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25.09.1998 - 

Flockige Daten: Management-Informationen im Kombipack mit Olap

Müslimacher Kölln taktiert gekonnt mit Kennzahlen

Das Olap-Pilotprojekt soll in ein Informationssystem für den Vertrieb münden. Es faßt sechs der dafür zuständigen MIS-Anwendungen zu einer Applikation zusammen. Wichtigster Bestandteil ist die vertriebsbezogene Ergebnisrechnung, die derzeit allein Daten von 6,2 GB bewegt.

Winfried Rostock, Leiter der Kölln-Abteilung Controlling, hofft, mit dem Olap-System den gestiegenen Informationsbedarf der 40 Anwender besser befriedigen zu können, sowie die Transparenz gegenüber den insgesamt 15 bisher verwendeten Anwendungen zu erhöhen. Die gewachsenen MIS-Systeme platzen aus den Nähten. Außerdem mußten Daten bisher zum Teil doppelt und dreifach erhoben und redundant gehalten werden. So rechnet der Controller beispielsweise damit, daß ein Update des kompletten Systems nur noch Stunden dauern wird und nicht wie bisher ein komplettes Wochenende.

Die Steuerung des Unternehmens mit Hilfe von Kennzahlen hat bei Kölln Tradition. 1990 entwickelte es ein darauf basierendes Controlling-Konzept, das sich seither vielfach bewährt hat. "Wir wollten ein umfassendes Konzept, das für den Mittelstand unüblich ist", kommentiert Rostock die damaligen Überlegungen.

Kölln unterscheidet drei Controlling-Ebenen: eine operative, eine taktische und eine strategische (siehe Grafik). Auf der Strategiestufe legt das Unternehmen die Geschäftsziele bezogen auf Geschäftsfelder fest. Diese sind durch das Verhältnis von Markt- und Produktentwicklungen definiert. Aus den Zielen lassen sich Maßnahmen für die Fertigung und Entwicklung sowie notwendige Investitionen zum Beispiel für die Einführung eines neuen Produkts folgern.

Außerdem leiten die Kölln-Manager daraus die Taktik ab, mit der diese Ziele zu erreichen sind. Dabei lassen sich die Eckwerte und Maßnahmen für die nächsten Jahre festlegen, etwa für die Umsatzentwicklung, für die Marktdurchdringung und die Liquidität. Planbilanz sowie Gewinn- und Verlustdaten markieren Meilensteine auf diesem Weg, der zum strategischen Ziel führen soll. Wie dieser Weg im ersten Planungsjahr aussehen könnte, legen die Controller auf der operativen Ebene etwa mit Absatz-, Produktions-, Einkaufs- und Gemeinkostenplänen bezogen auf dieses Kalenderjahr fest. Für diese aktionsbezogene Planung entwickelte der Lebensmittelhersteller eine "Access"- und "Visual-Basic"-basierte Gemeinkosten-Anwendung, die den Kostenstellenleitern die Budgetierung erleichtern soll. Sie geben hier einmal pro Jahr lediglich die Daten ein, die ihnen diesbezüglich definitiv bekannt sind. Das könnten zum Beispiel bei der Position Weiterbildung die Kosten und die Dauer von Seminaren sein. An- und Abreise zum Schulungsort können mit unterschiedlichen Transportmitteln erfolgen und unterliegen verschiedenen Tarifierungen. Um diese Informationen braucht sich der Anwender jedoch nicht zu kümmern. Er muß lediglich angeben, auf welche Weise er reist, die Kostensätze und Kontozuordnung generiert die Applikation. Weitere zu erfassende Positionen betreffen etwa die Dienstfahrzeuge, die Maschinenwartung, Investitionen und das Marketing. Auf diese Weise beschränkt sich die Erfassung dieser Plankosten für den einzelnen Mitarbeiter auf durchschnittlich eine Stunde pro Jahr und Kostenstelle.

Insgesamt setzt Kölln jährlich einen Zeitraum von drei Wochen an, bis unternehmensweit alle Plandaten erhoben sind. Die vorgesehenen Aufwendungen werden mit den ebenfalls quantifizierten Zielen jeder Abteilung abgestimmt und von der Geschäftsleitung freigegeben.

Mit dem Abschluß dieser operativen Planung entsteht für ein Jahr im voraus eine Gewinn- und Verlustrechnung, die neben den Gemeinkosten auch den Absatz, den Umsatz, die Produktion und den Einkauf für ein Jahr berücksichtigt. Im Oktober 1998 haben die Controller den Zeitraum bis Dezember 1999 im Blick. Wie Rostock erläutert, macht diese Art der Datenerhebung die Unternehmensplanung für die Mitarbeiter transparent. Obwohl sie sich ständig der Kosten und Umsätze bewußt seien, fühlten sich die Beschäftigten bestätigt und motiviert, nicht jedoch kontrolliert.

Nach jedem Quartal des Planjahres tauschen die Kölln-Controller die ursprünglichen Soll- gegen Ist-Zahlen aus. Die letzte Hochrechnung eines Jahres erfolgt demnach im Oktober. Die periodische Korrektur der Daten erlaubt eine zeitnahe Kontrolle der Planung. Abweichungen von Soll und Ist bieten somit die Chance, Marktveränderungen frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Die Revision ermöglicht aber auch eine bessere Auslastung von Ressourcen, und letztlich verbessert sie die Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstandsunternehmens.

Das Gemeinkosten-Planungssystem allein generiert momentan etwa 15000 Datensätze. Um sie analysieren zu können, wandern die Informationen derzeit in das MIS-System. Dieses besteht aus 15 gesonderten Anwendungen etwa für den Vertrieb, die Logistik, die Produktion, das Marketing, die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung und für die Fixkostendeckungsrechnung. Das System benötigt weniger als eine Sekunde, bis es die Ergebnisse einer Anfrage parat hat.

Für den Vergleich der Plandaten mit tatsächlichen Werten und für die Auswertung der operationalen Systeme müssen auch Informationen aus diesen DV-Systemen extrahiert und in die MIS-Anwendungen überführt werden. Dafür benutzt Kölln ein Schnittstellen-Programm, das den Import auf Konsistenz und Einheitlichkeit der Datenstrukturen überprüft. "Nur wenn dieses Programm grünes Licht erteilt, werden die Daten in die MIS-Systeme gestellt", so Chef-Controller Rostock. Diese Besonderheit will er auch für das Olap-System beibehalten, erspart sie doch das aufwendige Zurücksetzen bei abgebrochenen Routinen und nachträglicher Fehlersuche.

Keines der MIS-Systeme arbeitet ausschließlich mit aggregierten Kennzahlen. Auch das soll in der Olap-Anwendung so bleiben. Für das Olap-Projekt setzt Kölln als Betatester ein Tool der Management Information Kommunikation GmbH (MIK), Konstanz, ein.

Im Pilotprojekt nutzen die Kölln-Controller elf von den 16 möglichen Dimensionen - verschiedene Sichten auf die Daten -, die das Werkzeug zur Verfügung stellt. Bisher standen den Kölln-Analysten etwa in der Ergebnissicht 40 Kennzahlen zur Verfügung und in der Kundendimension ausgewählte 5000 Klienten. Doch nun wird die Anzahl der Elemente pro Dimension aufgestockt. In Zukunft können die Controller mit 140 Kennzahlen in der Ergebnisdimension arbeiten, und in der Kundensicht sind rund 10000 erfaßt. Anstelle von etwa 400 diversifizierten Artikeln können ab Januar 1999 rund 1300 analysiert werden. Außerdem unterscheidet die Applikation Key-Accounter, Packungsanteile, Packungskategorien sowie Bezirke. Dazu kommt eine Jahressicht, sechs Datenarten - zum Beispiel Plan- und Ist-Zahlen -, ein weiteres Zeitraster aus Tagen, Monaten und Perioden sowie schließlich Währungen. Das Olap-System läßt Auswertungen auf die einzelnen Elemente sowie auf kumulierte Daten zu.

Die Dimensionen lassen sich aus den sogenannten Datenwürfeln ableiten. Die Würfel setzen sich aus gleichstrukturierten Kenngrößen zusammen, wie aus Absatz- und Umsatzzahlen. Die Kölln-Olap-Anwendung wird im Endausbau vermutlich sieben Würfel aufweisen: Ergebnis- und Kostenträgerrechnung, Marketing, Key-Account-Planung, Logistik, Produktion und Personal.

Das System wird auf einem "Pentium II"-Rechner der Marke Dell installiert, der mit 333 MHz getaktet sowie mit 512 KB Cash ausgestattet ist. Ein multidimensionales Datenbank-Management-System aus dem Hause MIK dient als Grundlage der Applikation.

IT-Sicht auf Kölln

Schon 1981 begann die Peter Kölln KG in der Großrechnerwelt von Batch- auf Onlineverarbeitung umzusteigen. Heute setzt der Hersteller ein PC-Netz ein, das mit Hilfe von Ethernet, Fast Ethernet und Lichtwellenleitern verkabelt ist. Im Herbst 1994 entschied sich der Hersteller, auch das letzte Mainframe-Programm abzuschaffen. Seither benutzt der Produzent von Haferflocken und Müsli die betriebswirtschaftliche Standardsoftware "S/4" von der Amaris Software GmbH, Nürnberg, auf einem SCO-Unix-Rechner.

Abb: Aus operativen Daten und den Gemeinkosten errechnen die Kölln-Controller die Planungsdaten für ein Jahr. Quelle: Kölln