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07.05.1993 - 

EIS erfuellen Anforderungen noch nicht

Mittleres Management kommt bei der Informationsverteilung zu kurz

07.05.1993

Bereits vor etlichen Jahren wurden Anlaeufe unternommen, das Management mit DV-Loesungen zu unterstuetzen. Diese Versuche schlugen jedoch weitgehend fehl, da keine geeigneten Werkzeuge zur Verfuegung standen, um die hohen Ansprueche an derartige Anwendungen zu erfuellen.

Durch die Weiterentwicklungen im Hardware- und Softwarebereich wie die Entwicklung von PC-Workstations, die einfachere Integration von PC- und Grossrechner-Welt und neue grafische Oberflaechen sind die Voraussetzungen fuer eine neue Generation von Fuehrungsinformations-Systemen geschaffen worden.

Fuehrungsinformations-Systeme werden haeufig auch als Executive Information Systems (EIS), Chefinformations-Systeme (CIS) oder auch Vorstandsinformations-Systeme (VIS) bezeichnet. Unabhaengig vom jeweiligen Namen wird das Ziel verfolgt, dem Management relevante Informationen schnell und zuverlaessig zur Verfuegung zu stellen.

Fuehrungsinformations-Systeme lassen sich funktionell in zwei Komponenten unterteilen:

- die entscheidungsunterstuetzende Ebene das "Decision Support System (DSS), und

- die Praesentationsebene, die haeufig als das eigentliche EIS verstanden wird.

Die entscheidungsunterstuetzende Komponente soll vor allem Kennzahlen des Unternehmens mit Hilfe von Diagnosesystemen, Konsolidierungsfunktionen, Trendanalysen und anderen betriebswirtschaftlichen Funktionen modellieren und analysieren. Die Datenbasis derartiger Unternehmensmodelle wird in der Regel mehrdimensional strukturiert. Jede Konsolidierungsart, etwa Maerkte, Vertriebseinheiten oder Kostenstellen, stellt mit ihrer meist mehrstufigen Unterstruktur eine Dimension des Modells dar.

Die Praesentationsebene hat die Aufgabe, die Informationen dem Topmanagement in einem Briefing book darzustellen. Die Kennzahlen, die zum Teil das entscheidungsunterstuetzende System vorweg bearbeitet hat, werden so aufbereitet, dass sie einen schnellen, vollstaendigen Ueberblick zulassen. Exception reporting und Drill down sind ergaenzende, wichtige Funktionen (Begriffserklaerungen siehe Glossar).

Waehrend also die entscheidungsunterstuetzende Ebene hauptsaechlich der betriebswirtschaftlichen Modellierung und Analyse dient, bietet die Praesentationsebene Verfahren und Techniken zur Darstellung der Informationen.

Die meisten Konzepte von Fuehrungsinformations-Systemen sind jedoch noch zu unvollstaendig, um den tatsaechlichen Unterstuetzungsbedarf der Entscheider sicherzustellen:

- Entscheidungsunterstuetzung ist nicht nur im Topmanagement, sondern auch an anderen Positionen im Unternehmen erforderlich. Insbesondere ist auch die mittlere Fuehrungsebene Entscheider und somit bei der Konzeption eines integrierten Unternehmensfuehrungs- Systems zu beruecksichtigen.

- Viele Ansaetze fuer MIS gehen davon aus, dass die Executives lediglich verdichtete Daten in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Dies mag in der Regel zutreffen. Wenn man jedoch annimmt, dass auch das mittlere und in bestimmten Faellen sogar das operative Management, zum Beispiel ein Geschaeftsstellenleiter, mit einem EIS arbeitet, so muss der Zugriff auf operative Daten moeglich sein.

- Die Qualitaet der Informationen laesst sich durch die Einbindung von Expertensystemen verbessern. Umfangreiche Kausalitaeten werden in diesen Systemen transparent abgelegt und stehen somit zur Erklaerung von Analyseresultaten zur Verfuegung.

- Fuer Entscheidungen im Topmanagement spielen externe Informationen ueber Maerkte und Finanznachrichten eine zunehmend wichtige Rolle. Ihre zeitnahe Bereitstellung ist daher in Systeme fuer die Fuehrungskraefte zu integrieren.

Bisherige Fuehrungsinformations-Systeme beschraenken sich auf die Information. Aufgabe der Executives ist aber insbesondere die Aktion, das bedeutet das Treffen von Entscheidungen und das Veranlassen der entsprechenden Ausfuehrung.

Die Unterstuetzung der Fuehrungskraefte durch die Datenverarbeitung in diesem Bereich ist bisher nur unzureichend angestrebt worden. Waehrend die Entscheidungsfindung als komplexer Vorgang weiterhin ein stark persoenlich gepraegter Prozess bleibt, koennen Manager fuer die Umsetzung gefallener Beschluesse weitere DV-Systeme einsetzen.

Der in Arbeitsplatz-Analysen festgestellte hohe Kommunikationsaufwand der Executives legt nahe, fuer die Uebermittlung von Entscheidungen ein Buerokommunikations-System einzusetzen. Mit seiner Hilfe lassen sich Texte schnellstmoeglich, fehlerfrei und sicher einem Adressaten zustellen. Ein Beispiel ist die Uebermittlung von Vorgaben eines Vorstands an einen Geschaeftsstellenleiter. Eine weitere Perspektive von BK-Systemen bieten die Funktionen des DV-gestuetzten Terminkalenders.

Mit den gaengigen Werkzeugen lassen sich die oben erwaehnten Erfordernisse unzureichend abdecken. Daher muss das Konzept fuer Fuehrungsinformations-Systeme erweitert werden, und die Integration dieser Systeme in bestehende DV-Welten muss groesseres Gewicht bekommen.

Fuer den Anwender ist nur die Benutzeroberflaeche sichtbar (Executive Presentation Level), die mit einem Hoechstmass an Komfort alle einzelnen Anwendungsbausteine praesentiert. Die klassische MIS-Funktionskomponente Decision Support bleibt bestehen und wird erweitert. Operative Informationen stehen ueber ein ergaenzendes Berichtswesen zur Verfuegung. Eine wissensbasierte Komponente ermoeglicht eine tiefergehende Analyse, und mit der Buerokommunikation koennen Entscheidungen kommuniziert und Antworten eingeholt werden.

Unterhalb der Daten- und Kommunikations-Schnittstelle stehen ein oder mehrere Server zur Verfuegung, in denen die entscheidungsrelevanten Datenbestaende gespeichert werden. Es hat sich in der Praxis bewaehrt, diese Daten in einer Informationsdatenbank redundant zu den Datensourcen zu speichern. So ist es moeglich, einen stoerungsfreien Betrieb des Unternehmensfuehrungs-Systems zu gewaehrleisten. Operative Systeme versorgen die Informationsdatenbank mit den relevanten Kennzahlen. Ueber externe Kommunikation koennen EIS-Anwender auf Informationen ausserhalb des Unternehmens wie Wirtschaftsnachrichten oder externe Datenbanken zugreifen.

Mit dem integrierten Unternehmensfuehrungs-System steht ein Ansatz zur Verfuegung, der den Anforderungen des Managements an eine effektive, umfassende und komfortable Unterstuetzung sehr weitgehend gerecht wird.

Da die Anforderungen an ein integriertes Unternehmensfuehrungs- System von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sind und sogar die verschiedenen Unternehmensbereiche wie Marketing und Controlling unterschiedliche Informationsbeduerfnisse haben, muessen diese Systeme besonders flexibel sein. Ein Einsatz von Standardsoftware, wie sie auf der operativen Ebene verwendet wird, ist deshalb auf der Ebene der Anwendungen fuer das Management nicht sinnvoll. Vielmehr sind leistungsstarke, hochflexible Tools fuer die Entwicklung individueller Loesungen erforderlich.

Die Werkzeuge fuer die Realisierung eines integrierten Unternehmensfuehrungs-Systems stehen heute zur Verfuegung. Produkte zur Gestaltung komfortabler Oberflaechen sind ebenfalls verfuegbar.

Fuehrungssysteme in der taeglichen Praxis

Obwohl sich die integrierten Unternehmensfuehrungs-Systeme erst in der Aufbauphase befinden, liegen bereits einige interessante praktische Erfahrungen vor. Als Grundlage eines Fuehrungssystems ist die Beschreibung eines eindeutigen, konsistenten Datenmodells erforderlich.

Die Einfuehrung eines unternehmensweit akzeptierten Daten- und Berichtsmodells hat in vielen Faellen zur Beendigung von langjaehrigen Diskussionen ueber Herkunft und Bedeutung einzelner Kennzahlen gefuehrt. Bereits der damit erreichte Nutzen kann die Projektkosten deutlich uebersteigen und somit schon fruehzeitig die Wirtschaftlichkeit der Einfuehrung eines integrierten Fuehrungssystems sicherstellen.

Die Kommunikations-Komponenten haben eine besonders hohe Akzeptanz und sind fuer den gesamten Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Diese Beobachtungen wurden bei der letzten EIS-Konferenz der Kienbaum Unternehmensberatung deutlich bestaetigt, als Anwendungen der Bueroautomation im Topmanagement eroertert wurden. Dabei wurde auch erkennbar, dass die in der Theorie so viel diskutierte anwenderfreundliche Benutzeroberflaeche der EIS gegenueber dem subjektiv empfundenen Nutzen der Systeme an Bedeutung offenbar zuruecksteht.

Bei der technischen Konzeption sind bisher ueberwiegend Systeme mit einer zentralisierten Datenhaltung vorgesehen.

Diese liegen dabei entweder auf einer groesseren, haeufig unternehmensweiten, zentralen oder auf einer speziellen dezentralen Datenbank. Die Verwendung verteilter Datenbanken mit intelligenter Transaktionslogik, zum Beispiel dem Two-phase-commit hat sich bei integrierten Unternehmensfuehrungs-Systemen jedoch bisher nicht durchgesetzt. Haeufig koennen einfachere Aktualisierungsverfahren bei geringerer Netzwerkbelastung ebenfalls konsistente Datenbestaende gewaehrleisten.

*Dipl.-Mathematiker, MBA Martin Lochte-Holtgreven ist Unternehmensberater fuer strategische DV-Anwendungen bei der Krupp MaK Maschinenbau GmbH. Joachim Kirchner studierte Volkswirtschaft an der Universitaet Mainz und arbeitet heute bei der Darmstaedter Software AG als Systemberater fuer EIS und Datenbanktechnologie.

Glossar

- Ad-hoc-Berichte: Berichte, die durch eine Abfrage individuell kurzfistig erstellt werden.

- Briefing book: Sammlung von Standardberichten und -grafiken.

- Critical success factor: Vordefinierte, erfolgskritische Kenngroessen.

- Data Driven: Grafiken oder in einen Text eingebundene Daten,die auf einen aktuellen Datenbestand dynamisch zugreifen.

- Drill down: Analyse kumulierter Informationen durch Disaggregation.

- Exception reporting: Kennzahlen, die ausserhalb einer vordefinierten Bandbreite liegen, werden visuell hervorgehoben.

- Traffic lighting: Bewertung von Unternehmenskennzahlen, die in den Farben einer Verkehrsampel dargestellt werden.

- Trendanalysen: Identifizierung zeitbezogener Abhaengigkeiten.

- Zugriff auf externe Informationen: Zugriff auf Informationen, die ausserhalb des Unternehmens beschafft werden, zum Beispiel ueber den Mitbewerb.

Abb: Integriertes Unternehmensfuehrungs-System

Das Konzept eines integrierten Unternehmensfuehrungs-Systems basiert auf der Client-Server-Architektur, die heute ein Optimum an Leistungsfaehigkeit bei niedrigen Investitionen bietet. Quelle: Lochte-Holtgreven/Kirchner