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14.11.2003 - 

E-Recruiting/Wie sich Unternehmensabläufe verbessern lassen

Mitarbeiterportale entlasten Personaler

Personalisierte Zugriffsrechte und ein Single-Sign-on-Dienst machen Mitarbeiterportale zu individuell verfügbaren Informationssystemen im Unternehmen. Die Integration von Prozessen und Anwendungen verbessert Arbeitsabläufe, automatisiert Bearbeitungsvorgänge und spart Kosten.Von Hubert Staudt*

Mitarbeiterportale sind zum Synonym geworden für eine einfache und schnelle Informationslogistik im Unternehmen. Zusätzlich lassen sich Prozesse elektronisch abbilden. Das spart der Personalabteilung Arbeitszeit und vereinfacht die Abläufe.

Ein Mitarbeiterportal stellt Anwendungen, Prozesse und Inhalte zentral über eine Internet-Arbeitsplattform zur Verfügung. Entsprechend einem definierten Rollen- und Rechtekonzept greift damit jeder Beschäftigte genau auf die Informationen zu, die er benötigt. Personalisierungs- und Single-Sign-on-Mechanismen erlauben individuelle Nutzung und sorgen für Sicherheit.

Aus Anwendersicht wird es eher selten den einen, zentralen elektronischen Zugang geben. Die Anforderungen und Arbeitsgebiete im Unternehmen sind breit gefächert, da unterschiedlichste Geschäftsprozesse berücksichtigt werden müssen. Dementsprechend verbinden Mitarbeiterportale je nach Anwendungsbereich die unterschiedlichsten Backend-Systeme und Applikationen. Zu den personenbezogenen Systemen zählen unter anderem das Personalinformationssystem, das ERP-System, die Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung und andere Fachanwendungen. Liegt der Fokus auf Vertriebsinformationen, werden auch Anwendungen wie das CRM-System in das Portal integriert. Das Schlüsselprodukt ist daher die Integrationsplattform. Erst wenn diese steht, kann ein Unternehmen hierauf sein Mitarbeiterportal aufbauen.

Wie auch die IT ist die Personalabteilung zunehmend gefragt, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Dieser liegt nicht in der Verwaltung, sondern in der Betreuung und Beratung der Beschäftigten beispielsweise in der aktiven Förderung der Mitarbeiterqualifikation. Ein Mitarbeiterportal unterstützt die Personalverantwortlichen bei diesen Aufgaben. Es optimiert und vereinfacht die gängigen Arbeitsprozesse in der Personalabteilung. So bleibt mehr Zeit für beratungsintensive Tätigkeiten. Die Personalabteilung kommt damit ihrem Anspruch "Vom Verwalten zum Gestalten" einen Schritt näher.

Häufig steht der Gedanke des Employee-Self-Service im Vordergrund. Ein gutes Beispiel hierfür sind die Prozesse, die sich hinter Reisekostenabrechnungen verbergen. Über das Portal durchläuft die Abrechnung vollautomatisiert und ohne manuelle Eingriffe alle Schritte von der Dateneingabe über die Freigabe des Vorgesetzten bis zur Auszahlung durch die Buchhaltung. Auch Zeitabrechnungen, Urlaubs- und Reiseanträge, Beschaffungsprozesse und vieles mehr lassen sich auf die gleiche Weise behandeln. Der Integrationsgedanke findet sich daher auf allen Ebenen eines Portalprojekts wieder. Dies kann auch dazu führen, dass das Management Prozesse neu überdenken muss, wenn manuelle Abläufe mittels Technologie abgebildet werden wie im Beispiel der internen Reisekostenabrechnung.

Mitarbeiterdaten werden nur einmal erfasst

Dass Bewerbungen dabei über das Internet eingehen und über Workflow-Mechanismen automatisiert weiterverarbeitet werden, gehört zum Standard. Darüber hinaus gleichen moderne IT-Lösungen automatisiert die Bewerberdaten mit dem gesuchten Profil ab, das im Mitarbeiterportal hinterlegt ist. Diese Aufgabe übernehmen Informations-Management- oder Intelligence-Management-Systeme, die mit dem Portal gekoppelt sind. Ein solches System versteht kontextsensitive Inhalte und konzeptionelle Zusammenhänge der eingehenden Bewerbung. Dies vereinfacht es der Personalabteilung, eine Vorauswahl zu treffen. Obligatorisch bleibt der automatische Zwischenbescheid, den Bewerber vom System erhalten.

Kommt es zu einem Arbeitsvertrag wird auch dies systemgesteuert unterstützt: Denn im günstigen Fall liegen bereits alle relevanten Daten des Bewerbers im Portal vor oder werden um die noch fehlenden Informationen von der Personalabteilung ergänzt. Der große Vorteil liegt darin, dass alle Mitarbeiterdaten nur einmal erfasst werden müssen. Das fängt schon bei den persönlichen Daten an, die der Bewerber im Internet selbst eingibt, und geht bis hin zu allen Vertragsinformationen, Gehaltsdaten etc. Auch für die Abrechnung am Monatsende, die Zeiterfassung oder bei Vertragsauflösung stehen diese Daten über das Portal zur Verfügung. So lässt sich der gesamte Prozess von der Einstellung bis zum Austritt über das Mitarbeiterportal unterstützen.

Portal bündelt unterschiedliche Infoquellen

Insbesondere in beratungsintensiven Berufen etwa der IT-Branche ist ein Skill-Management unerlässlich. Es stellt Informationen über die Fähigkeiten und das Know-how der Mitarbeiter bereit. Auch dabei hilft das Portal. Ist bereits eine Datenbank dafür angelegt, wird diese ins Portal integriert. Je nach Größe des Unternehmens ist auch eine Content-Management-Lösung denkbar. Üblicherweise steht ein Teil der hierfür benötigten Informationen bereits in den Personalakten. Was fehlt, tragen die Mitarbeiter mittels vorgegebener Kategorisierungen direkt im Portal ein. Abschließend überprüft der Vorgesetzte den Eintrag in der Skill-Datenbank. Diese und ähnliche Funktionen lassen sich mit dem Begriff des Management-Self-Service beschreiben.

Eine hohe Aktualität der Daten sorgt für die nötige Akzeptanz des Mitarbeiterportals bei Mitarbeitern, Vorgesetzen und der Personalabteilung. In der Regel werden personenbezogene Daten in mehreren Tools genutzt. Erst das Portal bündelt die unterschiedlichen Quellen und liefert so die gewünschte Aktualität. Die gängigen Personalinformationssysteme verfügen beispielsweise über fertige Konnektoren, die eine Integration in das Portal vereinfachen. Wesentlich ist also, dass die Daten nur einmal erfasst werden müssen und dann zur Verfügung stehen. Ferner muss die Technik so flexibel sein, dass die Personalabteilung einfache Abfragemasken für Auswertungen etc. selbst erstellen kann.

Über das Portal erhalten Führungskräfte in der Regel einen Zugriff auf Daten, die sich alternativ nur telefonisch oder persönlich übermitteln lassen. Dies sind Auswertungen über Gehaltsentwicklungen, die Mitarbeiterhistorie oder Ausbildungsdaten. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen diese Informationen nicht einfach per E-Mail verschickt werden. Gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) handelt es sich um personenbezogene Daten. Entsprechend hoch sind daher die Sicherheitsanforderungen an ein Mitarbeiterportal. Beim Bewerber-Management über das Portal gelten ähnlich strenge datenschutzrechtliche Bestimmungen, die bei der Technologieauswahl zu berücksichtigen sind.

Die einzelnen Anwendungen werden dem Nutzer über Portlets zur Verfügung gestellt. Dies sind Funktionsmodule beziehungsweise Miniprogramme des Portals, mit denen sich der Benutzer seine Portal-Benutzeroberfläche selbst zusammenstellen kann. Der Anwender vermag das Portal entsprechend seinen Bedürfnissen zu personalisieren. Alternativ kann voreingestellt werden, welcher Mitarbeiter welche Dienste nutzen darf.

Technische Basis ist der Portal-Server, der mit einem integrierten Application-Server ausgeliefert wird. Ferner empfiehlt sich die Integration eines Content-Management-Systems (CMS), da der Aufbereitung, Verbreitung und Verwaltung von Inhalten eine wichtige Rolle zukommt. Für die Anwendungsintegration stehen der Portalsoftware Schnittstellen zur Verfügung.

Technisch erfolgt die Integration im einfachen Falle nur über das Frontend, das heißt: Eine HTML-Anwendung wird über das zugehörige Portlet in die Portaloberfläche eingebunden. Die nächste Integrationstiefe ist die Einbindung einer Anwendung auf Logik- oder Datenebene. Das HTML-Frontend der jeweiligen Anwendung wird dabei durch ein oder mehrere Portlets ersetzt. Die in den Anwendungen ablaufenden Prozesse sind durch entsprechende Schnittstellen mit dem Portal-Server gekoppelt, wodurch sich neue, anwendungsübergreifende Abläufe einrichten lassen. Der Datenaustausch mit den Anwendungen erfolgt also über den Portal- beziehungsweise Application-Server. Hierbei können sogar ganze Prozessketten gebildet werden, die über mehrere Anwendungen hinweggehen und Daten auf Portal-Server-Ebene austauschen. Die Einbindung auf Datenebene erfolgt entweder über einen Standard-Connector, der durch den Portal-Server bereitgestellt wird, oder mit mehr Aufwand über einen individuell implementierten Connector für proprietäre Systeme. Diese lassen sich beispielsweise durch offene Standards wie die Web-Services-Technologie anbinden.

Für die nötige Sicherheit sorgt der Portal-Server. Er bietet Login-Mechanismen und regelt die Zulassung und Überprüfung der Benutzer. Das Single-Sign-On ermöglicht über sämtliche Anwendungen hinweg ein einheitliches Sicherheitskonzept. Es kombiniert einen unternehmensweiten Datenpool zur Rechte- und Rollenverwaltung, eine zentrale Anmeldemaske im Portal und Login-Komponenten an allen eingebundenen Drittsystemen. Das Rollen- und Rechtekonzept ist dabei in der Regel in einem zentralen Verzeichnisdienst (wie X.500 oder Active Directory) abgelegt.

Der Portal-Server steht wie ein Proxy-Server zwischen dem Anwender und der dahinter geschalteten Anwendung. Um eine gesicherte Datenleitung zu allen Anwendungen zu erhalten, muss nur noch die Verbindung vom Anwender zum Portal-Server gesichert aufgebaut werden.

Zu den Sicherheits-Features hinzu kommen einige grundlegende Funktionen moderner Portal- und Application-Server. (hk)

*Dr. Hubert Staudt ist Leiter Strategie und Marketing beim IT-Dienstleister Materna in Dortmund.

Vorteile

- Verbesserung aufwändiger Arbeitsprozesse,

- Angebot von Management- und Mitarbeiter-Self-Services,

- Beschleunigung der Kommunikation.