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Entwicklung eines Büroinformationssystems:


13.03.1981 - 

Neue Verantwortung für den EDV-Manager

Die Wirklichkeit in den meisten Unternehmen sieht anders aus als Diskussionen über das "Büro der Zukunft vermuten lassen: Da ist weder eine rasante Entwicklung von automatisierten Bürosystemen im Gange, noch wird systematisch nach Möglichkeiten der Produktivitätssteigerung im Büro gesucht. Grund: Skepsis gegenüber Bildschirm-Arbeitsplätzen und der Bedienungsfreundlichkeit neuer technischer Systeme.

Die Zukunft wird nicht sichtbar in Angriff genommen wie etwa zur Zeit der Einführung der Datenverarbeitung und der Schreibzentralen - sie macht sich vielmehr stückchenweise und meistens unkontrolliert breit.

Hier und da im Unternehmen werden Textverarbeitungsmaschinen installiert, um so leichter, wenn es sich um abgegrenzte Einzelbereiche handelt. Die neue Nebenstellenanlage kommt und bietet alle möglichen zusätzlichen Eigenschaften, an deren sinnvolle Nutzung sich die Mitarbeiter nur langsam gewöhnen (wie etwa Rufweiterleitung, Konferenzschaltung und Sondertasten der neuen Telefongeräte). Neue Kopiergeräte mit erstaunlichen Fähigkeiten stehen zur Verfügung; vereinzelt werden Fernkopiergeräte angeschafft. Neue geräuscharme Telexgeräte dringen in die Bürolandschaft vor, und die verschiedenartigsten Datensichtgeräte erscheinen an den Sachbearbeiter-Arbeitsplätzen, oft mit eigener dezentraler Verarbeitungs- und Speicherkapazität.

Dieses stückchenweise Vordringen neuer technischer Möglichkeiten im Büro kommt dadurch zustande, daß die traditionellen Einzelgeräte (Schreibmaschine, Kopiergeräte) und Einzelsysteme (Datenverarbeitung, Fernsprechsystem) zwar mit neuen Fähigkeiten ausgerüstet, jedoch wie bisher fallweise angeschafft werden unter unterschiedlicher Verantwortung, mit unterschiedlichen Planungsanforderungen.

Wirrwarr der Möglichkeiten

Die Fähigkeiten der einzelnen Geräte und Systeme beginnen sich jedoch zu überlappen oder Alternativen zueinander zu werden: Textverarbeitungsmaschinen können alphanumerische Dokumente auf Wunsch duplizieren; sie können als Endgeräte für elektronische Textkommunikation eingesetzt werden und zum Teil auch Telexnachrichten empfangen und versenden. Sie können an das Datenkommunikationsnetz angeschlossen werden und als Datenendgeräte fungieren - wie sich Datensichtgeräte auch zur Textkomposition einsetzen lassen.

Jetzt erscheinen die ersten intelligenten Kopiergeräte mit Zeichengeneratoren, die als Ausgabestationen für Daten- und Textausdrucke geeignet sind. Parallel zum internen Fernsprechnetz entsteht ein internes Datennetz - in vielen Fällen werden Standleitungen schon für gleichzeitige Sprach- und Datenübertragung verwendet. Die Vermittlungsleistung der Nebenstellenanlage kann für Textvermittlung verwendet werden ebenso wie Fernkopieren bereits über des vermittelte Fernsprechnetz läuft.

Es ist offensichtlich, daß hier ein Wirrwarr von Möglichkeiten entsteht.

Die unkoordinierten Einzelinvestitionen zielen in der Regel lediglich auf punktuelle Verbesserungen. Elektronische Schreibmaschinen und Textverarbeitungsmaschinen machen die Texteingabe und -fertigstellung produktiver. Die neuen Nebenstellenanlagen und Telefongeräte verbessern die sprachliche Kommunikation und gestatten eine straffere Kostenkontrolle. Die Dezentralisierung der Datenein- und -ausgabe hilft, Zeitverluste und Mehrfachaufwand beim EDV-Einsatz zu vermeiden.

Probleme beim Wechselspiel

Aber ein wesentlicher Produktivitätsfaktor ist nicht unter Kontrolle: die Koordination der Einzelaktivitäten im Sinne eines Gesamtsystems - systemtechnisch und ablauftechnisch. Außerdem besteht die Gefahr der zunehmenden Ausrüstung mit inkompatiblen Geräten und Systemen im Büro.

Daher ist die Frage verständlich die oft gestellt wird: Bringt die Investition in neue Möglichkeiten der Büroautomation wirklich etwas?

In der derzeitigen Form, bei punktuellen Vorhaben, sind die Verbesserungen nur auf die einzelne Tätigkeit beschränkt- während die wichtigsten Produktivitätsprobleme im Büro eindeutig beim Wechselspiel, in der Abstimmung, bei den Übergängen zwischen einzelnen Teilaufgaben bestehen.

Unternehmen stoßen beim gegenwärtigen Stand der Entwicklung von Bürosystemen indessen auf Widerstände, wenn sie versuchen, umfassende integrierte Lösungen zu realisieren.

Die Hersteller experimentieren oft noch selber; es gibt trotz aller Werbesprüche keine auch nur annähernd befriedigenden Gesamtkonzepte von integrierten Bürosystemen, die spezifischen Anforderungen der Benutzer angepaßt werden könnten. Der Entwicklungs-, Schulungs- und Organisationsaufwand für eine systemtechnisch gestützte Neuordnung der Büroaktivitäten wäre zunächst auch unverkraftbar.

Wesentliche Elemente zukünftiger durchorganisierter Bürosysteme sind noch im Entwicklungsstadium, etwa

þSteuerungseinrichtungen und Software von elektronischen Postsystemen,

þmultifunktionale Kommunikations-Terminalsysteme (Sprache, Daten, Text, Bild in verschiedenen gewünschten Kombinationen),

þSpracherkennung.

Soll die Entwicklung im Bürobereich daher erst einmal so weiterlaufen, sich selbst und verschiedenen Einzelinitiativen überlassen ?

Es ist wohl klar, daß dies nicht die Antwort sein kann. Die Investitionen läppern sich zusammen; die Gefahr von nur schwer reparablen, auseinanderlaufenden Entwicklungen ist groß. Andererseits sind die Chancen der Produktivitätssteigerung im Büro durch Abstimmung der einzelnen systemtechnischen Bereiche heute schon beträchtlich.

Die Unternehmen sind daher gut beraten, einen Rahmenplan für den zukünftigen Ausbau ihrer Bürosysteme zu erstellen, in dem definiert wird,

þwelche Kommunikations-Infrastruktur für das Unternehmen angestrebt werden soll (Netzplanung);

þwelche Verbesserungen der Büro- und Verwaltungsabläufe durch neue bürotechnische Lösungen zu erwarten sind;

þin welchen Etappen einzelne Bereiche neuer Bürosysteme realisiert werden sollen (Textverarbeitung, Textsysteme; Pilotinstallationen als Vorstufe zu Systemrealisierungen);

þwelche Randbedingungen eingehalten werden müssen, um Kompatibilität der einzelnen Teilbereiche zu gewährleisten;

þwer verantwortlich ist für die Abstimmungsverfahren und Realisierungsplanungen;

þwelche Auswahlkriterien für Geräte-/Systembeschaffungen vorgegeben werden (Vorgaben der Produktivitätsbestimmung und Produktivitätssteigerung etc.).

Die Verantwortung für die Erstellung und Durchsetzung dieses Rahmenplanes wird einen zunehmenden Stellenwert im Unternehmen gewinnen. Die Frage ist: Wer kann sie übernehmen?

Wir sehen hier eine neue Aufgabe für den EDV-Manager, der schon längst über den Datenverarbeiter hinausgewachsen ist und sich als Informationsmanager im Unternehmen versteht.

Sicher wird es in der Regel nicht leicht sein, den erweiterten Planungsanspruch im Unternehmen durchzusetzen - so wenig man sich freilich vorstellen kann, wer sonst mit dieser Aufgabe betraut werden könnte.

Der Zeitpunkt für derartige Überlegungen im Unternehmen ist dann günstig, wenn die Geschäftsleitung die Frage stellt: "Können wir Kosten im Büro- und Verwaltungsbereich sparen?" Denn die richtige Antwort auf diese Frage ist: "Das muß untersucht werden." Es geht heutzutage immer weniger um klassische "Rationalisierung", also um Personaleinsparungen durch straffere Organisation im Büro. Solche Maßnahmen führen immer häufiger dazu, daß wesentliche Aufgaben vernachlässigt werden.

Es geht stattdessen immer mehr um Effektivitätssteigerung im Büro: Beschleunigung und Verbesserung der Bearbeitungsabläufe, der Entscheidungsfindung, Erhöhung der Reaktionsfähigkeit. Das sind auch die Ansatzpunkte zukünftiger bürotechnischer Systeme. Damit fällt die Effektivitätssteigerung im Büro immer stärker in den Verantwortungsbereich des zukünftigen Informations- und Kommunikationsmanagers im Unternehmen.

Er sollte jetzt die Initiative ergreifen und eine unternehmensweite Rahmenplanung der Bürosystem-Entwicklung vorschlagen.

*Dr. Tom Sommerlatte ist Mitarbeiter der Arthur D.Little International, Inc., Wiesbaden.