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21.02.1997 - 

Effiziente Kommunikationsstruktur für die Nachfahren der Ritter

Neues Netz hilft Malteser Hilfsdienst beim Helfen

Seit 43 Jahren steht der Malteser Hilfsdienst in der Tradition des ältesten noch bestehenden geistlichen Ritterordens. Zur Zeit ist die Hilfsorganisation damit beschäftigt, die Grundlagen für ihre Zukunft zu sichern, ohne die alten Traditionen und die starke Wertorientierung aufzugeben.

Mit Hilfe einer neuen Organisation will der Hilfsdienst seine Effizenz erhöhen und die Kosten senken. Zudem passen die gewachsenen Strukturen des Dienstes nicht mehr zu den wachsenden Mitgliederzahlen - derzeit 800000 fördernde Mitglieder sowie 3000 haupt- und 31000 ehrenamtlich tätige Kräfte.

Aus dieser Diskrepanz heraus entstand das Projekt "Malteser 2000". Es setzt einen Schwerpunkt bei der Entflechtung von Haupt- und Ehrenamt. "Ziel ist es, beide Bereiche zu stärken. Das gelingt aber nur, wenn die jeweils unterschiedlichen Bedürfnisse und Gesetze zum Wohle der Menschen umgesetzt werden", erläutert Werner Heister, Leiter Informations-Management, strategisches Controlling und Produktmarketing beim Malteser Hilfsdienst.

Neben den bestehenden Gesellschaften Malteser Hilfsdienst e.V. und Malteser Werke e.V. wird eine dritte gegründet: die Malteser Werke gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH). Deren künftige Aufgabe ist es, die unternehmerisch zu führenden Dienste nach dem Kriterium einer straffen, professionellen und marktorientierten Führung zu koordinieren. Darüber hinaus schließen sich jeweils zwei bis fünf Diözesen zu insgesamt elf regionalen Organisationen zusammen, um ihre Dienste effizienter anbieten zu können.

Die Umstrukturierung öffnet die Tür für eine leistungsorientierte und kostensparende Informationstechnik. "Hier soll künftig weniger reagiert und mehr agiert werden", fordert Heister.

Bislang gibt es in der Kölner Zentrale ganze neun DV-Mitarbeiter, die an 120 deutschen Standorten ein beachtliches Aufgabenspektrum bewältigen müssen: die gesamte Bürokommunikation, dazu das AS/400-Rechenzentrum, den Support für die Applikation "Spenderverwaltung" sowie die Hotline für die Finanzbuchhaltung. In Anbetracht dieser Fülle von Aufgaben war kaum mehr zu realisieren als ein Krisen-Management.

Das Problem bei der bisherigen Ausstattung bestand vor allem in ihrer Heterogenität: Bislang hatten die einzelnen Dienststellen ihre DV - mit Ausnahme der Finanzbuchhaltung - selbständig auswählen dürfen. Auf Applikationen für die Handhabung ihrer Dienstleistungen hatten viele Diözesen verzichtet, und sofern sie überhaupt ein Programm für diesen Zweck installiert hatten, konnten sie sich jedenfalls nicht auf einen Hersteller einigen. Deshalb existieren derzeit 15 bis 18 verschiedene Programme, von denen einige in mühevoller Kleinarbeit selbst gestrickt worden waren.

Um dieses Manko zu beheben, hat der Malteser Hilfsdienst beschlossen, Pilotanwender für eine Branchenlösung des Limburger Beratungsunternehmens Rosbach Consulting Team (RCT) zu spielen. Auf der Basis der SAP-Software R/3 entwickelt RCT eine Branchenlösung für Verbände und Non-profit-Organisationen, die Ende des Jahres in den produktiven Einsatz gehen soll. Darüber hinaus übernahmen die Limburger die betriebswirtschaftliche, organisatorische und DV-technische Konzeption sowie die Realisierung des neuen DV- und Kommunikationssystems.

Eine zentrale Daten- und Programmhaltung soll dem Sammelsurium von Applikationen den Garaus machen. Für Finanzbuchhaltung und Controlling kommt einheitlich R/3 zum Einsatz. Um die Finanzdaten auch für Laien sichtbar zu machen, legt RCT ein Executive Information System (EIS) über die SAP-Software. Auf welcher Hardwarebasis diese Anwendungen laufen werden, ist noch nicht entschieden.

In einer ersten Umstrukturierungsphase vor vier Jahren waren die Terminals in den 29 Diözesan-Geschäftsstellen bereits durch Novell-Netze abgelöst worden. Von da an wanderten nur einmal in der Woche die veränderten Datenbestände in den AS/400-Rechner nach Köln. Für die Datenübermittlung nutzten die Diözesen ein "Mailbox"-Programm, das sich, so stellten sie im Laufe der Zeit fest, auch für die allgemeine Kommunikation nutzen ließ. Folglich begann der Hilfsdienst damit, ein bundesweites Kommunikationssystem einzuführen: das "Malta Net".

Die rasante Entwicklung der Kommunikationstechnik ließ das Malta Net allerdings schnell altern: Das Programm erwies sich als zuwenig bedienerfreundlich. Da es nur in den Diözesen installiert war, konnten außerdem nur die hauptamtlichen Mitarbeiter darauf zugreifen; die ehrenamtlichen Kräfte blieben außen vor.

Seit dem 1. Januar 1997 ist diese Situation Geschichte. Das Malta Net wird durch eine interne Kommunikationsstruktur ersetzt, die alle Mitarbeiter einbindet, effizienter einsetzbar ist und weniger kostet. Dieses Netz soll die LANs der Diözesan-Geschäftsstellen untereinander und mit der Zentrale verbinden, um SAP-Daten auszutauschen und E-Mails zu verschicken. Für die Verknüpfung der LANs will der Malteser Hilfsdienst sowohl die Leitungswege der Telekom als auch das Angebot eines privaten Netzwerk-Providers in Anspruch nehmen. Der Netz-Carrier soll die Übertragungsstrecken für das WAN sowie die Kommunikationshard-ware bereitstellen und beides warten. Außerdem muß er die permanente Verfügbarkeit gewährleisten beziehungsweise Ansprechpartner für den Fehlerfall benennen. Ferner ist er dafür verantwortlich, daß die gesetzlichen und die Malteser-eigenen Datenschutz-Anforderungen eingehalten werden.

Auf der untersten Stufe der Malteser-Organisation muß das Malta Net dem Microsoft-Produkt "Exchange" weichen. Das wird ergänzt durch ein elektronisches Handbuch für "Wissen, Information und Richtlinien" (kurz: WIR), das alles dokumentieren und zur Verfügung stellen soll, was für die Malteser-Mitarbeiter von Interesse ist.

Exchange bietet neben der E-Mail-Funktionalität einen Zugang zum Internet. Damit lassen sich Groupware-Anwendungen und Daten via World Wide Web auf andere Server oder Remote-Clients verteilen, wovon sich der Malteser Hilfsdienst eine Effizienzsteigerung bei der internen Kommunikation verspricht.

Von der Diözesan-Geschäftsstelle bis zum nächstgelegenen Einwahlknoten des Netz-Providers werden die Daten über ISDN verschickt. Stammen die Informationen von einer Person, die zur geschlossenen Benutzergruppe gehört, so wandern sie via Internet oder besser Intranet zum Einwahlknoten, der dem Empfänger am nächsten liegt. Von dort aus geht es zur Zentrale beziehungsweise in eine der Geschäftsstellen.

Der Carrier stellt hier eine eigene Standleitung zur Verfügung - allerdings nur für die elf Regionalzentren. Die 300 Dienststellen greifen nicht direkt auf das Internet zu, sondern wählen den Umweg über eine der Regionalstellen, zu der sie über ISDN-Router oder ISDN- beziehungsweise Modem-Wählleitungen Kontakt aufnehmen. Die Zentrale ist mit einem Internet-Anschluß ausgestattet, der 128 Kb pro Sekunde übermitteln kann.

Die geplante Struktur des Datentransfers sieht wie folgt aus: Ein noch unbestimmter Standort dient als zentrale Anlaufstelle der elf Regionen für alle auszutauschenden Daten. Die Dienststellen haben über die regionale Geschäftsstelle ebenfalls Zugriff auf die Datenbestände.

Realisiert wird diese Architektur nach der Sterntopologie. Das heißt, die Kommunikation läuft immer über den Server. Diese Lösung hat den Vorteil, daß beim Ausfall einer Leitung nur ein einziger Standort betroffen ist. Zwischen den unterschiedlichen Transportwegen arbeiten Router; kleinere Niederlassungen sind über Access-Gateways per Modem angeschlossen.

Die Router ermöglichen die Kommunikation zwischen ISDN und der Leitung des Netzwerk-Providers. Sie geben die Daten an den vorgesehenen Adressaten im Netz weiter, wobei der Verbindungsaufbau direkt über die entsprechenden Dienste gesteuert wird, also keine Benutzeraktionen erfordert. Im Internet passieren die Datenpakete mehrere Router, bis sie schließlich am Zielsystem angekommen sind. Die Router dekodieren die Adresse des erhaltenen Datenpakets und leiten es an den nächsten Router weiter.

"Das Szenario ist so aufgebaut, daß es künftigen Veränderungen problemlos angepaßt werden kann", verspricht Heister. Das Netz eröffne beispielsweise die Möglichkeit, weltweit alle Aktivitäten des Ordens über das Internet zu bündeln und mit den Aktivitäten der Auslandsdienste zu koppeln. Das erleichtere die Koordination von Katastropheneinsätzen oder Aktionen im Bereich der Entwicklungshilfe.

Angeklickt

Mit dem Projekt "Malteser 2000" will sich der Malteser Hilfsdienst eine effizientere und kostengünstigere Organisation zulegen. Als Teil dieses Vorhabens gestaltet die Hilfsorganisation auch ihre Informationstechnik neu. So wird sie beispielsweise bis zum Ende des Jahres ihr Mailbox-System "Malta Net" durch eine WWW-Implementierung ersetzen, die zunächst der internen Kommunikation vorbehalten bleibt.

Der Hilfsdienst

Schon sieben Jahrzehnte vor der päpstlichen Bestätigung des Malteserordens im Jahre 1113 entstanden dessen erste soziale Einrichtungen. Heute umfaßt der Malteser Hilfsdienst, die karitative Organisation des Ordens in Deutschland, 800000 fördernde Mitglieder in über 600 ehrenamtlichen Gliederungen, 29 Diözesan-Geschäftsstellen und etwa 300 Dienststellen. Zu den angebotenen Dienstleistungen zählen Rettungswesen, Soziale Dienste, Malteser Telefon, Malteser Jugend, Katastrophenschutz, Kranken- und Behindertenarbeit, Auslandsdienst und Ausbildungsangebote. Diese Aufgaben übernehmen 3000 hauptamtliche Mitarbeiter, die durch 4000 Zivildienstleistende und 31000 ehrenamtliche Hilfskräfte unterstützt werden.