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14.11.1997 - 

Anwenderschulung/Schwäbischer Mittelständler baut eigenes IT-Know-how auf

Nach der Starthilfe Anwender selbst trainiert

14.11.1997

Ein Unternehmensziel von AL-KO ist es, in allen Geschäftsfeldern innovativ zu sein. Aus diesem Grund investiert das Unternehmen kräftig in Forschung und Entwicklung und pflegt eine enge Zusammenarbeit mit Fachhochschulen und Universitäten. Zur Unternehmensphilosophie gehört außerdem der festgeschriebene Grundsatz, den "Mitarbeitern sichere, humane, dem jeweiligen Fortschritt angepaßte Arbeitsplätze (zu) bieten, ihre Leistungen überdurchschnittlich zu entlohnen und ihnen die Möglichkeit zur Selbstentfaltung und Selbsterfüllung zu bieten".

Ende 1996 starteten die Schwaben das Projekt "DV2000". Es begleitet eine generelle organisatorische Neuorientierung der Unternehmensgruppe und zielt auf den Abbau von Strukturreserven sowie auf eine Steigerung der Produktivität und Mitarbeiterqualifikation. DV2000 soll in diesem Zusammenhang sicherstellen, daß die eingeleiteten Reorganisationsmaßnahmen durch eine optimale und entwicklungsfähige DV-Umgebung unterstützt werden. Die Verantwortung für das Projekt liegt bei der AL-KO Consulting-Engineering GmbH, einem AL-KO-Tochterunternehmen, das die Firmen der Gruppe mit DV-Dienstleistungen versorgt.

Auf dem seit 15 Jahren im Einsatz befindlichen NCR-Altsystem ließ sich bei der Neukonzeption der DV-Strategie nicht mehr aufsetzen. NCR hatte schon vor längerer Zeit die Softwarepflege eingestellt und AL-KO dadurch zum Verlassen von Standards gezwungen. Ausgangsposition für das Projekt DV2000 war daher auch die Forderung nach einem ausbaufähigen Standardsystem und nach Systempartnern für zukunftssichere Lösungen.

Nach einem Marktanalyse- und Auswahlprozeß entschied sich AL-KO Consulting-Engineering zunächst für die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP R/3 und die unternehmensweite Einführung von Windows NT. "Mit R/3", begründet Projektleiter Gerhard Kaminski diese Grundsatzbeschlüsse, "bekommen wir ein Standardsystem, dessen Release-Fähigkeit permanente Anpassungen an unsere Organisation erlaubt. Außerdem fallen betriebswirtschaftlich gesehen die Investitionen für Windows NT niedriger aus als für Unix."

Für die R/3-Einführung stellten Kaminski und sein 15köpfiges DV-Team einen außergewöhnlich ehrgeizigen Zeitplan auf. In nur einem Jahr sollte die Produktivstellung sämtlicher Module (SD, MM, PP, QM, CO, Fl, HR) erfolgen. Dahinter stand die Überlegung, daß auf der einen Seite eine derart straffe Zeitplanung zwar sehr hohe Anforderungen an die Fachabteilungen stellt. Auf der anderen Seite aber ließe sich so die Doppelbelastung durch den Parallelbetrieb des Altsystems zügig abbauen.

Aufgrund des ambitionierten Timings und der Forderung nach möglichst baldiger Systemautonomie setzte AL-KO Consulting-Engineering auch die Meßlatte für die Qualifikation eines einzubindenden Systempartners hoch an. Erwartet wurden vom künftigen Partner zudem Verständnis für die strategische Zielsetzung des DV-Projekts und die Unter- nehmensphilosophie. Außerdem mußte er die notwendige Nähe zum Walldorfer Softwarehaus vorweisen können, den AL-KO-Zeitplan und den Wunsch nach teamorientierter Zusammenarbeit unterstützen.

"Unser Auswahlprozeß erstreckte sich auf mehrere Anbieter und war sehr tiefgehend", erinnert sich Kaminski. "Letztendlich entschieden wir uns für Hewlett-Packard. Die Böblinger konnten uns aus einer Hand IT-Beratung, Projekt-Management, Hard- und Software sowie ein R/3-Schulungssystem bieten. Ferner war die HP-Schulung in der Lage, das R/3-Schulungsprogramm auf unsere Belange auszurichten."

HP fiel im Projekt DV2000 die Rolle eines Generalunternehmers zu. Dabei zeichnet das IT-Unternehmen sowohl für die externe Projektleitung und Beratung als auch für das Outsourcing des Betriebssystem-Managements, der Datenbank und der SAP-R/3-Basis verantwortlich. Darüber hinaus ist HP für die Server-Installation und für die Schulung des AL-KO-DV-Teams zuständig.

In acht gemeinsamen Projektteams, in denen neben den internen Projektleitern und HP-Beratern die Fachabteilungen besonders stark präsent waren, wurde Ende 1996 mit der Erarbeitung der Soll-Konzepte begonnen. Parallel dazu installierte HP im AL-KO-Rechenzentrum zunächst zwei Server-Systeme, ein dritter Server folgte später. Von diesen Systemen fungiert eines nach klassischem SAP-Muster als Testsystem, eines als Produktiv-Vorbereitungssystem und eines als Produktivsystem.

In der Zeit von Januar bis März dieses Jahres erfolgte die Schulung der Fachabteilungen. Sie umfaßte die R/3-Basisapplikationen und fand ausschließlich bei AL-KO statt. Dabei war das AL-KO-DV-Team aktiv an der Auswahl der von HP vorgeschlagenen Berater und Dozenten beteiligt: "Wir haben uns", so Kaminski, "gründlich mit den Kernkompetenzen einzelner Berater und Dozenten beschäftigt, um herauszufinden, welche am besten zu unserer fachlichen und unternehmenskulturellen Ausrichtung passen. Außerdem konnten wir uns durch Absprachen mit den Dozenten auf jene Themenbereiche konzentrieren, die für unser Haus vorrangig relevant sind."

Umgekehrt hatte sich der HP Professional Service schon im Vorfeld ein präzises Bild vom Schulungsbedarf der AL-KO-Mitarbeiter gemacht. So waren die Dozenten in der Lage, ein fachlich und terminlich maßgeschneidertes Konzept zu entwickeln, das allerdings keineswegs starr angelegt war, sondern ausreichend Spielraum ließ, um flexibel auf aktuelle Anforderungen einzugehen. Im Sinne schneller Lernerfolge und individueller Betreuung setzten die HP-Berater dabei auf gruppenorientiertes Arbeiten in kleinen Teams.

Zu den wichtigen Bausteinen des Schulungskonzepts gehörte der Direktzugriff auf das SAP-R/3-System der HP-Schulung. Dieses Praxistraining unter realen Bedingungen trug wesentlich zur Schulungsbeschleunigung und damit auch zur Kostenreduzierung bei.

Aufgrund der früh angesetzten und praxisorientierten Applikationsschulungen erwarben Mitarbeiter der Fachabteilungen, insbesondere die Abteilung Organisation und Datenverarbeitung, das notwendige Know-how, um schon vor Abgabe des endgültigen Soll-Konzepts kompetent mit den Beratern diskutieren zu können. Nach der sich anschließenden Auseinandersetzung mit R/3-Basisthemen und der Programmierung war das Team sogar in der Lage, das Anwendertraining in eigener Regie zu organisieren. Als besonders wichtig hebt Kaminski in diesem Zusammenhang hervor, daß "HP darauf bedacht war, uns Hilfe zur Selbsthilfe zu geben".

AL-KO Consulting-Engineering befindet sich zur Projekt-Halbzeit mit der R/3-Einführung im Zeit- und Budgetplan, und es spricht alles dafür, daß es dabei bleibt. Kaminski: "Unsere Entscheidung für den knappen Zeitrahmen und das gemeinsam mit HP erstellte Schulungs- und Beratungskonzept hat sich bezahlt gemacht. Es hat sich ganz deutlich gezeigt, daß ein enger Terminplan die Konzentration auf das Wesentliche und eine straffe Projektarbeit fördert, wenn diese durch ein effizientes Schulungsprogramm begleitet wird. Zum Jahresende 1997 werden wir mit einem "Big bang" das Altsystem ab- und R/3 produktiv schalten."

AL-KO-Gruppe

Die im schwäbischen Kötz ansässige Unternehmensgruppe AL-KO agiert weltweit in verschiedenen Geschäftsfeldern. Zu diesen gehören Fahrzeugtechnik, Garten- und Haustechnik, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik sowie Verfahrens- und Entsorgungstechnik. Über 40 Vertriebs- und Produktionsstätten in Europa, Australien und den USA sorgen für Marktnähe und erwirtschafteten mit 3850 Mitarbeitern 1996 einen Gesamtumsatz von 940 Millionen Mark.

Angeklickt

Eine neue IT-Umgebung unterstützt beim schwäbischen Mittelständler AL-KO das Re-Engineering. Altsysteme von NCR wurden innerhalb eines Jahres durch SAP-R/3-Module ersetzt. Wichtige Grundlage für die Umstellung war die früh angesetzte und praxisorientierte Applikationsschulung der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen und dem DV-Ressort.

* Wilfried Klaprott ist freier Fachjournalist in Hamburg.