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09.12.1983

Neue Gesetze erfordern intensive Programmänderungen:Rückrechnung bald ein "Muß" für LuG-Software

Im Rahmen der Begleitgesetze zum Bundeshaushalt 1984 werden derzeit Änderungen beschlossen, die tiefgreifende Arbeiten in Programmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach sich ziehen, sofern diese noch benutzbar bleiben sollen.

Wenn im Augenblick auch noch nicht alle Fragen zum praktischen Einsatz der Gesetze eindeutig geklärt sind, wie die letzte Tagung "Personal-Informations-Systeme in der Diskussion" in Lahnstein gezeigt hat, so scheint es doch interessant, einen vorläufigen Überblick zu geben über Erweiterungen, die zu programmieren sind.

Bereits auf dem 2. Fachforum Lohn- und Gehaltsabrechnung der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. im Juni 1983 wurde frühzeitig auf den Inhalt und die Auswirkungen aufmerksam gemacht. Inzwischen sind auch die Krankenkassen dabei, in Lehrgängen die Handhabung der sogenannten Einmalzahlungen den Firmen auseinanderzusetzen.

In dem neuen Recht tritt deutlich ein zunehmendes Auseinanderlaufen der Steuer- und Sozialversicherungs-Gesetzgebung zutage. Der Begriff - der Einmalzahlungen erlangt besondere Bedeutung. Einmalzahlungen können mit den "sonstigen Bezügen" aus dem Steuerrecht identisch sein, müssen es aber nicht.

Zu den Einmalzahlungen gehören im Sinne des ° 385 Abs. 1 a Satz 1 RVO alle Bezüge, die nicht für die Arbeit in einem Lohn gezahlt werden (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Abfindungen - soweit nicht steuerfrei -, Aktienüberlassungen). Man wird später im einzelnen nachlesen können, was nun genau zu den Einmalzahlungen und zu dem Entgelt für die Arbeit in einem einzelnen Monat gehört. Für die Definition der Lohnart kann jedenfalls gesagt werden, daß für die Eigenschaften "Einmalzahlung" im Sinne des Gesetzes ein besonderes Schlüsselkennzeichen zu vergeben ist.

Für die Einmalzahlungen gilt das Zuflußprinzip, das heißt es kommt darauf an, in welchem Monat die Einmalzahlung geleistet wird. Um zu berechnen, welches SV-Brutto für die Einmalzahlung zugrundezulegen ist, muß die Differenz zwischen der Bemessungsgrenze und dem bisherigen SV-Brutto im laufenden Monat und in den Vormonaten des laufenden Jahres errechnet werden. (Zur Verdeutlichung siehe Tabelle)

Rückrechnung ab '85

Ab 1985 gilt zusätzlich, daß Einmalzahlungen, die in den ersten drei Monaten eines Jahres geleistet werden, auf den Dezember des Vorjahres zurückgerechnet werden müssen, sofern nicht ausreichend freie Beträge zur Verfügung stehen.

Da wegen der niedrigeren Bemessungsgrenze zunächst die KV-Beiträge untersucht werden müssen, entscheiden diese zuerst, ob eine Rückrechnung in das alte Jahr vorgenommen werden muß. Ist der Arbeitnehmer in dem betreffenden Monat nicht KV-pflichtig, so kann gleich der zweite Teil der Prüfung im Hinblick auf freie Beträge für die Rentenversicherung vorgenommen werden.

Kommen in den Monaten Januar bis März mehrere Einmalzahlungen vor, so ist jede Zahlung unabhängig von den anderen zu behandeln. Hierbei bleiben nur solche Einmalzahlungen im laufenden Jahr, für die ausreichend freie Beträge vorhanden sind. Die anderen werden, wie erwähnt, auf den Dezember des Vorjahres zurückgerechnet.

Für mehrere Einmalzahlungen des laufenden Jahres gilt ebenfalls, daß jeweils mit den restlichen freien Beträgen gearbeitet werden muß, welche früher vorkommende Einmalzahlungen übriglassen.

Ungeklärt ist bisher, ob und inwieweit Einmalzahlungen durch Rückrechnung korrigiert werden dürfen. Bisher herrscht die Meinung vor, daß zumindest eine falscherweise zu gering berechnete Einmalzahlung nur durch eine weitere Einmalzahlung im nachfolgenden Monat korrigiert werden kann.

Bei der Berechnung der freien Beträge ist zu berücksichtigen, daß infolge Eintritt, Austritt, Unterbrechungen Monate mit weniger als 30 SV-Tagen vorkommen können. Hierbei sind die zeitanteiligen Bemessungsgrenzen zu beachten.

Für die Berechnung ist im übrigen zu beobachten, welcher SV-Schlüssel im Zeitpunkt des Zuflusses des Einmalbezuges gilt, das heißt ob der Arbeitnehmer im Zeitpunkt des Zuflusses KV-pflichtig, RV-pflichtig oder AV-pflichtig ist. Ist der Arbeitslosen im Monat des Zuflusses zum Beispiel nicht AV-pflichtig (Arbeitnehmerversicherungspflichtig), so bleiben die AV-Beiträge außer Ansatz.

War er über bestimmte Zeiten des laufenden Jahres nicht AV-pflichtig, so sind für diese Zeiten keine freien Beträge vorhanden. Dasselbe gilt für Zeiten ohne KV-Pflicht oder RV-Pflicht. Für Zeiten mit Kurzarbeit und Schlechtwettergeld ist das entsprechende fiktive Entgelt zum SV-pflichtigen Verdienst hinzuzuaddieren.

Weiterhin ist zu beachten, daß für die Berechnung der Einmalzahlungen auch Zeiten, in denen derselbe Arbeitnehmer im laufenden Jahr bei demselben Arbeitgeber beschäftigt war, zu berücksichtigen sind. Es spielt hierbei keine Rolle, ob der Arbeitnehmer einmal oder mehrmals bei der Firma des Arbeitgebers aus- und eingetreten ist.

Von einem modernen Lohn- und Gehaltsprogramm kann man erwarten, daß es die Rückrechnung in frühere Monate ausführen kann. Bei irgendwelchen Änderungen in den Stammdaten des früheren Monats oder bei nachträglich eingegebenen Änderungen der Bezüge oder Abzüge wird der betreffende Monat nochmals neu abgerechnet.

Durch Eingabe derartiger Änderungen können sich nun auch die Voraussetzungen, unter denen die Einmalbezüge berechnet wurden, verändern. Bei der Rückrechnung muß das Programm deshalb stets untersuchen, ob in demselben oder in einem späteren Monat Einmalzahlungen vorkamen. In diesem Fall muß eine zusätzliche Rückrechnung beziehungsweise Neuberechnung der Einmalzahlungen ausgelöst werden.

Zusatzfeld für Einmalbezüge

Die Rückrechnung im laufenden Jahr wird übrigens indirekt auch damit verlangt, daß zum Beispiel Zahlungen nach Ende der Beschäftigung in den letzten Monat der Beschäftigung zurückzurechnen sind. In dem Fall, in dem zum Beispiel Krankengeld für die Zeit vom April bis Juni bezahlt wird und der Arbeitnehmer Ende Juni ausscheidet, muß im November bezahltes Weihnachtsgeld dem Juni zugeordnet werden. Mehrere Einmalzahlungen, welche in dem selben Monat bezahlt werden, können vom Programm im Lohnkonto wie eine Einmalzahlung behandelt werden. Im Lohnkonto muß deshalb auf jeden Fall ein zusätzliches Feld für die Einmalbezüge angelegt werden. Aus Gründen der vereinfachten Nachrechnung scheint auch sinnvoll zu sein, die Summe der beitragsfrei gebliebenen KV-, RV-, AV-Werte im Lohnkonto zu speichern.

An ein gutes Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm wird heute auch die Forderung nach maschinellen DEVO/DÜVO-Verfahren gestellt. Auch hier ergeben sich einige Veränderungen. Der genaue Wortlaut der Änderungen in der Datenerfassungs-VO steht allerdings noch nicht fest. Fest steht schon, daß mit dem neuen Recht eine Vielzahl zusätzlicher Berichtigungsmeldungen abgegeben werden müssen. Außerdem ist eine neue Satzart vorgesehen, mit der Einmalzahlungen gemeldet werden müssen, wenn zum Beispiel infolge Unterbrechungen keine Jahresmeldung erforderlich ist.

Das Vermögensbeteiligungsgesetz sieht für Kapitalbeteiligungen und Arbeitnehmerdarlehen eine Erhöhung des sparzulagenbegünstigten Betrages auf 936,- DM vor. Hierfür ist eine weitere Anlageart vorzusehen gegenüber den Prämienspar-, Bauspar- und Lebensversicherungsverträgen.

Zusammenfassend kann man sagen, daß das schon früher prognostizierte "AUS" für viele einfache Lohn- und Gehaltsprogramme nun doch eintreten wird und umgekehrt die Bedeutung der Wartung bei guten Programmen voll zutage tritt.

*) Dipl.-Ing. Heinrich Baumann ist Allein-Inhaber der H. Baumann Unternehmensberatung in Sindelfingen.