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06.12.2002 - 

Mobilfunk/Fehler beseitigen, Prozesse optimieren und Kosten sparen

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle

Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen spielt die mobile Komponente eine immer größere Rolle. Selbst auf Baustellen halten Smartphones und Handhelds Einzug. Von Kai Leonhardt*

Während mobile Anwendungen bislang vorrangig in Hightech-Branchen sowie bei Banken und Versicherungen zu finden waren, entstehen mittlerweile auch Applikationen an der Basis. Paketdienste, Krankenhäuser, Restaurants und andere Einrichtungen nutzen mobile Geräte zur Optimierung ihrer täglichen Abläufe. Dabei finden mit Handheld, Smartphone, Notepad, Laptop und Handy die unterschiedlichsten Endgeräte Verwendung.

Ein Praxisbeispiel für diesen Trend ist die mobile Baulohnabrechnung der BRZ GmbH. Das Ende der 60er Jahre gegründete Baurechenzentrum (BRZ) ist heute das größte deutsche Fachrechenzentrum und IT-Systemhaus für die Bauwirtschaft. Im Mittelpunkt der angebotenen Rechenzentrumsleistungen stehen Baulohn- und Gehaltsabrechnungen. Mit dem wachsenden Kundenstamm kristallisierte sich für das BRZ allerdings immer stärker das Problem der Belegerfassung und des zeitgerechten Versands heraus. Deshalb war ein mobiler Ansatz unausweichlich, weil auf den meisten Baustellen die Abrechnung auch heute noch wie vor 50 Jahren abläuft: Der Polier füllt für jeden Arbeiter handschriftlich Stundenzettel aus, die dann an das Lohnbüro geschickt werden. Dort müssen die Belege ausgewertet und in ein DV-System eingegeben werden, ehe dann das Geld überwiesen wird. Doppelte Datenerfassung sowie schwer lesbare Belege und Fehler sind bei diesem Prozedere nicht die Ausnahme, sondern die Regel.

"Das mehrfache Erfassen von Informationen, sowohl schriftlich auf der Baustelle als auch anschließend noch einmal elektronisch, produziert überflüssige Kosten", erläutert Jens Hannewald, Geschäftsführer der BRZ GmbH, den personellen und finanziellen Aufwand. Pro Mitarbeiter, so rechnet Hannewald vor, koste die Datenerfassung rund zwei Euro. Multipliziert mit der Arbeiterzahl, ergäbe sich pro Jahr durch eine direkte elektronische Belegerfassung ein enormes Einsparpotenzial.

Bevor die mobile Baulohnabrechnung in die Erprobungsphase gehen konnte, mussten noch eine Reihe von Schwierigkeiten beseitigt werden. Die technische Herausforderung bestand vorrangig darin, die für die Lohnabrechnung benötigten Datenbanken so zu konfigurieren, dass sie über leistungsbeschränkte mobile Geräte wie Smartphones oder PDAs genutzt werden können. Hinzu kam der Datenabgleich zwischen mobilen Geräten und den komplexen Server-Systemen.

Im konkreten Fall der Erfassung der Stundenbelege bedeutet dies, dass der Polier auf der Baustelle mit einem Windows-CE-Handheld und einem Mobiltelefon eine Verbindung zu einem zentralen elektronischen Postamt (so die Bezeichnung seitens des BRZ) aufbaut und sich dort mit einer Firmennummer und einem Passwort autorisiert. Nach dem Login erhält er die aktuellen Personalstammdaten der Arbeiter übermittelt, für die er die Stunden erfasst.

Akzeptanzschwelle bei Polieren

Die Darstellung der Anwendung auf dem Display ist dem Papier-Pendant nachempfunden, um die Akzeptanz bei den Polieren zu erhöhen. Diese schicken die ausgefüllten elektronischen Stundenzettel dann täglich oder wöchentlich an das Postamt zurück. Nach dem Synchronisationsvorgang stehen in der zentralen Datenbank sofort die aktualisierten Abrechnungsdaten zur Verfügung, auf die nun der Lohnsachbearbeiter im BRZ oder vor Ort beim Kunden zugreifen kann. Falls sich etwas im Personalbereich ändert, modifiziert der Personalsachbearbeiter die entsprechenden Stammdaten in der Datenbank. Der Polier erhält die Änderungen dann automatisch beim nächsten Login.

Als Lieferanten für das mobile Endgerät entschied sich das BRZ für den Hersteller Casio. Kernstück der mobilen Baulohnabrechnung ist die Entwicklungsplattform "SQL Anywhere Studio" der Sybase-Tochter i-Anywhere Solutions. Im Handheld verwendet das Rechenzentrum die Ultralite-Version der Datenbank, die mit ihren geringen Speicheranforderungen speziell für PDA-Plattformen konzipiert ist. Neben Windows CE lassen sich auch Geräte unter Palm OS oder Symbian verwenden.

Daten, die auf dem PDA erfasst werden, wie Arbeits- und Fehlzeiten, Urlaub, Abrechnungsdaten oder geleistete Stunden, müssen direkt in die Datenstruktur des BRZ einfließen. Welche Daten in welcher Form synchronisiert werden, wird über den SQL-Standard definiert. Realisiert wird die Integration in das Backend mittels Mobilink. Diese Technik sorgt für einen bidirektionalen Austausch von Unternehmensinformationen zwischen entfernt eingesetzten Geräten und heterogenen Datenquellen wie etwa von Oracle, Microsoft oder IBM. Über TCP/IP oder auch HTTP wird die Verbindung zum Mobilink-Synchronisations-Server aufgebaut, der dann via ODBC die Kommunikation mit der Datenbank übernimmt. Während der Übertragung lassen sich die Daten optional verschlüsseln. Im Backoffice läuft eine ERP-Applikation, mit der Baufirmen in Deutschland und im Ausland betreut werden. Als Datenbank im Backoffice finden sowohl Oracle- als auch Sybase-Produkte Verwendung.

Als größte Herausforderung bei der Umsetzung entpuppte sich die Akzeptanz seitens der Poliere, die Berührungsängste hatten. Besonderer Wert wurde daher auf möglichst originalgetreue und leicht bedienbare Stundenzettel auf dem Handheld gelegt. So wurde auch ein für mobile Anwendungen eher ungewöhnliches Feature installiert: Alle Daten können zusätzlich zur elektronischen Übertragung von dem mobilen Gerät aus über eine Infrarot-Schnittstelle ausgedruckt werden. "Auf diese Weise erhält der Polier einen Papierbeleg zur Sicherheit", bemerkt Hannewald und fügt hinzu: "Nur in elektronischer Form, so unsere Erfahrung, hätte das Produkt am Markt Schwierigkeiten." (pg)

*Kai Leonhardt ist freier Autor in Leichlingen.

Angeklickt

Die BRZ GmbH plant, die Stundenzeiten für ein Drittel der monatlich rund 250000 Löhne vor Ort von den Polieren elektronisch erfassen und via Mobilfunk übertragen zu lassen. Zu diesem Zweck hat das größte Baurechenzentrum Deutschlands eine entsprechende IT-Infrastruktur bis in sein ERP-Backoffice aufgesetzt. Außerdem wurde der Papierbeleg für die Stundenlisten möglichst originalgetreu an die mobilen Clients angepasst.