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03.04.2008

Netzwerke lösen Hierarchien ab

Online-Meetings, Wikis oder Blogs verändern die Zusammenarbeit in und zwischen Firmen. Richtig effektiv werden diese Web-Anwendungen erst durch eine offene und kooperative Kommunikationskultur.

Unternehmen arbeiten in zentralen Bereichen wie Entwicklung, Produktion oder Vertrieb mit immer mehr Partnern weltweit Hand in Hand. Teams finden sich häufiger zu zeitlich befristeten Projekten zusammen, deren Mitglieder sind oft rund um den Globus verstreut und müssen ihre Aufgaben unabhängig von Zeit und Ort erledigen können. "Diese Teams müssen schnell und flexibel reagieren, Entscheidungen treffen und Ergebnisse liefern. Lange Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse sind da hinderlich", erläutert Nicole Dufft, Geschäftsführerin des Berliner Marktforschungsunternehmens Berlecon Research.

Weltweiter Datenzugriff

Eine Lösung bietet die Webbasierende Zusammenarbeit über Standort-, Firmen- und Ländergrenzen hinweg. Sie hat sich beispielsweise bei Behr Industry, Spezialist für Motorkühlsysteme in Kraftfahrzeugen, zu einem wichtigen Erfolgsfaktor entwickelt. "Über Online-Konferenzen arbeiten wir mit unseren Entwicklern und Konstrukteuren weltweit viel effektiver zusammen", erklärt Horst Rothenhöfer, Leiter Entwicklung Motorkühlung. "Wir können die 3D-Modelle von Kühlsystemen jetzt in Echtzeit von allen Seiten betrachten, im Detail bearbeiten und wechselseitig auf unseren Bildschirminhalt zugreifen."

Zuvor gestaltete sich der Entwicklungsprozess bei Behr Industry viel komplizierter. Die 3D-Konstruktionszeichnungen wurden in Powerpoint-Präsentationen dargestellt, mit umfangreichen Beschreibungen versehen und per E-Mail mehrmals hin- und hergeschickt. "Jetzt reicht in der Regel ein Online-Meeting von ein bis zwei Stunden aus, da jeder Teilnehmer gleichzeitig das 3D-Modell vor Augen hat und genau weiß, wovon wir reden, auch wenn er eine andere Muttersprache spricht", betont Rothenhöfer.

Effizienter und günstiger

Der Einsatz von Collaboration-Tools wie Video- und Web-Konferenzen spart zudem erheblich Reisezeit und -kosten ein. Die Konferenzen lassen sich mittlerweile sehr einfach über den Notes- oder Outlook-Kalender aufsetzen, externe Agenturen oder Kunden via E-Mail dazu einladen. Die deutschen Cisco-Mitarbeiter beispielsweise führen in Vertrieb, Entwicklung oder Marketing häufig Web-Sitzungen mit ihren Kollegen in den USA. "Das spart Zeit und Kosten und führt zu schnelleren Entscheidungen, da alle wichtigen Leute über die Online-Konferenz erreichbar sind", sagt Thomas Boele, Technical Marketing Manager bei Cisco Systems. Cisco geht laut Boele von einer Reisekostenreduktion von bis zu 20 Prozent (und einer damit verbundenen Senkung der CO2-Emissionen um bis zu zehn Prozent) innerhalb eines Jahres aus.

Unabhängig von Zeit und Ort

Web-basierende Kommunikation bietet neue Optionen für die weltweite Zusammenarbeit. Es ist alltäglich geworden, mit Kollegen und Geschäftspartnern über das Internet rund um den Globus zu kommunizieren, Wissen auszutauschen und Ideen weiterzuentwickeln. Die elektronische Zusammenarbeit überwindet Standort-, Firmen- und Ländergrenzen und ist unabhängig von Zeit und Ort. Das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik (FIT), Sankt Augustin und Aachen, beispielsweise nutzt virtuelle Teamräume, um das Projekt- und Dokumenten-Management standortübergreifend zu verbessern und seine Mitarbeiter effektiver zu vernetzen.

"Wir legen Dokumente in Themenordnern ab oder sortieren sie nach Ähnlichkeit. Dadurch vermeiden wir Doppelarbeit und dämmen auch die vielen Anfragen per E-Mail ein", erläutert Wolfgang Prinz, Leiter des Forschungsbereichs Kooperationssysteme am Fraunhofer-FIT und Professor an der RWTH Aachen. Das System visualisiert, welcher Mitarbeiter mit wem gemeinsam an welchem Thema arbeitet. "Durch diese Querbezüge zwischen Partnern, Dokumenten und Arbeitspaketen erhalten wir ein konsistentes Gesamtbild des Projekts und können Netzwerke und Kompetenzen schnell identifizieren. Die Zusammenarbeit wird effizienter."

Stärker vernetzt im Web 2.0

Zusätzliches Potenzial bieten Web-2.0-Anwendungen. Web 2.0 steht für ein stärker vernetztes, offenes Internet, das jeder Nutzer als Teil eines Netzwerks aktiv mitgestalten kann, indem er Inhalte bereitstellt, verändert und ergänzt. Unter dem Sammelbegriff Social-Software haben sich im modernen Mitmach-Web neue Medienformate und Anwendungen wie Blogs, Wikis, Communities oder Social-Bookmark-Dienste etabliert, die die Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit im Netz unterstützen. Ihr gemeinsames Kennzeichen: Die Nutzer organisieren, teilen und bewerten hier ihr Wissen und ihre Daten selbst und schließen sich zu Communities mit Menschen gleicher Interessen oder Einstellungen zusammen.

Das Web 2.0 bietet große Chancen für Unternehmen, wenn sie das Wissen und die Ideen ihrer Mitarbeiter, Partner und Kunden systematisch nutzen und den intensiven und unbeschränkten Austausch von Informationen zulassen. Einfache Web-Applikationen wie Wikis oder Blogs bieten die technische Basis für die Umsetzung dieses sehr demokratischen Ansatzes. Denn sie ermöglichen schnellere und gezielte Kommunikation zwischen Benutzergruppen, vorausgesetzt, die Anwender nehmen teil und die Unternehmensrichtlinien unterstützen diese Aktivität. "Es ist daher sehr wichtig, diese Instrumente in die täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeiter zu integrieren", meint Nicole Dufft von Berlecon Research.

Wikis als Enzyklopädien

Am häufigsten verwenden Unternehmen Wikis, um das Wissen ihrer Mitarbeiter zu bündeln. Ein Beispiel ist der Gesundheitsversorger B.Braun Melsungen mit seinem Sharing-Expertise-Programm. Dazu Tilo Jandt, Projekt-Manager Knowledge- Management bei B.Braun: "Es geht darum, das Wissen unserer Mitarbeiter in einem zentralen Datenpool zusammenzufassen, weltweit zu finden, zu teilen und auszutauschen." Neben virtuellen Projekträumen setzt das Unternehmen auch mehrere Wikis ein.

Diese dienen als Unternehmens-Enzyklopädie (Lexikon, Glossar) oder Wissensdatenbank (Dokumentation von unstrukturiertem, aber vernetztem Wissen), als Dokumentationssystem für technische Applikationen oder auch als Plattform für die Projektdokumentation, auf der Projektteams Informationen zentral sammeln und organisieren können. Weitere Einsatzgebiete der Wikis bei B.Braun sind strategisches Marketing (Kommunikation in globalen Teams) und zukünftig auch E-Learning. Der Gesundheitsversorger achtet bei den Wikis auf hohe Sicherheit (Single-Sign-on, Identitäts-Management) und die Einbindung in die Portalsuche.

Offenere Kultur notwendig

Laut Projekt-Manager Jandt verlangen die Web-2.0-Elemente von den Mitarbeitern eine Änderung der Arbeitsweise und vor allem einen Kulturwandel. "Der Gedanke Wissen ist Macht hat jetzt ausgedient; gefragt ist vielmehr, sein eigenes Wissen zu teilen und auszutauschen." Das erfordere mehr Offenheit und auch Fingerspitzengefühl, wenn es darum geht, Einträge von Kollegen zu verändern oder zu kommentieren. Zudem müssten die Anwender grundsätzlich zur Zusammenarbeit bereit sein und die neuen Tools akzeptieren, so Jandt.

Eine große Veränderung kommt auch auf Manager zu. Denn Web-2.0-Technologien wie Blogs, Wikis, Social Software oder Tools wie Video- und Web-Konferenzen verändern langfristig die Kooperationskultur in und zwischen Unternehmen. "Vernetzte, projekt- oder themenbasierte Zusammenarbeit lösen hierarchische Organisationsstrukturen schrittweise ab. Gefragt ist eine offene, dialogfähige Unternehmenskultur", betont die Berlecon-Geschäftsführerin. Das heißt, die Führungskräfte sollten nicht nur kontrollieren, sondern müssen ihr Wissen teilen und vor allem in Blogs Kritik und kontroverse Diskussionen zulassen.

Das fällt nicht allen leicht. "Dabei kann man viel erreichen, wenn die Diskussion offen und über Hierarchiegrenzen hinweg erfolgt", berichtet Andreas Essing, Produkt-Manager Systemintegration für Collaborations-Lösungen, Siemens IT Solutions and Services, von seinen Erfahrungen. Siemens nutzt Blogs intern zur Diskussion von Entscheidungen, zur unstrukturierten Informationsverteilung oder auch zum Austausch unterschiedlicher Meinungen.

Wie Web 2.0 die Kommunikation mit den Endkunden verbessert, zeigt der Blog des Tiefkühlkost-Herstellers Frosta. Er verfügt über eine Kommentarfunktion und ist damit offen für Produktkritik. "Wir akzeptieren negative Kommentare und wollen, dass die Diskussion auf unserer eigenen Seite stattfindet, nicht irgendwo im Internet", erklärt Felix Ahlers, Vorstand Vertrieb bei Frosta. "Diese transparente Art der Kommunikation macht uns glaubwürdig und hat positiven Einfluss auf unsere Marke."

Offenheit nach innen und außen kann sich für alle Unternehmen auszahlen, die Collaboration-Tools und das Web 2.0 etwa für Entwicklung, Vertrieb oder Marketing nutzen. Wichtig ist dabei das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern, dass diese die Tools verantwortungsvoll und klug einsetzen. Auf der anderen Seite stehen klare Vorgaben durch das Management und Regeln, die den Sicherheitsinteressen des Unternehmens Rechnung tra-gen. Die große Herausforderung liegt darin, eine Balance zwischen Freiheit und Kontrolle zu finden. (hk)

Interaktivität ist Trumpf

Grundlegendes Merkmal der Web-basierenden Collaboration-Tools ist ihre hohe Interaktivität. Beim Desktop- und Application-Sharing können die Nutzer über das Internet den Bildschirm des jeweils anderen Teilnehmers sehen und gemeinsam Dokumente oder Grafiken bearbeiten. Die Web-Konferenz lässt sich dann einfach mit einer Telefon- oder Videokonferenz verbinden.

Für das Projekt-Management bieten sich virtuelle Teamräume im Internet an, in denen die Projektmitglieder ihre Kalender, Arbeitspläne und Dokumente ablegen und verwalten, Aufgaben verteilen und Meilensteine festlegen. Auch Wikis können diese Funktion erfüllen. Darüber hinaus eignen sich Wikis sehr gut als gemeinsame Know-how-Sammlung und Wissensbasis in Qualitätssicherung, Forschung und Entwicklung, für Marketing-Kampagnen oder E-Learning.

Blogs bieten eine sehr gute Plattform für den Austausch von Erfahrungen zwischen Mitarbeitern, Partnern und vor allem Kunden. Ähnlich funktioniert Social Bookmarking. Hier kann eine Gruppe von Internet-Nutzern Lesezeichen sammeln, kommentieren und bewerten.