "Hier kann Desksharing Abhilfe schaffen. Teilen sich Telearbeiter ihren Schreibtisch im Büro mit anderen Kollegen, sinken auch die Kosten für die Bereitstellung zentraler Arbeitsplätze", so Kordey.

Führungskräfte müssen umdenken

Auch spreche "einiges dafür, dass viele Unternehmen notwendige organisatorische Veränderungen scheuen und Kontrollverluste befürchten", sagt Kordey. Offensichtlich ist es für viele Führungskräfte immer noch ein wichtiges Statussymbol, in einem traditionellen Büro von der Belegschaft umgeben zu sein. Hier sei ein Umdenken auf Management-Ebene dringend nötig.

Unterstützung erhielten Firmen und Arbeitnehmer, die sich für Telearbeit interessieren, in den vergangenen Jahren durch landes- oder bundespolitische Maßnah-men. "Telearbeit ist nach Überzeugung der Bundesregierung die Arbeitsform der Zukunft", erklärte Alfred Tacke, damals Staatssekretär im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, im Abschlussbericht der Untersuchung "Telearbeit im Mittelstand", die 1998 erstellt wurde. Fördermittel in Höhe von rund vier Millionen Euro und private Mittel von rund 7,5 Millionen Euro flossen damals in die Telearbeit. Das Ergebnis: Die geförderten Firmen haben im Rahmen der Maßnahme rund 1700 Telearbeitsplätze geschaffen. Besonders erfreulich sei, dass 500 davon völlig neu eingerichtet wurden.

EU-Initiative schützt die Beschäftigten

Seit gut einem Jahr läuft eine Initiative auf europäischer Ebene: Die "Rahmenvereinbarung über Telearbeit" haben am 16. Juli 2002 der Europäische Wirtschafts- und Arbeitgeberverband, die Europäische Union des Handwerks und der Kleinbetriebe, der Europäische Zentralverband der öffentlichen Wirtschaft und der Europäischen Gewerkschaftsbund unterzeichnet.

Mit der branchenübergreifenden Vereinbarung soll für Telearbeitnehmer ein allgemeines Schutzniveau geschaffen werden, das in den Einrichtungen des jeweiligen Arbeitgebers Gültigkeit hat. Enthalten ist folgende Definition des Begriffs Telearbeit: "Telearbeit ist eine Form der Organisation und/oder Ausführung von Arbeit unter Verwendung von Informationstechnologie im Rahmen eines Arbeitsvertrages/eines Beschäftigungsverhältnisses, bei der die Arbeit, die auch in den Einrichtungen des Arbeitgebers ausgeführt werden könnte, regelmäßig außerhalb dieser Einrichtungen verrichtet wird." Die Initiative liefert einen allgemeinen Rahmen für die Arbeitsbedingungen von Telearbeitnehmern und regelt unter anderem auch die Bereiche Datenschutz, Übernahme der Kosten für die Ausrüstung sowie Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Da es jedoch bisher kein "Telearbeitsgesetz" mit eigenständigen gesetzlichen Regelungen gibt, ist Vorarbeit nötig dergestalt, dass einige Punkte entweder durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Vereinbarungen zwischen Telearbeiter und Arbeitgeber geklärt werden. Dazu zählen folgende Punkte: Freiwilligkeit der Teilnahme an der Telearbeit, Mehrarbeit und Zuschläge, Aufwendungen für Fahrten zwischen Betrieb und häuslicher Wohnung, Aufwendungen für Strom und Heizung, Haftung (bei Diebstahl oder Beschädigung der IT, aber auch bei Arbeitsunfall oder Berufskrankheit) und Beendigung der Telearbeit. Beispiele für Betriebsvereinbarungen, unter anderem von der Telekom oder Siemens, sind im Internet zu finden.

Daten regelmäßig sichern

Die Beamten des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) haben in Sachen Regelwerk ganze Arbeit geleistet und einen Katalog mit vorher festzuschreibenden Punkten erstellt. Dazu zählt eine Regelung für die Verteilung der Arbeitszeiten auf Tätigkeiten im Unternehmen und am häuslichen Arbeitsplatz. Außerdem sollten feste Zeiten definiert werden, zu denen der Mitarbeiter am häuslichen Arbeitsplatz erreichbar ist.

Im Rahmen der IT-Sicherheit empfiehlt das BSI, die Einhaltung von Reaktionszeiten festzuschreiben: Es sei zu regeln, in welchen Abständen aktuelle Informationen wie E-Mails gelesen werden sollten und wie schnell der Telearbeiter darauf reagieren muss. Dokumentiert werden sollte auch, welche Arbeitsmittel der Telearbeiter einsetzen kann und welche nicht genutzt werden dürfen. In diesem Zusammenhang kann etwa der Einsatz von Disketten untersagt werden, um der Gefahr eines Virenbefalls vorzubeugen.

Zudem muss der Teleworker laut BSI die Daten regelmäßig sichern: "Es sollte vereinbart werden, dass je eine Generation der Datensicherung bei der Institution zur Unterstützung der Verfügbarkeit hinterlegt wird." Die umzusetzenden IT-Sicherheitsmaßnahmen seien dem Telearbeiter in schriftlicher Form zu übergeben. Vor allem im Umgang mit personenbezogenen Daten am häuslichen Arbeitsplatz müssen die einschlägigen Datenschutzvorschriften beachtet werden.

Vertrauen lohnt sich

Bei der Datenkommunikation müsse geregelt werden, so das BSI weiter, welche Daten auf welchem Weg übertragen und welche Daten gar nicht oder nur verschlüsselt elektronisch übermittelt werden dürfen. Schließlich folgt noch der Punkt "Zutrittsrecht zum häuslichen Arbeitsplatz": Für Kontrollen und die Verfügbarkeit von Akten und Daten im Vertretungsfall könne ein Zutrittsrecht zum häuslichen Arbeitsplatz - eventuell mit vorheriger Anmeldung - vereinbart werden.

Kontrolle ist gut - Vertrauen ist besser. Dieses Motto hat sich bei der Spedition Bönders GmbH in Krefeld bezahlt gemacht. Nach Auffassung von Lothar Krenge, Geschäftsführer bei Bönders, sind vor allem kleine und mittlere Unternehmen dazu prädestiniert, Telearbeit erfolgreich auf allen Ebenen umzusetzen. Denn: "Der Leiter einer mittelständischen Firma hat einen viel direkteren Kontakt zu den Beschäftigten, als dies in Großunternehmen der Fall ist. Somit ist er eher in Lage, die Mitarbeiter auch über Distanzen zu führen."

In der Spedition arbeiten 140 Mitarbeiter, davon etwa 40 im administrativen Bereich. Zehn Angestellten wurde bislang ein häuslicher Arbeitsplatz eingerichtet. Die notwendige Hard- und Software für den Zugriff auf die Unternehmenszentrale wird von der Spedition gestellt. Die private Nutzung ist dabei erlaubt. Die in der Zentrale ankommenden Anrufe für die jeweiligen "aushäusigen" Mitarbeiter werden via TK-Anlage an die Telearbeitsplätze beziehungsweise an die Mobiltelefone weitergeleitet.

Kontrollverlust seitens der Unternehmensführung ist ein gängiges Argument, das gegen Telearbeit für Manager ins Feld geführt wird. Die Ursache nach Meinung von Krenges: "Die Führungskräfte gehen mit dem Thema viel zu ängstlich um und fürchten um ihre Position im Unternehmen."

Das Resultat der Telearbeit-Einführung bei Bönders kann sich sehen lassen: Die Spedition konnte durch die Implementierung der neuen Arbeitsform die Produktivität um zehn bis 15 Prozent steigern und den Umsatz um 20 Prozent ausweiten - bei gleicher Anzahl der Mitarbeiter und ohne Überstunden. Denn aufgrund der für Telearbeit geschaffenen DV-Infrastruktur kann bei Auftragsengpässen nun auf Mitarbeiterressourcen in den Zweigstellen zurückgegriffen werden. (am)

*Heiderose Witte arbeitet als freie Journalistin in München.

Die größten Ängste

Arbeitgeber sehen Probleme bei

- der Überwachung der Produktivität,

- der Führung von Mitarbeitern, die nicht physisch präsent sind,

- der Möglichkeit, Mitarbeiter direkt zu motivieren,

- zu schnellen Veränderungen in der Organisation,

- der Einrichtung einer breit gestreuten Organisation und Organisationskultur,

- zusätzlichen Kosten für Technik und Logistik sowie

- der Sicherheit von Informationen und Daten.

Arbeitnehmer befürchten

- eine mögliche soziale Isolation,

- die Abdrängung in die (Schein-) Selbständigkeit,

- schlechtere Karrieremöglichkeiten sowie

- fehlende Trennung von Beruf und Privatleben.

Links zum Thema

www.bsi.de

www.onforte.de

www.empirica.com

www.ta-telearbeit.de

Das ist zu tun

Unternehmen, die Telearbeit planen, sollten rechtzeitig folgende Fragen klären:

- Welche Ausstattung muss angeschafft werden?

- Wer finanziert die Ausstattung, Einrichtung und Verbrauchsmaterialien, die außerhalb des Büros genutzt werden?

- In welchem Rahmen sollte das Unternehmen das Home-Office finanziell unterstützen?

- Wie sieht es mit Wartung und Unterstützung für die Ausstattung aus?

- Welche Versicherungsvereinbarungen sind zu treffen? Denn die Versicherungsdeckung für die außerhalb des Unternehmens genutzte Ausstattung muss gewährleistet sein, und Firmen sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie für Unfälle im Home-Office, die durch eine ungenügende Wartung der Ausstattung verursacht werden, haftbar gemacht werden könnten.

Abb: Kostenunterschiede: Telearbeitsplatz versus Büroarbeitsplatz

Mit Telearbeit können Unternehmen sparen, was vor allem an den niedrigen Raumkosten liegt, wie diese Modellrechnung zeigt. Quelle: TA Telearbeit GmbH