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30.04.1982 - 

CeBIT-Congress "Kommunikation im Büro":

Neue Techniken erfordern neue Organisationsstrukturen

HANNOVER (CW) - "Des einen Freud ist des anderen Leid" - so stellt sich kurzgefaßt die Situation des Anwenders dar, angesichts der Fülle neuer Angebote auf dem Sektor Bürokommunikation. Statt einer für seine Investitionsentscheidungen notwendigen Transparenz des Marktes muß der potentielle Nutzer feststellen, daß es auf seiten der Hersteller noch keine einheitliche Strategie für die unterschiedlichen Büroanforderungen und -größen gibt. Um die Informationsdefizite, und hier besonders im Bereich der Klein- und Mittelbetriebe, zu verringern, fand im Rahmen von CeBIT auf der diesjährigen Hannover-Messe erstmals ein Kongreß zum Thema "Kommunikation im Büro" statt.

Die Veranstalter waren neben dem Anwenderverband Deutscher Informationsverarbeiter (ADI) der Bundesverband für Büroorganisation e.V. (BVB), die Fachgemeinschaft Büro- und Informationstechnik des VDMA sowie die Deutsche Messe- und Ausstellungs-AG.

Einen Überblick über den derzeitigen Stand der Bürokommunikation gaben die beiden ersten Referenten, Helmut Röder von der IBM Deutschland und Walter Grau von der Colonia Versicherungs-AG. Ihre Prognosen für die zukünftige Entwicklung gingen in Richtung einer Integration der bisher getrennten Kommunikationsträger auf der Übertragungs- und Vermittlungsebene und im Bereich der Endgerätekompatibilität. Um die dazu notwendigen Prozeduren zu schaffen, sei allerdings eine Zusammenarbeit von Anwendern, Herstellern und Bundespost notwendig.

Die Innovation im Bereich der Bürokommunikation wird derzeit - wie Achim Musiol von der Siemens AG aufzeigte - auf drei Wegen vorangetrieben: durch technologische Verbesserungen an vorhandenen Geräten und Systemen, durch Automatisierung heute noch personell durchgeführter Bürotätigkeiten und durch Leistungsmerkmal-Integration von vorhandenen, aber getrennten Geräten und Systemen.

Auf die Arbeitswelt des Kunden hat die voraussichtliche technische Entwicklung Musiol zufolge weitreichende Folgen. Mit der Integration von Daten-, Text-, Festbild- und Sprachkommunikation über ein und dasselbe Gerät werde sich das bevorzugte Einsatzfeld von Büromaschinen auf die Bearbeitungs-Arbeitsplätze der Sachbearbeiter verlegen. Parallel dazu werde mit zunehmender Programmierung und maschineller Abwicklung der weitgehend schematisierten "Tagesaufgaben" die Trennung von Aufgabe (Sachbearbeiter) und Kompetenz und Verantwortung (Führungsaufgabe) hinfällig. Als Trend sah der Referent daher eine Verringerung der Führungskräfte in mittleren und großen Unternehmen.

Die Frage des Anwenders nach dem "Was - wofür" suchten Dr. Günther Widdel von der ADV/Orga F. A. Meyer GmbH sowie Michael Gora von A. D. Little zu beantworten. Maßstab für den Einsatz neuer Bürotechniken ist - so Dr. Widdel - zunächst die organisatorische Grundfrage, inwieweit allein lokale Kommunikation oder in welchem Umfang zusätzlich die Telekommunikation zu unterstützen sei. Im nächsten Schritt müsse in detaillierten Analysen geklärt werden, welche organisatorischen Einheiten und Personen wie häufig miteinander kommunizieren und welche Anforderungen an den Informationsaustausch zu stellen sind. Oberstes organisatorisches Kriterium für die Beurteilung der neuen Geräte und Techniken seien letztlich die mengen- und qualitätsmäßigen Kommunikationsanforderungen.

Gora, der Repräsentant von A. D. Little, betrachtet den Einsatz neuer Techniken im Büro unter dem Gesichtspunkt Kosten und Produktivitätssteigerung. Die höchsten Kosten fielen nicht bei den Schreibkräften an, sondern im Bereich des Managements und der gehobenen Sachbearbeiter, da sich deren Arbeit kaum systematisch erfassen und rationalisieren lasse. Trotzdem zeigten aber Analysen, daß durch den Einsatz neuer Techniken in allen Bereichen des Büros Produktionssteigerungen bis zu 20 Prozent möglich seien. Auf diese Weise ergäben sich nicht nur Rationalisierungseffekte, sondern auch eine erhöhte Schlagkraft und Flexibilität des Managements.

Mit den für die Anwender angesichts der Angebotsvielfalt besonders wichtigen kurzfristigen Perspektiven beschäftigte sich Dr. Karl H. Vöge von der Nixdorf Computer AG. Seiner Auffassung nach wird es ungeachtet der bisher sehr unterschiedlichen Strategien der Hersteller im Bürobereich nicht nur auf der Sekretariatsebene, sondern vor allem für den Sachbearbeiter und für das Management von Klein- und Mittelbetrieben ganz neue und wesentlich erweiterte Möglichkeiten geben. Als besonders wichtig hob Werner Sauer von der Philips Data Systems in seinem Koreferat hier die neuen Postdienste hervor. Sie böten aber nicht nur neue Möglichkeiten der Text- und Datenkommunikation, sondern erlaubten auch neue Organisationsformen im Büro. Es sei daher unbedingt erforderlich, bei den Überlegungen für die Anschaffung neuer Geräte und Systeme schon heute die Möglichkeiten dieser Dienste zu berücksichtigen.

Anwendersoftware wird immer wichtiger

Die Notwendigkeit einer weitsichtigen Planung unterstrich auch Dr. Ekkehard vom Berge von Telefonbau und Normalzeit. Auf der anderen Seite sei es aber gerade heute durch die Innovationssprünge im Fernmeldebereich für den Anbieter besonders schwierig, den richtigen Zeitpunkt für Investitionen zu finden. Als Prognosen für die Zukunft schälten sich jedoch drei Trends heraus. Zum einen sei die Innovationsgeschwindigkeit meist kleiner als ursprünglich angenommen, zweitens werde die Hardware der Hersteller immer ähnlicher und drittens komme es immer mehr auf die Anwendersoftware an. Vor einer Kaufentscheidung riet vom Berge daher, sich die Software vorführen und eingehend erläutern zu lassen.

Mit die wichtigste Zukunftsinvestition liegt nach Meinung von Dr. Rolf Berger vom Institut für Betriebsorganisation und Informationstechnik GmbH bei der Einführung neuer Techniken im Bürobereich in der Aus- und Weiterbildung. Kapitalinvestitionen würden künftig in ihrem Nutzen wesentlich von der lange vorher vorgenommenen Investition im Humanbereich bestimmt. Nur eine ständige Aus- und Weiterbildung erhöhe die Effizienz und die Produktivität des gesamten Wirtschaftssystems, außerdem spiele sie als Wettbewerbsfaktor eine wichtige Rolle. Ohne Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen dagegen könne dem Strukturwandel, der durch Automation aller Routinearbeiten, den zunehmenden Einsatz intelligenzverstärkender Informationstechnologien und den komplexen Kommunikationsverbund in der Arbeitsorganisation gekennzeichnet ist, nicht flexibel begegnet werden.