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11.02.1977

Neue Gemeindekassenverordnung (GemKVO) seit 1.1.1977:Speicherbuchführung:Mikrofilm jetzt zulässig

Nachdem die Bundesländer vor einigen Jahren das Gemeindehaushaltsrecht gründlich modernisiert hatten, bedurfte auch das kommunale Rassenrecht dringend einer Reform. Im Vordergrund dieser Bestrebungen stand die fortschreitende Automation in den Städten und Gemeinden, und damit auch im kommunalen Finanzwesen. Zum 1. Januar 1977 sind nun in den meisten Bundesländern die neuen Vorschriften in Form einer Verordnung unter dem Namen "Gemeindekassenverordnung" - abgekürzt GemKVO - in Kraft getreten. Die verbleibenden Länder, die es nicht mehr schafften, die bundeseinheitlich erarbeiteten Bestimmungen in Geltung zu setzen, weiden in einem Jahr folgen.

Wie dringlich die Reform der kassenrechtlichen Vorschriften war, wird bereits deutlich, wenn man bedenkt, daß die bisherigen Regelungen - in den meisten Bundesländern ist es die Rassen- und Rechnungsverordnung - im wesentlichen unverändert aus den dreißiger Jahren stammen.

Höchste Zeit für Neuregelungen

Die neuen Vorschriften sind wesentlich knapper als ihre Vorgänger. Das kommt daher, daß zahlreiche Bestimmungen nicht mehr aufgenommen sind. Man wollte es den Gemeinden überlassen, die Einzelheiten ihrer Organisations- und Buchführungsform im Kassenwesen zu bestimmen, wobei die Anwendung der Datenverarbeitung erste Priorität erhält. So war in den alten Vorschriften zum Beispiel die Handbuchführung als die übliche Form der Buchführungstechnik in allen Einzelheiten beschrieben, während doch heute bereits allenthalben automatisierte Datenverarbeitungsverfahren eingesetzt werden.

Es war höchste Zeit, für das kommunale Kassenwesen verbindliche Regelungen zu erlassen, denn überall in der Bundesrepublik arbeiten die Kommunalkassen bereits mit Hilfe der Computer. Mindestens ist das bei den Großstadtkassen der Fall. Aber auch 4 bei den kleineren und mittleren Städten und Gemeinden schreitet die Automatisierung rasch fort; mehr und mehr werden ihre Kassen mit Hilfe der Datenfernverarbeitung an Gemeinsame Kommunale Datenverarbeitungszentralen (GKD) angeschlossen.

Materielles Recht bringt die Gemeindekassenverordnung nicht, sie regelt nur Formal- beziehungsweise Verfahrensvorschriften.

Keine unbefugten Eingriffe

Wenn die Bücher in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt werden, nennt man diese Buchführung "Speicherbuchführung" (§ 24 GemKVO). Ähnliche Anforderungen wie an automatisierte Anordnungsverfahren werden auch an die Speicherbuchführung gestellt: Es dürfen nur gültige, dokumentierte, geprüfte und freigegebene Programme verwendet werden. Die Daten müssen vollständig und richtig erfaßt, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden. Sie dürfen nicht verlorengehen und unbefugt verändert werden. In das automatisierte Verfahren darf nicht unbefugt eingegriffen werden. Buchungen müssen noch zehn Jahre lang jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können. Schließlich müssen bei all dem die einzelnen Tätigkeitsbereiche personell gegeneinander abgegrenzt werden.

Zwingend: Reproduzierbarkeit

Da die Gemeindekassenverordnung jeder Gemeinde die Buchführung, die sie einführen und anwenden will, überläßt, ist es folgerichtig, daß der Bürgermeisters verpflichtet wird, die Form und die Einzelheiten zu bestimmen. Ganz besonders sorgfältig müssen diese Bestimmungen bei Speicherbuchführung ausgestaltet sein. Hier erweist sich der Vorteil genauer Anwendungshandbücher von EDV-Verfahren, wie sie zwar bei weitem noch nicht überall gebräuchlich sind, sich aber mehr und mehr durchsetzen.

Bei Speicherbuchführung können die Bücher während der ganzen Aufbewahrungszeit Datenträger sein; es ist lediglich sicherzustellen, daß ihr Ausdruck rasch erfolgen kann. Auch ist es jetzt erlaubt, die Bücher statt auf Papier, auf Mikrofilm auszugeben und sie in dieser Form aufzubewahren. Im allgemeinen soll die Verfilmung aber erst nach Abschluß der überörtlichen Prüfung erfolgen. Auch mikroverfilmte Bücher und Belege müssen jederzeit auf Papier reproduziert sein.

- Heinrich Adolphs ist Kreisoberamtsrat bei der Kreisverwaltung Siegburg und für die EDV-Revision im Rhein-Sieg-Kreis zuständig.