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08.10.1999 - 

IT in der Medienbranche/SAP-Entwicklungspartner krempelt seine IT-Strategie um

Neue IT sorgt jeden Morgen für druckfrische Zeitungen im Briefkasten

Der Verlag der "Rheinischen Post" in Düsseldorf hat seine IT-Struktur vollständig umgebaut. Dabei spielte SAP R/3 eine tragende Rolle. In Düsseldorf werden jetzt auch medienspezifische Komponenten für Anzeigen-Management und Medienvertrieb eingesetzt, die von den Düsseldorfer Brancheninsidern mitentwickelt wurden. Hans-Dieter Baumgart* skizziert Vorgehen und Einsatz.

Die Rheinisch-Bergische Druckerei- und Verlagsgesellschaft, Düsseldorf, setzt nun auch die medienspezifischen Komponenten von R/3, also Advertising-Management (IS-M/AM) und Media Sales and Distribution (IS-M/SD), ein. Das Gesamtpaket von SAP bildet die strategische Plattform für den Aufbruch ins neue Jahrtausend.

Mit einer Auflage von täglich rund 400000 verkauften Exemplaren und mehr als eine Million Lesern ist die "Rheinische Post" zur Zeit die drittgrößte regionale Abonnement-Tageszeitung in Deutschland.

29 Lokalausgaben verdeutlichen die Nähe des Blattes zum Leser im Verbreitungsgebiet Düsseldorf, Niederrhein und Bergisches Land. Herausgeber ist die Rheinisch-Bergische Druckerei- und Verlagsgesellschaft mbH, die in Verlag und Redaktion etwa 1600 Mitarbeiter beschäftigt. Der Verlag weist für das Geschäftsjahr 1998 einen Umsatz von zirka 700 Millionen Mark aus. Er unterhält Beteiligungen an deutschen, tschechischen, slowakischen und polnischen Zeitungsverlagen und engagiert sich bei Radiosendern und Fernsehstationen. Weiterhin erschließt sich die "Rheinische Post" kontinuierlich neues elektronisches Business im Internet und fungiert als Internet-Provider.

Zeitungsverlage stehen vor einer großen Herausforderung: Tag für Tag müssen innerhalb kurzer Zeit immense Datenmengen verarbeitet werden, um ein aktuelles Produkt wie die "Rheinische Post" herzustellen. Dazu bedarf es einer fein abgestimmten Produktion und einer flexiblen Logistik: Der Leser erwartet jeden Morgen pünktlich ein druckfrisches Exemplar seiner Zeitung im Briefkasten beziehungsweise am Kiosk.

Im Rahmen der Neuausrichtung der IT konnten gleichzeitig die in die Jahre gekommene Mainframe-Technik sowie überalterte Software ohne Jahrtausendfähigkeit und mit ihrem hohen Pflege- und Betriebsaufwendungen abgelöst werden.

Um den vielfältigen Herausforderungen einer veränderten Medienlandschaft zu begegnen, hat sich die "Rheinische Post" mit einer gründlichen Reorganisation ihrer Informationstechnologie auf den Weg ins neue Jahrtausend vorbereitet.

In der Praxis der "Rheinischen Post" bedeutet die Ausrichtung auf eine einheitliche Plattform die Kombination betriebswirtschaftlicher Standardmodule von R/3 mit den Branchenmodulen IS-M/AM für das Werbe-Management und IS-M/SD für den Medienvertrieb. Die integrierte Branchenlösung "SAP Media" soll in der Kopplung mit den Produktionssystemen der Firmen Alfa und Pape & Partner eine zukunftssichere IT-Infrastruktur und eine konsequente Weiterentwicklung sichern, einschließlich der Option zur Integration neuer Technologien und Anwendungen.

Gemeinsam mit der RB Presse-Data GmbH als unternehmensinterner DV-Dienstleister und dem Kooperationspartner "Westdeutsche Zeitung", gehört die "Rheinische Post" zum Kreis der Entwicklungspartner von SAP und war an der Konzeption und Realisierung von SAP Media wesentlich beteiligt.

Mit Beginn der Entwicklung von IS-M/SD waren Spezialisten der RB Presse-Data, der "Rheinischen Post" und der "Westdeutschen Zeitung" dabei. Mittels ihrer Praxiserfahrung erarbeiteten sie die Modellierung der branchenspezifischen Funktionen und führten die System- und Integrationstests durch, bei denen es ins- besondere um das Zusammen-wirken mit Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft ging. Die Ergebnisse wurden in gemeinsamen Workshops analysiert und in die Weiterentwicklung eingebracht.

Bereits im September 1996 ging IS-M/SD bei beiden Zeitungen an den Start. Alle im Vertrieb anfallenden Prozesse von der Abwicklung der Logistik bis zur Rechnungsstellung werden komplett über IS-M/SD dargestellt. Die flexiblen Funktionen der Branchenkomponente ermöglichen eine aktivere Marktbearbeitung als zuvor. Sie wickeln alle Auftragsarten und Geschäftsprozesse rund um die Abonnentengewinnung und -verwaltung bis zum Einzelverkauf mit ganzheitlichen Prozessen ab. Und sie steuern mit gleicher Durchgängigkeit der Abläufe die gesamte Logistik: von der Auflagendisposition über den Versand und die Auslieferung bis zur Fakturierung einschließlich Zusteller- und Provisionsabrechnung.

Auch für das Anzeigen-Management der "Rheinischen Post" kommt SAP Media mit der Komponente IS-M/AM eine zentrale Rolle zu. Wie die "Westdeutsche Zeitung" und die RB Presse-Data brachte die "Rheinische Post" fachspezifisches Know-how in das Projekt ein, wobei es insbesondere auf eine optimale Unterstützung der dezentralen, ganzheitlichen Vorgangsbearbeitung ankam. Über offene Schnittstellen ist die SAP-Lösung mit den ebenfalls neu eingeführten Systemen für Produktionsplanung und Produktion verbunden. Diese erstmals in einer solchen Anwendungsbreite realisierte Integration erschließt der Zeitung neue Perspektiven zur Prozeßoptimierung.

Mit dem Produktivstart von IS-M/AM begann im Juli 1998 ein neues informationstechnisches Kapitel im Anzeigen-Management. IS-M/AM steuert seitdem alle Prozesse der Akquisition, Schaltung und Abrechnung von Anzeigen nach individuellen Verlags- und Kundenregeln. Die Gewinnung neuer Anzeigenkunden wird ebenso unterstützt wie der Abschluß von Verträgen und die Abwicklung von Aufträgen. Bei der "Rheinischen Post" erweist sich die Offenheit von IS-M/AM zudem als Schlüssel zur Gestaltung völlig neuer, integrierter Prozesse. Im Zusammenwirken mit technischen Systemen wird mit IS-M/AM eine neue Prozeßkette geknüpft, die von der Kundenakquisition bis zur belichtungsreifen Seite alle Abläufe miteinander verbindet. Das bringt wesentliche Änderungen in der Organisation mit sich; im Ergebnis wird ganzheitlicher und sehr viel dezentraler gearbeitet.

Die Einführung der beiden IS-M-Module verlangte allen Beteiligten größtes Engagement ab, durch die enge und vor allem frühzeitige Einbindung aller beteiligten Fachbereiche konnte aber eine effiziente Projektarbeit sichergestellt werden. Mit regelmäßigen Informationsveranstaltungen wurden die Mitarbeiter auf anstehende Veränderungen und die Arbeit mit den neuen Systemen vorbereitet.

In der praktischen Projektarbeit profitierten die Teams von den Verfahren und Tools der SAP-Einführungsunterstützung, wobei insbesondere der Implementation Guide überzeugte. Zu den positiven Erfahrungen während der Projektrealisierung gehört auch die Möglichkeit, betriebsspezifische Anforderungen mit gezielten Customizing-Definitionen schnell und einfach zu realisieren: Dadurch ließen sich Massenverarbeitung und Informationsbeschaffung deutlich beschleunigen und verbessern. Über das Customizing hinausgehende Anpassungen, die aufgrund der vorhandenen Organisationsstrukturen notwendig wurden, konnten über Eigenentwicklungen in der ABAP/4-Umgebung abgebildet werden.

Kundennähe und höhere Qualität der Planwerte

Man ist sich in der Beurteilung des neuen Verfahrens einig: Geschäftsprozesse können jetzt integriert und transparent abgewickelt werden. Die dezentrale, ganzheitliche Vorgangsbearbeitung verhilft den Mitarbeitern zu mehr Verantwortung, beschleunigt die Abläufe und erhöht die Qualität der Geschäftsprozesse. Informationen werden sehr viel schneller im Online-Betrieb dargestellt und damit die Reaktionszeiten gegenüber den Kunden drastisch reduziert: Eine zügige Abwicklung von Verkaufsaktivitäten, eine bessere Marktausschöpfung und mehr Kundenzufriedenheit sind die Folgen. Zudem stellen die Projektverantwortlichen fest, daß die Integration der Prozesse und die damit verbundene Sicherheit in den Anwendungen die Fehlerquote im operativen Geschäft deutlich vermindern.

Seit Mitte des Jahres befindet sich das Gesamtprojekt in der Konsolidierungsphase: Die SAP-Standardanwendungen FI, CO, AM und MM befinden sich ebenso wie die Branchenmodule M/AM und M/SD im vollen Produk- tionsbetrieb. Insbesondere bei letzteren bringt die "Rheinische Post" ihre Erfahrungen in die Entwicklung der weiteren Re- leases und Versionen ein. Hohe Priorität hat die Überprüfung und erneute Überarbeitung der mit den neuen IV-Systemen eingeführten Geschäftsprozesse. Da- mit rücken nun aber auch andere Zukunftsperspektiven ins Blickfeld: Im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierung sieht die "Rheinische Post" SAP Media als Basis für die Anbindung neuer Technologien in der Versandtechnik und die Verknüpfung von Geschäftsprozessen mit dem Internet.

ANGEKLICKT

Die "Rheinische Post" hat sich zielstrebig in neue informationstechnologische Richtungen bewegt. Die Gründe dafür sind vielfältig: Die Digitalisierung verändert die Medienlandschaft. Die Verknüpfung geschäfts- und produktionsrelevanter Abläufe zu durchgängigen Funktionsketten wird angesichts steigenden Wettbewerbs- und Kostendrucks zu einem bedeutenden Faktor. Veränderte Kundenwünsche verlangen nach einer flexiblen Angebotspolitik. Umfassende und schnelle Informationen werden zu einer wesentlichen Voraussetzung für erfolgreiche Betätigung auf den Märkten. Das Verlagshaus setzt dafür neue, teils in Zusammenarbeit mit SAP entwickelte Software-Tools ein.