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Der Außendienst beschreitet neue Wege


16.11.1990 - 

Mobile Systeme können Kommunikationsprobleme lösen

Mit Mobilen Systemen läßt sich ein besserer Informationsfluß zwischen Außen- und Innendienst erreichen. Daher haben Unternehmen wie Kleindienst Datentechnik, Osram und Puma "EDV im Außendienst" bereits realisiert. Karl-Heinz Lorenz* zeigt Aspekte auf, die bei der Integration zu beachten sind.

Moderne Außendienst-Informations- und Kommunikationssysteme machen zentrale Funktionen dezentral verfügbar. Sie ermöglichen eine hohe Mobilität und fördern die unternehmensweite Systemintegration. Aus diesem Leistungsziel lassen sich die wichtigsten Anforderungen an effiziente Lösungen ableiten:

- Flexible Anpassung an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens,

- bestehende organisatorische Strukturen des zu unterstützenden Außendienstes sind in allen wichtigen Teilen abzubilden,

- der Informations- und Kommunikationsaufbau muß durchgängig sein. Eine Integration in Warenwirtschaftssysteme, Mailboxen und MIS (Management-Info-System) soll sich ermöglichen lassen.

Genau wie andere große EDV-Projekte sind Mobil-System-Projekte, ihrer Bedeutung für das Gesamtunternehmen entsprechend, stufenweise zu realisieren. Zunächst steht die Auswahl und Gründung eines Projektteams an, in dem ausgewählte Mitarbeiter der Bereiche Außendienst, Innendienst, Management, Marketing, Organisation und DV/RZ vertreten sein sollten. Außerdem ist zu erwägen, den Betriebsrat bereits in dieser Phase einzubeziehen.

Gemeinsam mit dem realisierenden Systempartner und -berater entwirft man ein Konzept, welches als Entwicklungsgrundlage für die Gesamtlösung dient. Der Ist-Zustand wird festgestellt, die Zielvorstellung formuliert, die Entwicklungskosten abgeschätzt und die Vorgehensweise für die folgenden Projektstufen abgestimmt.

Anhand dieser Entwicklungsgrundlage, die dann als Pflichtenheft vorliegt, lassen sich Standardsoftware implementieren und anpassen sowie individuelle Softwaremodule entwickeln und austesten. Danach folgt ein Pilotversuch mit einer ausgewählten Gruppe im Außen- und Innendienst. Erst jetzt wird nach einer Schulung mit Workshops, Train-the-Trainer-Schulung und eventuell mit interaktiver Softwareschulung das System bei allen Anwendern eingeführt.

Die Vorteile der phasenorientierten Projektierung sind:

- die permanente Abstimmung zwischen den Projektgruppen des Anwenders und dem Entwicklungspartner,

- flexible Optimierungsmöglichkeit der Gesamtlösung aufgrund erarbeiteter Phasenergebnisse und modifizierbarer Vorgehensweise für nachfolgende Phasen,

- überschaubare Projektfortschritte und Kostenentwicklung durch Phasenergebnisse.

Durch eine Entwicklung auf Basis von Standard-Software- und -Hardwarebausteinen können die Gesamtkosten eines Projekts, verglichen mit reiner Individualentwicklung, vermindert werden. Dies macht die Einführung von Mobil-Systemen vor allem für Unternehmen mittlerer Größe attraktiver.

Grundsätzlich sind bei der Einführung von mobilen Systemen jedoch folgende Faustregeln zu beachten:

- Die "Integration steht im Vordergrund, Insellösungen sind zu vermeiden.

- Das Kommunikationskonzept sollte auf gesicherten und ausgetesteten Lösungen basieren; Sicherheit rangiert vor Schnelligkeit.

- Erst in der Konzeption werden geeignete Übertragungswege (Post- oder Privatnetz) ausgewählt.

- Nicht allein Kosten und Funktionalität eines Standardsystems sind bei der Wahl des geeigneten Entwicklungspartners entscheidend. Hier steht auch dessen Leistungsfähigkeit in bezug auf nachfolgenden Service und optimale Betreuung zur Diskussion. Seriosität geht vor Billiglösungen.

- Der Betriebsrat sollte frühzeitig in die Projektverantwortung genommen werden (Datenschutz, Heimarbeitsplätze etc.)

- Die individuelle Akzeptanz bei allen Anwendergruppen entscheidet auch über den Projekterfolg.

*Karl-Heinz Lorenz ist Leiter des Profitcenter, Bereich Mobile Systeme und Softwarelösungen, bei der Münchner Didas Digital Data Computer GmbH.