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29.02.2008 - 

Outsourcing der SAP-Applikationen an FIS-ASP

Monier tanzt nicht mit Elefanten

Der Hersteller von Dachbaustoffen, entschied sich beim Outsourcing der SAP-Systeme gegen die Größen der IT-Servicebranche und gewann an Flexibilität.

Das Projekt

Auftraggeber: Monier Group GmbH.

Projektart: Wechsel des SAP-Outsourcing-Partners für ein internationales Mehrmandanten-System.

Umfang: 1400 SAP-Anwender.

Projekt-Zeitrahmen: Am 1. Dezember 2005 wurden die Ausschreibungsunterlagen nach vorheriger Vorbereitung verschickt; am 1. Dezember 2006 ging das SAP-System beim neuen Provider in Betrieb.

Ziel: Kosten senken; Leistungsbezug flexibilisieren; ein einheitliches Basissystem mit landesspezifischen SAP-Prozessen.

Ergebnis: deutliche Einsparungen und Qualitätsverbesserungen.

Laufzeit: drei Jahre mit zwei Verlängerungsoptionen von jeweils einem halben Jahr.

Dienstleister: HDP Consulting als Berater; FIS-ASP als Outsourcing-Partner.

Die Monier Group

Monier ist weltweit führender Anbieter von Dachbaustoffen und Schornsteinsystemen. Hauptgeschäft sind Herstellung und Vertrieb von Dachpfannen aus Beton und Ton samt Zubehör und Dachkomponenten (etwa Dachrinnen, Unterspannbahnen oder Dachdurchgänge). Hinzu kommen seit geraumer Zeit auch Bedachungsmaterialien aus Metall. Die Monier Gruppe produziert zumeist vor Ort. Dazu betreibt sie 210 Werke in mehr als 40 Ländern. Die Bedachungsmärkte unterscheiden sich regional sehr, je nach landesspezifischen Vorlieben für Formen, Farben und Materialien.

Der Umsatz belief sich im Jahr 2006 auf 1,6 Milliarden Euro. Monier ist in 46 Ländern vertreten und beschäftigt rund 12 000 Mitarbeiter.

65 Prozent der Anteile an Monier hält seit 2007 das Beteiligungsunternehmen PAI Partners. Die restlichen 35 Prozent hat die ehemalige Mutter, der internationale Baustoffkonzern Lafarge, behalten. Lafarge Roofing heißt seit Januar 2008 Monier. In Deutschland ist Monier auch weiterhin mit seinen bekannten Produktmarken Braas und Schiedel präsent.

Die IT-Verantwortlichen bei Monier sind Herausforderungen gewohnt. In einem Unternehmen, in dem bislang eine dezentrale Firmenstruktur die Basis für alle Geschäftstätigkeiten war, haben Armin Weidner und Hannelore Reising eine zentral geführte IT durchgesetzt. Im Rahmen eines Konsolidierungsprojektes konnten sie in den vorausgegangenen drei Jahren sechs SAP-Systeme in den Landesgesellschaften auf eine mehrmandentenfähige Lösung konsolidieren. Im Lauf dieses Jahres wird sich auch die französische Dependance der zentralen Installation anschließen und ihre JD-Edwards-Applikation durch SAP-Module ersetzen. "In einer dezentralen Organisation eine zentrale IT zu betreiben, ist eine tägliche Herausforderung", schildert Armin Weidner. "Die Volumen zu bündeln, rechnet sich. So konnten wir das Management und auch die Landesgesellschaften überzeugen."

Für das nachfolgende Projekt, den Wechsel des Outsourcing-Partners, mussten die IT-Manager jedoch stärkere Argumente bemühen. Sie hatten sich nach einem intensiven Auswahlprozess für den in Grafenrheinfeld bei Schweinfurt ansässigen IT-Dienstleister FIS-ASP entschieden. In Preis, Technik und Know-how konnte der kleine Service-Provider den Großen der Branche Paroli bieten. Ausschlaggebend für die Wahl waren Flexibilität, der direkte Draht zu den SAP-Experten beim IT-Dienstleister sowie deren Fachwissen. Sowohl das Führungs-Duo Weidner und Reising als auch die im Auswahlprozess zur Unterstützung geholten Berater von HDP Management Consulting und die verantwortlichen IT- Mitarbeiter in den Monier-Landesgesellschaften zeigten sich von den Leistungen des gewählten Partners überzeugt.

Aber dem Monier-Management erschien das Vorhaben, den Basisbetrieb einer zentralen SAP-Applikation einem kaum bekannten Anbieter zu übertragen, zunächst als riskant: Ist der Partner verlässlich? Was geschieht, wenn das Unternehmen Insolvenz anmeldet? Kann der kleine Anbieter mitwachsen? Kann er das erforderliche Expertenwissen jederzeit bereithalten? Die Unternehmenslenker hätten ihren Applikationsbetrieb gerne in den Händen eines Anbieters vom Schlage IBM oder HP gewusst – Unternehmen also, die auch außerhalb der IT-Gemeinde bekannt sind und denen vertraut wird. Doch die IT-Mannschaft um Weidner und Reising, war von der Wahl des Anbieters überzeugt. Zusammen mit FIS-ASP entwarf man daher einen Vertrag, der im Problemfall die Muttergesellschaft FIS in die Pflicht nimmt und der im Insolvenzfall von FIS-ASP, Monier den sofortigen Zugriff auf sämtliche SAP-Systeme garantierte. Mit dieser Absicherung stand der Transaktion somit nichts mehr im Wege.

Im Dezember 2006 war es so weit. An einem Wochenende wechselte Monier den Outsourcing-Partner. Innerhalb von 48 Stunden mussten die internen IT-Mitarbeiter zusammen mit den FIS-ASP-Experten Daten und Applikationen umziehen. "Das Übergabeprojekt war eine Herausforderung, weil wir nur drei Monate Zeit für die Vorbereitung hatten", schilderte Weidner. Spielraum gab es kaum, denn der Vertrag mit dem vorherigen Provider, bei dem Monier (damals noch unter dem Dach der ehemaligen Muttergesellschaft Lafarge) sieben Jahre seine Systeme betreiben lassen hatte, lief fristgemäß aus. Spannend war der Transfer der Daten. "Monier hatte eine große Datenbank. Insgesamt mussten wir 2,5 Terabyte übertragen", beschrieb Wieland Jakob, Geschäftsführer der FIS-ASP, die Herausforderung. Um Komplikationen auszuschließen, installierte FIS-ASP die gleichen Bandlaufwerke wie der vorherige Outsourcing-Partner und testete den Transfer im Vorfeld dreimal. So wollte man auch Problemen mit den Schnittstellen zu den SAP-Systemen und der Datenkonsistenz aus dem Wege gehen.

Monier arbeitet seitdem in einer deutlich verbesserten Umgebung. "Wir hatten zuvor ziemliche Probleme mit der Antwortzeit des SAP-Systems. Insbesondere am Monatsende bei den Arbeiten am Geschäftsabschluss hat das System die Geduld der Mitarbeiter sehr strapaziert", schildert Weidner. Antwortzeiten von mehreren Sekunden seien keine Seltenheit und die Monier-Mitarbeiter entsprechend unzufrieden gewesen. Erschwerend kam hinzu, dass der vormalige Provider die SAP-Betreuung von Deutschland nach Osteuropa verlagert hatte und die IT-Experten von Monier ihre bekannten Ansprechpartner verloren. Die neuen Betreuer kannten die auf Monier-Bedürfnisse stark zugeschnittene und mit sehr speziellen Schnittstellen ausgestattete Installation kaum, so dass Probleme nur in einem sehr langwierigen Prozess behoben wurden. "Die Zusammenarbeit verlief sehr anonym, und die Unzufriedenheit auf beiden Seiten wuchs", beschrieb Weidner das Ende der Outsourcing-Partnerschaft.

Immerhin hat das erste Auslagerungsprojekt der IT-Abteilung einen enormen Erfahrungsschatz beschert. In der Ausschreibung für den Basisbetrieb der SAP-Systeme fragte Monier die Leistungen und Preise detailliert ab. Rund ein Jahr Vorbereitungszeit investierten Weidner und seine Mitstreiter, nicht zuletzt um auch die verteilten IT-Experten in den Landesgesellschaften ins Boot zu holen. Dort sitzen die Anwendungsentwickler, die das Customizing der in SAP abgebildeten Abläufe verantworten und die den direkten Draht zum Outsourcing-Provider brauchen. "Wir hatten zwar eine einheitliche IT, aber keine harmonisierten Prozesse", nannte Weidner den Grund für die intensive Vorbereitung.

Schließlich ging Monier mit einer Leistungs- und Preismatrix auf zwölf Outsourcing-Anbieter zu. Darin fragte der Dachbaustoffhersteller beispielsweise Preise für verschiedene Antwortzeiten der SAP-Applikationen ab (eine Sekunde, 800 Millisekunden und 650 Millisekunden mit monatlicher oder täglicher Messperiode). Auch mit Blick auf Plattenspeicher, Prozessorerweiterungen, Backups sowie Bandlaufwerke mit verschiedenen Service-Level-Agreements (SLAs) sowie Beraterstunden für Erweiterungsvorhaben und etliche weitere Parameter mussten die Provider ihre Karten offenlegen. "Es war schon sehr aufwändig, unsere genauen Kostenanteile aufzuschlüsseln", blickte Jakob zurück. Für Monier zahlte sich die Vorbereitung aus, denn die Angebote ließen sich sehr genau vergleichen und die teuren Anbieter flugs aussortieren. Im zweiten Auswahlverfahren wurden die verbliebenen Provider fachlich unter die Lupe genommen. Ob Qualifikation der Mitarbeiter, Umsetzung- und Betriebskompetenz, Monitoring-Konzept oder Organisationsstruktur und Abläufe – für alles interessierten sich die Monier-Mitarbeiter. Ganz besonders wichtig war es ihnen aber, die potenziellen Ansprechpartner kennen zu lernen. "Wir wollten kompetente SAP-Experten, mit denen unsere Anwendungsentwickler auf fachlicher Augenhöhe diskutieren können", betonte Weidner. "Die Kompetenz der Mitarbeiter war eines der wichtigsten Argumente für FIS-ASP."

Die Flexibilität erwies sich als ein weiterer Pluspunkt. Je nach Bedarf kann Monier Serviceleistungen erhöhen oder reduzieren. Zudem haben große Anbieter ihre Abläufe häufig stark strukturiert und formalisiert, um Effizienz und Skaleneffekte auszuschöpfen. Abweichungen sind schwierig. Doch Monier wollte ein gewisses Maß an Freiheiten, weil die Landesgesellschaften zwar eigenständig arbeiten, aber zentrale IT-Leistungen nach definierten Vorgaben beziehen sollten. Dieser Anspruch schlägt sich beispielsweise in der monatlichen Rechnung nieder. Jede Monier-Dependance bekommt von FIS-ASP eine leistungsabhängige Auflistung ihres IT-Verbrauchs. Vertragspartner für FIS-ASP ist jedoch die zentrale IT der Monier Gruppe. "Die Möglichkeit der großen Anbieter, Skaleneffekte zu erzielen, machen wir mit schlanken Strukturen wett", warb Jakob für sein Unternehmen.

Bislang bereuen die Monier-Mitarbeiter ihren mutigen Entschluss für einen kleinen Anbieter nicht. Die Kollegen in den Fachabteilungen sind zufrieden, die IT-Probleme wurden reduziert. Monatliche Treffen in der Zentrale der Monier Gruppe in der Nähe von Frankfurt am Main sowie einer damit verknüpften internationalen Telefonkonferenz mit den Landesgesellschaften sorgen dafür, aufkeimende Probleme rechtzeitig zu bearbeiten. "Wir haben uns früh für einen Spezialisten und gegen einen Generalisten entschieden", fasste Weidner zusammen. "Globale Anbieter können den SAP-Basisbetrieb ohne weiteres auch leisten. In Ausnahmesituationen ist es aber aufwändiger, den Spezialisten im Konzern des Providers zu finden."