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04.12.2006

Mobile-E-Mail: Alles andere als trivial

Die Analysten von Berlecon Research empfehlen, bei der Einführung von Mobile E-Mail langfristig zu planen.
Berlecon Research hat die Bestandteile einer Mobile-Mail-Strategie zusammengetragen.
Berlecon Research hat die Bestandteile einer Mobile-Mail-Strategie zusammengetragen.

Die von Managern geliebten Blackberry-Handhelds von RIM sind nur der Beginn einer Woge, die in den nächsten Jahren über deutsche Unternehmen hereinbricht. Marktbeobachter sind sich darin einig, dass der mobile Zugriff auf die eigenen E-Mails nicht mehr länger das Vorrecht der oberen Management-Etage oder einiger Außendienstler sein wird. Stattdessen werde es immer mehr Mitarbeitern ermöglicht werden, auch fern vom Büro ihren Informationsbedarf zu stillen.

Vor dem Hintergrund dieser Entwicklung hat Berlecon Research in einem aktuellen Report wichtige Kriterien für die Definition einer Mobile-Mail-Strategie zusammengestellt und verschiedene am Markt verfügbare Ansätze beleuchtet. Die Analysten warnen Unternehmen davor, die Auswahl einer Mobile-E-Mail-Lösung auf die leichte Schulter zu nehmen. Andernfalls könnten sie in naher Zukunft mit einer Vielfalt an Lösungen, Endgeräten und Datentarifen konfrontiert sein, die schwer oder gar nicht zu kontrollieren, administrieren und integrieren sind.

Handlungsspielräume erhalten

Häufig würden Lösungen eingesetzt, die den aktuellen Mobilitätsbedürfnisse einiger weniger Mitarbeiter Rechnung tragen, erklärt Nicole Dufft, Geschäftsführerin des Berliner Analystenhauses. Doch bei einer Ausweitung auf viele Mitarbeiter mit heterogenen Nutzungsprofilen würden sie den Anforderungen der Unternehmen an eine effiziente Administration und die Durchsetzung von Sicherheitsregeln nicht mehr gerecht. Zudem böten solche Insellösungen den Unternehmen kaum Handlungsspielräume für die Zukunft: "Die Entscheidung für eine Mobile-Mail-Lösung sollte unbedingt in die längerfristige, strategische Planung der IT- und Kommunikationsinfrastruktur eingebunden sein", rät die Berlecon-Managerin. Dabei seien insbesondere die künftige Mobilisierung weiterer Geschäftsprozesse sowie die Nutzung IP-basierender Kommunikationskanäle zu berücksichtigen.

Push-Mail oft überflüssig

Als wichtigen Aspekt bei der Planung und Umsetzung einer Mobile-Mail-Strategie nennt Berlecon zunächst die Unterstützung heterogener Nutzungsprofile. So ist der Informationsbedarf quer durch alle Hierarchieebenen und Funktionen im Unternehmen unterschiedlich. Vor allem Push-Mail-Dienste, bei denen auf dem Mail-Server eingegangene Nachrichten sofort auf das mobile Endgerät weitergeleitet werden, seien keinesfalls für alle Mitarbeiter notwendig. Manchmal reiche der aktive Abruf (Pull) von E-Mails, im Idealfall kostengünstig über einen WLAN-Hotspot, oder eine einfache Synchronisierung, um auch unterwegs ausreichend informiert zu sein.

Die Infrastruktur entscheidet

Wichtig dabei ist laut Berlecon, dass zwischen Push und Pull gewählt werden kann und dass sich die Synchronisierungsintervalle vom Nutzer festlegen lassen. Die Berater sehen es zudem als sinnvoll an, wenn die Lösung nicht nur den Abruf von E-Mails, sondern auch von anderen PIM-Daten wie Kalender- oder Adressdaten erlaubt. Mit der Anzahl der verschiedenen Nutzungsbedürfnisse steige jedoch die Notwendigkeit, die Lösung zentral verwalten zu können.

Bei der Wahl der Endgeräte spielten vor allem Kostengesichtspunkte eine Rolle. Entscheidend bei der Auswahl ist zudem die vorhandene, beziehungsweise geplante Infrastruktur. Dazu zählt Berlecon die eingesetzte Groupware. Für Nutzer von Lotus Domino kommt beispielsweise Microsofts Mobile-Mail-Angebot nicht in Frage, da es lediglich auf Exchange Server 2003 aufsetzt. Die im Unternehmen vorhandenen IT-Ressourcen und -Kompetenzen bestimmen wiederum, ob die Lösung inhouse betrieben oder als Service bezogen werden sollte. So kann das von verschiedenen Dienstleistern angebotene Mail-Server-Hosting die IT-Kapazitäten im Unternehmen entlasten, es ist jedoch häufig an eine bestimmte Groupware-Lösung gebunden.

Die Sicherheitsrisiken beim Einsatz einer Mobility-Lösung betreffen insbesondere die Server, die Daten bei Übertragung und Speicherung sowie die Umsetzung von Sicherheits-Policies. Laut Berlecon sind Lösungen zu bevorzugen, bei denen der Zugriff auf den Mail-Server über eine Middleware erfolgt, die sich im teilweise geschützten Bereich zwischen interner und externer Firewall, bekannt als Demilitarisierte Zone (DMZ), befindet. Sicherheitsabstriche muss machen, wer Varianten einsetzt, bei denen auf einen Mail-Server hinter der Firewall oder in der DMZ zugegriffen wird. Allerdings sind diese Lösungen kostengünstiger umzusetzen.

Security-Policies

Die auf den mobilen Endgeräten gespeicherten Daten sollten so verschlüsselt sein, dass sie nur mit dem entsprechenden Endgerät des Nutzers lesbar sind, rät Berlecon. Zur Durchsetzung von Security-Policies reichten technischen Lösungen alleine nicht aus. Zusätzlich müssten die Anwender im Umgang mit unternehmenskritischen Daten sensibilisiert werden.

Ein wichtiger Punkt bei der Definition einer Mobile-Mail-Strategie ist laut Berlecon die Investitionsssicherheit. So kämen hohe Zusatzkosten auf das Unternehmen zu, wenn die gewählte Lösung nicht zu einer übergreifenden Mobility-Strategie passt. In naher Zukunft dürfte etwa der mobile Zugriff auf Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme interessant werden.

Teil einer IP-Strategie

Unternehmen müssten zudem berücksichtigen, dass der mobile E-Mail-Zugriff einen wichtigen Bestandteil einer IP-basierenden Kommunikationsstrategie darstellen kann, so die Analysten. Er dürfe also nicht isoliert betrachtet werden. Ist der Einsatz von Unified Communication (UC) vorgesehen, muss diese Option von der zugrunde liegenden Groupware unterstützt werden. Um Fixed Mobile Convergence (FMC) realisieren zu können, brauchen die Endgeräte Schnittstellen für mobile und stationäre Netze (WLAN) sowie ausreichend Rechen- und Akkuleistung.

Auch die Auswahl der am besten geeigneten Mobile-E-Mail-Lösung ist laut Berlecon nicht trivial. So gilt es hauptsächlich, zwischen Strategien auf Basis von Groupware oder Middleware zu unterscheiden und eine Auswahl zwischen UC-integrierten beziehungsweise Client- oder Web-basierenden Lösungen zu treffen.

Groupware- sowie Client- und Web-basierende Lösungen eignen sich laut Berlecon nur für kleine Unternehmen, die einfach und kostengünstig eine Mobile-Mail-Lösung einführen wollen. "Diese Varianten sind zwar kostengünstiger, dafür aber oft auch sehr begrenzt in ihren Möglichkeiten, heterogene Nutzungsprofile, zentrale Administrationsaufgaben und hohe Sicherheitsansprüche zu unterstützen", erläutert Firmenchefin Dufft.

Vorteil der Middleware

Solchen Unternehmen, die den mobilen Zugriff auf andere Anwendungsbereiche ausweiten möchten, empfiehlt Berlecon den Einsatz von Middleware-basierenden Lösungen. So könne die Middleware später als Grundlage für die Mobilisierung anderer Daten und Anwendungen genutzt werden.

Wolle das Unternehmen mittel- oder längerfristig Unified Communications oder Fixed Mobile Convergence umsetzen, könne Mobile-E-Mail als Teil einer übergreifenden UC-Lösung implementiert werden, erklärt Dufft. Auf diese Weise werde das von vielen Unternehmen angestrebte Zusammenwachsen von Festnetz und Mobilfunk unterstützt.

Weitere Entscheidungshilfen bei der Formulierung einer Mobile-E-Mail-Strategie, darunter einen Überblick und eine Bewertung der wichtigsten Angebote am deutschen Markt, bietet die Studie "Mobile E-Mail: Strategien für Unternehmen" von Berlecon Research. (mb)