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01.02.2008

Mobility muss nicht teuer sein

Mit intelligenter Technik und Nutzerprofilen können Firmen ihre Mitarbeiter preisgünstig mobilisieren.

Viele Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Mobiltelefonen ausstatten, um ihre Produktivität zu erhöhen und so mehr Umsatz und Profit zu realisieren, erreichen damit eher das Gegenteil. Oft sind typische Fehler daran schuld, etwa, dass das für die Blackberries gebuchte Datenvolumen nicht mit der tatsächlichen Nutzung, insbesondere im Ausland, korrespondiert. Doch mit guter Planung lassen sich die Kosten in den Griff bekommen.

Ein wichtiger Schritt ist das Entwickeln einer klaren Mobility-Strategie. Dazu muss das Unternehmen zunächst von Fall zu Fall entscheiden, welche Mitarbeiter ein Mobiltelefon benötigen und welche nicht. So seien Angestellte im Außendienst direkt umsatzwirksam, erklärt Avaya-Manager Hansjürgen Jobst. Auch auf dem Firmengelände oder Campus könne es durchaus sinnvoll sein, wenn das Betriebspersonal unterwegs benachrichtigt werden kann. Dafür reicht aber oftmals Dect-Technik, eventuell auch WLAN. Trotzdem könne es sich empfehlen, mit Dect zusätzlich eine zweite drahtlose Infrastruktur auszurollen, da die WLAN-Ausleuchtung oft nicht das gesamte Gebäude erfasst, so Jobst. Außerdem erfordert die WLAN-Telefonie einen größeren Aufwand, etwa was die Übergabe des Gesprächs zwischen einzelnen Access Points betrifft, sowie eine höhere Dichte an Wireless-Hotspots.

Ist eine entsprechend großzügig dimensionierte WLAN-Infrastruktur vorhanden, können Firmen mit Dual-Mode-Handys, die sowohl GSM- wie auch VoWLAN-Anrufe unterstützen, bares Geld sparen. So nutzen insbesondere Außendienstler häufig auch innerhalb des Firmengeländes ihr Mobiltelefon, da sie dort sämtliche Nummern und viele sonstige Informationen gespeichert haben.

Aber selbst Mitarbeiter im Außeneinsatz benötigen nicht unbedingt ein teures Smartphone - sie erhalten ja auch keinen Porsche gestellt, nur weil sie ein Fahrzeug brauchen. Auswahlkriterium ist das jeweilige Nutzerprofil, je nachdem, ob es auf die telefonische Erreichbarkeit, den mobilen Zugriff auf E-Mails oder sogar auf Daten und Anwendungen ankommt. Geht es um die reine Telefoniefunktion, genügt schon ein einfaches Handy. Dieser Schritt schont die Firmenkasse bereits bei der Anschaffung um mehrere hundert Euro je Gerät. Das wahre Einsparungspotenzial liegt jedoch in Support, Verwaltung und nicht zuletzt Absicherung. So berichtet der Münchner Anbieter für Mobile-Device-Management- und -Security-Lösungen Ubitexx in einer aktuellen Studie, dass Supporttechniker - sofern sie noch manuell arbeiten - allein für die Wartung eines einzigen Smartphones 1,5 Stunden im Monat aufbringen.

Mobiler E-Mail-Zugriff

Auch für den mobilen Empfang von E-Mails ist nicht unbedingt ein Smartphone notwendig, vor allem wenn das Augenmerk primär auf dem Schriftverkehr und weniger auf Anhängen wie Word- oder Excel-Files liegt. So besitzen die meisten aktuellen Handys bereits einen POP-3- und Imap-4-Client, oft kann der Nutzer sogar festlegen, wie häufig die Mailbox nach neuen Nachrichten durchsucht wird. Wer keine Bedenken dabei hat, kann die E-Mail-Zustellung auch einem Service-Provider, darunter auch führende Mobilfunkanbieter, übertragen. So verlangt etwa O2 für sein Push-Mail-Angebot (Communication-Center-Pack) nur fünf Euro pro Nutzer und Monat. Der Mobilfunkbetreiber leitet die Mails dabei nicht auf klassische Weise weiter, sondern wandelt sie in MMS um, so dass auch einfache Handys den Dienst nutzen können. Eine interessante Alternative zu RIMs Blackberry-Dienst und anderen Push-Mail-Lösungen bietet das Startup Cougar Bay mit dem "TriMS-Push-Mail-Server" an. Dabei werden die Mails über einen Linux-Server mit integriertem GSM-Modem versendet - in Form von bis zu fünf aneinandergehängten Kurzmitteilungen mit bis zu 500 Zeichen. Der Vorteil der Lösung besteht in geringen Einstiegskosten von knapp über 2100 Euro (einschließlich 15 Nutzerlizenzen) und den anschließend gut überschaubaren Betriebskosten. So sind für Empfang und Versand keine GPRS-Datenverbindungen erforderlich. Im Ausland entfallen zudem Roaming-Gebühren, und mit einer SMS-Flatrate, die es bereits ab fünf Euro (im internen Netz) beziehungsweise für 50 bis 60 Euro (generell) pro Monat gibt, ist der Versand nahezu umsonst.

Datenzugriff

Mitarbeiter, die beruflich darauf angewiesen sind, unterwegs schnell auf Daten und Anwendungen zuzugreifen, können indes auf ein Smartphone nur schwer verzichten. Für ihre Anforderungen ist ein Notebook zu sperrig, ein einfaches Handy wiederum zu schwach auf der Brust, die jeweilige Hard- und Software dafür schlichtweg nicht geeignet. Wichtig ist es für das Unternehmen, die Gerätevielfalt einzuschränken, da die Pflege von Anwendungen auf mehreren Plattformen die Betriebskosten, etwa für Support, merklich in die Höhe treibt. Dabei sollte die IT-Abteilung jedoch den vom Beratungsunternehmen Gartner beschworenen Trend zur "Konsumerisierung der IT" ernst nehmen, also dem Nutzer eine - wenn auch eingeschränkte - Auswahlmöglichkeit gewähren und die mobilen Arbeitsgeräte auf ihre Usability testen.

Schließt das Unternehmen dann noch sämtliche Verträge bei einem gemeinsamen Mobilfunkanbieter ab, passt die Tarife für Telefonie und Datenübertragung den Nutzerprofilen an und überprüft sie regelmäßig (beziehungsweise beauftragt damit einen Dienstleister), ist schon viel gewonnen. Darüber hinaus gibt es jedoch noch eine Reihe von Speziallösungen, um zusätzliche Einsparungen herauszuholen. Dazu zählen die bereits in Teil 3 der Serie "TK-Kosten" an einem Anwenderbeispiel (Dachser) beschriebenen GSM-Gateways. Dabei handelt es sich um Mobilfunkadapter mit einer oder mehreren SIM-Karten, die sich nach außen wie ein Handy verhalten und intern an die TK-Anlage angeschlossen werden. Unternehmen vermeiden damit teure netzübergreifende Telefonate, etwa vom Fest- ins Mobilfunknetz und umgekehrt, da sämtliche Anrufe über die PBX abgewickelt werden. Je nach Vertrag kosten die somit netzintern geführten Gespräche nur noch drei bis fünf Cent je Minute oder sind umsonst - verglichen mit den ansonsten aufgerufenen 15 bis 17 Cent je Einheit.

GSM-Gateways werden häufig auch im Rahmen einer Unified-Communications- oder Fixed-Mobile-Convergence-Lösung (FMC) zusammen mit einer IP-basierenden oder Hybrid-TK-Anlage verwendet und erlauben so auch günstige internationale Telefonate via VoIP. Andersherum kann ein Mitarbeiter im Ausland eine nationale SIM-Karte verwenden, um über die dortige Filiale zu telefonieren, und bleibt dank des One-Number-Konzepts unter seiner Festnetznummer erreichbar.

Peter Cappeletti, Vertriebsleiter beim GSM-Gateway-Hersteller Comsat, weist darauf hin, dass sich solche FMC-Lösungen, wie sie von Herstellern wie Avaya oder Siemens Enterprise Communications angeboten werden, auch kostengünstig im Kleinformat realisieren ließen - mit einer ISDN-Anlage, einfachen Handys und einem GSM-Gateway. Eine entsprechende Zwei-Kanal-Lösung, die es bereits ab 200 Euro gebe, mache das Mobiltelefon zur Nebenstelle. Gleichzeitig würden Grundfunktionen wie Rückvermittlung oder Makeln bereits die Bedürfnisse der meisten mittelständischen Unternehmen decken. "Konferenzschaltungen mit mehr als drei Teilnehmern - wer macht das schon", so Cappeletti. Und einen entgegengenommenen Anruf könne man auch mit einem einfachen Mobiltelefon über DTMS-Töne und Tastaturwahl weiterleiten. "Dafür braucht man kein Symbian-Smartphone, das macht die Sache unnötig teuer", erklärt der Comsat-Manager.

Was die Preis-Nutzen-Frage angeht, verspricht Cappeletti, dass sich die Einmalinvestition von 200 Euro in ein GSM-Gateway bei 70 bis 90 Prozent Kostenersparnis meist schon nach sechs Monaten amortisiert hat. Im Ausland ließen sich die Telefongebühren über eine Call-Back-Funktion immerhin um 40 Prozent reduzieren. Der Comsat-Manager bezieht sich dabei jedoch vorwiegend auf kleine bis mittelgroße Firmen. So können große Unternehmen mit dem Carrier ihrer Wahl spezielle Sonderkonditionen für Festnetz- oder Auslandstelefonate aushandeln. Abhängig von der Anzahl der Mobilfunkverträge sind mitunter Aufschläge für das Roam-ing im europäischen Ausland kein Thema mehr.

CW-Serie:TK-Kosten, Teil 6

Trotz sinkender TK-Gebühren galoppieren vielen Unternehmen ihre Kommunikationskosten davon. Die COMPUTERWOCHE zeigt in einer sechsteiligen Serie, wie Sie erkennen können, ob Sie für Ihre Unternehmenskommunikation zu viel bezahlen und was Sie dagegen tun können.

Der menschliche Faktor

Den Schlüssel zu den vielleicht größten Einsparungen haben die mobilen Mitarbeiter selbst in der Hand, zumindest was die anfallenden Gesprächsgebühren betrifft. Dabei ist der mahnende Zeigefinger oder die vierteljährliche Erinnerungs-Mail aus der Chefetage nicht unbedingt der beste Weg, die Außendienstler zu einer ökonomischen Handy-Nutzung anzuhalten. Mehr Erfolg haben Incentives, etwa eine Prämie für die Mitarbeiter, deren Telefonrechnung im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahr am stärksten gesunken ist.