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10.11.1998 - 

Dokumentvorlagen, Archivierung, Diskussionsforen

Netficient vereinfacht das Intranet-Publishing mit Notes

Die Deutsche Bank hat sich als großer Notes- und Domino-Anwender selbst eine Lösung für das Publizieren von Dokumenten im hauseigenen "DB Intranet" geschaffen. Sie vermarktet das Ergebnis nun über Lotus und einige ausgewählte Business Partner unter dem Namen "Netficient". Volker Weber* beschreibt die Features dieses Produkts.

Lotus liefert mit dem "Domino"-Server eine Grundausstattung von Schablonen für E-Mail, Kalender, Diskussionsforen und Dokumentenverwaltung. Nur für das Publishing von Web-Seiten gibt es keine generische Lösung mehr, seit mit der Version 4.6 "Domino Action" sang- und klanglos verschieden ist. Ohnehin war dieses Werkzeug nicht mehr auf der Höhe der Zeit, da es nur einfachste Seiten ohne Frames verwalten konnte. Jeder Domino-Nutzer ist damit auf Drittanbieter oder eigene Entwicklungen angewiesen.

Die Deutsche Bank zog es dabei vor, das im Haus vorhandene Know-how zu nutzen. Entstanden ist Netficient, weil sich Fachabteilungen immer wieder eigene Web-Sites auf Domino-Servern wünschten. Diese sollten es auch normalen Anwendern ohne jede HTML- oder Internet-Kenntnisse erlauben, ihre fachlichen Arbeitsergebnisse zu publizieren. Klassische Web-Autorensysteme wie Microsofts "Frontpage", "Netobject Fusion" oder Adobes "Pagemill" schieden darum von Anfang an aus.

Da die Deutsche Bank flächendeckend Notes einsetzt, lag eine Lösung nahe, bei der Anwender normale Notes-Dokumente verfassen und in einen fachlichen Kontext stellen. Ein einheitliches Erscheinungsbild wird durch eine Web-Redaktion sichergestellt, die diese Dokumente zur Veröffentlichung freigibt. Die technische Betreuung der Web-Site schließlich obliegt einem Web-Master, der als einziger tiefergehende Systemkenntnisse benötigt, andererseits aber von jeder redaktionellen Tätigkeit befreit bleibt.

Netficient besteht aus einem Satz von Datenbankschablonen, auf deren Grundlage sich eine Intranet-Site aufbauen läßt. Die wichtigsten dieser Vorlagen firmieren unter den Namen "Home Page", "News Panel" und "Power Publishing".

Die Homepage-Datenbank enthält Einträge für ein zweistufiges Menü, in das sich mehrere Power-Publishing-Datenbanken sowie beliebige URL-Verweise einklinken lassen. Das Menü ist als Java-Applet realisiert, setzt also beim Anwender einen "Netscape Navigator" ab Version 2.02 oder "Microsoft Internet Explorer" ab Version 3.0 voraus. Das Erscheinungsbild der Homepage läßt sich recht einfach durch eigene Grafiken anpassen. Lediglich Funktion und Aussehen des zentral dargestellten Menüs sind gekapselt. In die Homepage werden Nachrichten aus der News-Panel-Datenbank integriert.

Von der Homepage aus verzweigt Netficient typischerweise auf mehrere Power-Publishing-Datenbanken, die jeweils ein Thema zusammenfassen. Der Browser stellt die Dokumente dieser Datenbank in einem Frame-Set dar. Eine alternative Navigation für Browser ohne Frame-Unterstützung existiert nicht. Wie auch die Homepage kann jede Power-Publishing-Datenbank zentral durch eigene Grafiken angepaßt werden. Obwohl jede Publishing-Datenbank auf dem gleichen Design beruht, kann man dem Benutzer dennoch anzeigen, in welchem Bereich der Web-Site er sich aufhält.

Eine Power-Publishing-Datenbank erweist sich nicht nur bezüglich ihres Aussehens, sondern auch bei der Gestaltung ihres Inhaltes als flexibel. So erlaubt es Netficient zum Beispiel, Dokumente für einen bestimmten Zeitraum zu publizieren. Ein Anwender kann dabei festlegen, daß ein Dokument erst ab einem bestimmten Datum sichtbar wird und nach einiger Zeit auch wieder verfällt. Vor Ablauf der Frist erhält der Benutzer automatisch eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, das Dokument entweder zu verlängern oder eine automatische Archivierung zuzulassen. Wenn diese Funktion nicht benötigt wird, dann läßt sie sich in der Datenbank abschalten.

Zur Konfiguration einer Publishing-Datenbank gehört schließlich noch die Vergabe von Rechten. Dabei werden Personen aus dem Notes-Adreßbuch in die Zugriffsliste aufgenommen. Die Zuordnung von Web-Autoren-, Web-Redakteuren- oder Web-Master-Rechten geschieht dabei über Rollen. So darf zum Beispiel nur ein Web-Autor Dokumente bearbeiten, während ein Web-Redakteur über die Freigabe entscheidet. Will letzterer ein Dokument bearbeiten, dann benötigt er zusätzlich die Rolle "Web-Autor".

Vier Layouts zur Auswahl

Jeder Benutzer mit den Rechten eines Web-Autors kann auch neue Dokumente erzeugen. Dabei besteht die Auswahl zwischen mehreren Layouts: Normales Dokument, zweispaltiges Dokument oder Dokument mit Bildern. Zweispaltige Dokumente dienen vor allen Dingen der Positionierung von Marginalien neben dem Lauftext. Bei Dokumenten mit Bildern ist der Textfluß sowie die Ausrichtung von Bildern leicht vom Benutzer festzulegen. Ein vierter Dokumenttyp erlaubt den Import fertiger HTML-Seiten. So kann man etwa Powerpoint-Dateien exportieren und dann in eine Publishing-Datenbank importieren. Für längere Dokumente gibt es einen Typ mit dem Namen "Inhaltsverzeichnis", der bis zu zehn Sprungstellen innerhalb des Dokumentes vorsieht. Der letzte Dokumenttyp schließlich nimmt nur einen URL-Link auf.

Alle Dokumente werden automatisch in die Navigation im linken Frame aufgenommen. Der Anwender selbst entscheidet dabei über die Position in einer mehrstufigen Hierarchie der Dokumente. Das ist die wesentliche Verbesserung von Netficient gegenüber einer "nackten" Domino-Lösung. Die Navigation wird nicht durch eine sogenannte Ansicht gebildet, sondern vom Anwender wie in einem Inhaltsverzeichnis bestimmt. Die Implementierung dieser Funktion über eine Dialogbox ist aber etwas gewöhnungsbedürftig.

Auch in der Publishing-Datenbank wird die Navigation über ein Java-Applet realisiert. Auf jeder Stufe der Hierarchie werden nur die aktuelle Position und alle Unterpunkte dargestellt. So bleibt dieser Frame auch bei sehr vielen Dokumenten stets übersichtlich. Die Datenbank selbst ist so konfigurierbar, daß jedes Dokument nicht nur in einem Kontext erscheinen kann. Netficient unterstützt bis zu fünf Gliederungen, zehn Ansichten und vier Deskriptoren pro Dokument. Wie das bereits beschriebene Zeitintervall sind diese Funktionen optional einstellbar.

Aktuell läßt sich jeder Power-Publishing-Datenbank eine Archivdatenbank und eine Feedback-Datenbank zuordnen. Dazu gibt es unterstützende Tool- oder Dokument-Container, Diskussionsdatenbanken und Schwarze Bretter. Die Entwickler arbeiten aber bereits an weiteren Datenbanken. "Easy Publishing" wird eine abgespeckte Version des Power Publishing realisieren. Dazu wird es noch einen Teamroom und einen Stellenmarkt geben. Diese erweiterte Funktionalität verspricht Projektleiter Mathias Hermainski bis Anfang nächsten Jahres.

Netficient ist nur für Unternehmen interessant, die neben Domino-Servern (ab Version 4.5) auch Notes-Clients einsetzen. Diese sind nämlich für das Erstellen der Dokumente erforderlich.

Das Produkt wird über Partner vertrieben, die neben Installation und Schulung auch Anpassungen leisten. Die Positionierung als Intranet-Werkzeug greift zu kurz, Netficient eignet sich genauso gut für Internet-Sites. Die Preise orientieren sich an der Anzahl der Server-CPUs. Für NT-Server sind 10000 Mark, für Unix-Server 25000 Mark pro CPU angekündigt. Weitere Informationen sind unter http://www.netficient.de abrufbar.

*Volker Weber arbeitet als freier Journalist in Darmstadt.