Foto: SRZ Berlin
Kann ein in Papierform vorhandenes Dokument eingescannt und dann vernichtet werden? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Um ganz sicher zu gehen, werden die Papierdokumente häufig weiterhin vorgehalten und archiviert. Die dabei entstehenden Prozess- und Infrastrukturkosten sind immens.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein Regelwerk aufzustellen, um den Anwendern eine gewisse Sicherheit zu verschaffen. Dieses hat die etwas sperrige Bezeichnung "TR-03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan)". Mit dieser technischen Richtlinie soll laut BSI die "Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des Scannens" schließen.
TR-Resiscan entzünden sich aktuell zum Teil hitzige Debatten. Kritiker bemängeln den hohen Aufwand und halten einzelne Maßnahmen - wie den Einsatz einer elektronischen Signatur für kontraproduktiv und überflüssig.
Mehr Sachlichkeit in der Debatte
Hans-Joachim Hübner, Spezialist für digitale Dokumentenerfassung beim Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) in Berlin, plädiert für mehr Sachlichkeit und eine pragmatische Herangehensweise. Er bewertet es als positiv, dass mit TR-Resiscan erstmals der Versuch unternommen wurde, organisatorische, verfahrensspezifische und technische Voraussetzungen für das ersetzende Scannen in einer Richtlinie zu bündeln und motiviert zu "mehr Mut zum Digitalisieren und Wegwerfen". Beim ersetzenden Scannen ist die Vernichtung des Papieroriginals möglich, da das Vorgehen die Beweiskraft des digitalisierten Dokuments beispielsweise vor Gericht erhöht. In einer Simulationsstudie zum ersetzenden Scannen, die die Datev in Zusammenarbeit mit der Universität Kassel durchgeführt hat, wurde jedes digital erzeugte Dokument als Beweisstück angenommen.
Die technische Richtlinie geht teilweise deutlich über bisherige Bestimmungen hinaus. "Ein Beispiel ist die detaillierte Protokollierung aller Tätigkeiten und Vorgänge beim Digitalisieren und der so genannte Transferlog. Dabei muss der komplette Prozessablauf, wie ein Papierdokument in eine elektronische Form gebracht wurde, dokumentiert und unter Umständen digital signiert und mit dem Dokument verknüpft abgelegt werden", erklärt Hans-Joachim Hübner.