Von Marzena Fiok
Seit 1.1.2006 müssen Selbstständige dem Finanzamt gegenüber nachweisen, dass sie ihren Betriebs-Pkw zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen. Wird diese Grenze nicht überschritten oder hat ein Selbstständiger keine Aufzeichnungen geführt, hat das weit reichende steuerliche Konsequenzen. Darauf weisen die Experten des Haufe-Verlages hin.
In diesem Fall darf der gewinnerhöhend zu berücksichtigende Privatanteil nämlich nicht mehr nach der pauschalen und oft günstigeren Ein-Prozent-Regelung ermittelt werden. Der Wert für die private Nutzung muss vielmehr geschätzt werden. Um das Finanzamt überzeugen zu können, dass ein betriebliches Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent genutzt wird, muss nach einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministerium übrigens nicht zwingend ein Fahrtenbuch geführt werden. Es genügen somit auch formlose Aufzeichnungen (BMF, Az.: IV B 2 - S 2177).
Als Nachweis akzeptieren die Finanzämter folgende Aufzeichnungen:
3 Eintragungen in einem Terminkalender
3 Daten aus Reisekostenabrechnungen
3 Abrechnung der gefahrenen Kilometer gegenüber Auftraggebern
3 Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten, in denen festgehalten wird, aus welchen Gründen ein Unternehmer betrieblich mit seinem Fahrzeug unterwegs war und wie hoch die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums jeweils waren
Auf Nachweise verzichtet das Finanzamt jedoch, wenn sich aus Art und Umfang der Betätigung eines Selbstständigen ergibt, dass dieser die 50-Prozent-Grenze üblicherweise überschreiten wird. Das ist der Fall, wenn viele Kundenbesuche wie bei Handwerkern durchgeführt werden. Zählt der Fuhrpark eines Unternehmers mehrere Fahrzeuge, gilt diese Vermutung nur für das Fahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung. Für alle anderen Fahrzeuge erwartet das Finanzamt wieder Nachweise über den Umfang der betrieblichen Nutzung.
Tipp der Haufe-Experten
Beachten Sie jedoch, dass die Auslegung, wann ein Unternehmer nach Art und Umfang seiner Betätigung überwiegend auf seinen Pkw angewiesen ist, je nach Bearbeiter in den Finanzämtern individuell ausgelegt werden kann. In diesem Fall sollten Sie auf jeden Fall für drei Monate im Jahr 2006 ein "abgespecktes" Fahrtenbuch führen. Aufzuzeichnen sind nur betriebliche Fahrten.
Firmenwagen für Arbeitnehmer
Für einen Firmenwagen, der von Mitarbeitern genutzt wird, muss die 50-prozentige betriebliche Nutzung nicht nachgewiesen werden. Sie gilt automatisch als erfüllt. Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH brauchen also keine speziellen Aufzeichnungen aufgrund dieser Neuregelung zu führen. Interessant dürfte auch die Anstellung von Familienangehörigen sein. Wird diesen mitarbeitenden Verwandten jeweils ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt, bleibt es bei der Ermittlung der Lohnsteuer stets bei der Ein-Prozent-Regelung. Im Betrieb schlägt der Pkw mit seinen gesamten Fahrzeugkosten gewinnmindernd zu Buche.
Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
Als betriebliche Fahrten gelten übrigens auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Bei langen Fahrtstrecken kann die mehr also 50-prozentige betriebliche Nutzung dadurch schnell nachgewiesen werden. Diese Auslegung gilt auch noch ab 1.1.2007, obwohl das Finanzamt die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb in Bezug auf die Entfernungspauschale für die ersten 20 Kilometer zur Privatsache erklärt hat.
Ist einmal das Finanzamt überzeugt, muss der Nachweis eigentlich nicht erbracht werden. Nur bei einer wesentlichen Veränderung müsste dem Finanzamt der Nachweis über die betriebliche Nutzung erneut erbracht werden. Eine wesentliche Änderung könnte nach dem BMF-Schreiben vom 7. Juli 2006 beispielsweise vorliegen, wenn ein Handwerker die Fahrzeugklasse ändert. Denkbar ist ein erneuter Nachweis jedoch auch dann, wenn ein Handwerker privat umzieht und die Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb deutlich geringer wird.
Mehr dazu bei www.haufe.de.