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04.11.1988 - 

Das Function-Point-Verfahren im Rahmen der Kooperation FachabteilungEDV bei der Software-Entwicklung:

Mitwirkung der Endanwender forcieren

"Die Fachabteilung kann ja nicht einmal sagen, was sie will." Mit dieser oder ähnlichen Formulierungen wiegeln häufig die EDV-Spezialisten den Versuch ab, eine stärkere Kooperation zwischen EDV und Fachabteilung aufzubauen, als sie in der Vergangenheit war. Die Endanwender müssen jedoch bei der Anwendungsentwicklung beteiligt werden.

Sicherlich haben solche Formulierungen leider allzu oft ihre Berechtigungen. Jedoch ist die Frage zu stellen, worin die Ursache für dieses Verhalten liegt und ob dies in aller Zukunft so bleiben darf.

Bis in den Anfang der 80er Jahre bestand die Aufgabe der EDV-Organisatoren vorwiegend darin, bestehende operative Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu rationalisieren. EDV und Unternehmensplanung waren zwei ganz verschiedene Bereiche. Die Kreativität der EDV-Organisatoren bestand in der Fähigkeit, Bestehendes zu analysieren und die optimale EDV-technische Umsetzung zu finden.

Kooperation war früher nicht gefragt

Um diese Aufgabe von Seiten der EDV zu erfüllen, war es nicht notwendig, die Fachabteilung ihre Anforderungen formulieren zu lassen (was sie macht). Die EDV-Organisatoren "schauten ihnen über die Schulter" und sahen, welche Aufgaben in Zukunft von der EDV gelöst werden sollen. Die zukünftige Lösung wurde dann von den EDV-Spezialisten eigenständig entwickelt. Da die technischen Probleme bei der Umsetzung von manuell auf maschinell im Vordergrund standen, waren keine größeren Fachdiskussionen zwischen zukünftigem Anwender und EDV-Organisator notwendig. Die Fachabteilungen wurden nicht benötigt, um zu sagen, was gemacht werden soll. Sie standen damit abseits und warteten auf die Lösung, die die EDV andiente. Sie verlernten, Mitverantwortung für die Entwicklung ihrer EDV-Anwendungen zu tragen.

In der heutigen Phase der EDV-Anwendung kann die bisher gepflegte Arbeitsweise der selbständigen Erarbeitung von EDV-Lösungen durch die EDV-Organisatoren nicht mehr sinnvoll sein. Wenn zum Beispiel in einem Unternehmen ein neuer Geschäftsbereich aufgebaut wird, so laufen die dazu notwendigen EDV-Entwicklungen parallel mit dem Aufbau des neuen Bereiches. Die Bereichsleitung muß deswegen zunächst, formulieren, wie sie sich die Führung des Bereiches vorstellt und welche Informationen, Belege, Formulare etc. für diese Aufgabe benötigt werden. Die EDV kann nicht mehr über "die Schulter schauen", um zu sehen, welche Aufgaben von ihr gelöst werden müssen.

Ähnlich liegt auch die Situation, wenn ein Informationssystem für die Unternehmensführung aufgebaut werden soll. Die EDV-Organisatoren wissen zwar, welche Daten sie in dem EDV-Speicher halten. Sie sind jedoch sicherlich überfordert, wenn Sie ohne Abstimmung mit der Unternehmensleitung für diese ein Informationssystem aufbauen sollen; denn woher sollen sie die Bedeutung der einzelnen Informationen für die Entscheidungsfindung kennen?

Aus der Art der zukünftigen EDV-Anwendungen heraus ergibt sich zwangsläufig, daß, je stärker die EDV für und im Rahmen der Unternehmensplanung arbeitet, das heißt neue, erstmalige Anwendungen zu entwickeln sind, um so notwendiger es sein wird, daß die Fachabteilungen ihre Aufgabenstellungen an die EDV selber formulieren. Als Problem wird dabei auftreten, daß Fachabteilung und EDV-Organisation für die Beschreibung ihrer Aufgaben unterschiedliche Darstellungen/Sprachen benötigen.

Der Anwender wird formatlos beschreiben, was er von der EDV-Lösung erwartet. Dabei sollte er sich bemühen, darzustellen, welchen Informations-Output er benötigt, um seine Aufgabe erfüllen zu können. Die EDV-Organisatoren benutzen in der Regel eine stark formatierte Darstellung. Dabei steht bei ihnen im allgemeinen das "Wie" des Lösungsweges im Vordergrund. Die Bedeutung der verlangten Ergebnisse ist überwiegend sekundärer Natur.

Man sollte im Sinne einer Zusammenarbeit Anwender/EDV-Organisation sich nicht darum bemühen, unbedingt eine gemeinsame Sprache als Voraussetzung für eine Kooperation zu schaffen. Der Anwender sollte sich darauf konzentrieren, genau und vollständig zu beschreiben, was er an Informationen für seine Aufgabe benötigt. Er sollte dazu vor allem die Ausgaben (Bildschirme, Formulare und Listen) inhaltlich genau beschreiben. Der EDV-Organisator hat darzustellen, wie er technisch die geforderten Ergebnisse bringen kann.

Die zu lösende Aufgabe wird also sowohl aus der Sicht des Anwenders als auch aus der Sicht der EDV-Lösung beschrieben. Damit werden dann die Kompetenzen und Verantwortungen von Fachabteilung und EDV-Organisation abgegrenzt:

- Die erstere hat die Kompetenz und Verantwortung für den Inhalt und dessen Notwendigkeit. - Die letztere hat die Kompetenz und Verantwortung für die technische Realisierung und den Ablauf.

FPV schlägt Brücke vom Anwender zur DV

Zwischen der Beschreibung der Aufgabe aus der Sicht des Anwenders und der technischen Realisierung kann das Function-Point-Verfahren (FPV) zur Ermittlung des Projektaufwandes die Brücke zwischen Anwender und Datenverarbeitung schlagen. Das FPV verlangt die Darstellung des Funktionsumfanges des zu erstellenden Softwareproduktes aus der Sicht des Anwenders, also die Beschreibung, wie sie oben gefordert wird. Daraus folgt, daß der Anwender den wesentlichen Beitrag bei einer Schätzung des Projektaufwandes für eine Softwareentwicklung erbringen kann beziehungsweise sollte. Dies entspricht auch der Tatsache, daß sich der Aufwand für eine Softwareentwicklung primär aus dem Umfang der Aufgabe und nur sekundär aus der Produktivität der Entwicklungsmannschaft ergibt.

Durch die direkte Mitwirkung der Anwender bei der Ermittlung des Projektaufwandes werden vielfach die Spannungen zwischen Fachabteilung und Softwareentwicklung abgebaut, die entstehen, wenn nicht verdeutlicht werden kann, warum eine EDV-Lösung einen hohen Aufwand verlangt. Wenn der Anwender selbst das FPV anwenden kann, bekommt er automatisch ein besseres Verständnis für den aus der Sicht der EDV-Laien zunächst zu hohen Aufwand für die Softwareentwicklung.

DV-Abteilung muß Methoden vermitteln

Die Fähigkeit der Fachabteilung, ihre Aufgaben an die EDV-Organisatoren selbst zu formulieren, kann nicht von heute auf morgen verlangt werden. Vielmehr muß die EDV-Abteilung auf den Anwender zugehen und ihm Schulungen anbieten, die ihm die Methoden vermitteln, mit denen er seine Forderungen an die Softwareentwicklung formulieren kann. Dazu gehört dann auch die Vermittlung der Fähigkeit, seine Vorstellung im Hinblick auf die Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit zu analysieren.

Sicherlich gibt der EDV-Bereich in vielen Fällen einen Teil seiner bisherigen Aufgaben und Kompetenzen an die Fachabteilungen ab. Sie gewinnt auf der anderen Seite eine Reduzierung des Drucks aus dem Anwendungsstau. Firmen, die bereits nach der geschilderten Aufgabenverteilung Fachabteilung/EDV-Organisation arbeiten, berichten, daß am Ende einer solchen Umstellung der Arbeitsverteilung bis zu 30 Prozent des Aufwandes für die Softwareentwicklung von den Fachabteilungen übernommen werden kann. Neben dieser sicherlich beachtlichen Entlastung der Softwareentwicklung baut sich auf der Seite der Fachabteilung eine Planungskompetenz auf, die zu einem verbesserten, fachlich fundierten Verhältnis zwischen EDV-Anwender und -Organisation führt und den Weg zu einer verstärkten Nutzung der EDV im Sinne des Konzeptes der FPV führt.