Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

26.10.1979 - 

Integriertes Abrechnungssystem in den Gastronomiebetrieben des Casinos:

Nixdorf geht in Travemünde vor Anker

Speise- und Getränkekarten sowie Gästerechnungen sind Unterlagen wie Visitenkarten im "Geschäftsverkehr" mit dem Gast. Um die Gestaltung der Karten bemühen sich die professionellen Gastgeber fast immer, bei den ausgestellten Rechnungen hingegen hapert es vielfach. Selbst das aufwendigste Formular mit Wappen in Blindprägung und Nachweis des Bewirtungsaufwandes für die Steuer kann nicht darüber hinwegtrösten, daß die Ergründung von Registrierkassenaufdrucken und gar von Hieroglyphen der Bedienung meist recht mühselig ist.

In den Gastronomiebetrieben der Casino Travemünde GmbH & Co sind Karten und Rechnungen klar lesbar, ohne daß deshalb auf eine repräsentative Aufmachung verzichtet wurde. Gelöst wurde diese Aufgabe einschließlich Reorganisation des gesamten Rechnungswesens mit einem Computersystem Nixdorf 8870 und sieben Computerkassen dieses Herstellers.

Der Gastronomiebereich des Casino Travemünde umfaßt:

- das Weinrestaurant, 120 Plätze

- das Terrassen-Restaurant, 320 Plätze

- die American-Bar, 90 Plätze

- den Night-Club "La Belle Epoque", 120 Plätze

- die Konditorei im Haus Royal, 120 Plätze

- zwei Kaffee-Gärten, 100 bis 800 Plätze

- und eine täglich 16 Stunden geöffnete Personalkantine.

Die Umsätze wurden vor der Umstellung vorwiegend mit mechanischen Registrierkassen (NCR und Anker) erfaßt. In zwei wesentlichen Bereichen wurden bereits integrierte Preisprüfgeräte und Lochstreifen eingesetzt. Zunächst war vorgesehen, die Organisation in Richtung Lochstreifen-Aufzeichnung und EDV-Ausweitung weiter auszubauen. Die Entwicklung auf dem Gebiet der Datenverarbeitung sowie zukunftsorientierter Überlegungen der neuen Geschäftsführung haben diese Vorstellungen jedoch rasch überholt.

Integrierte Verarbeitung aller Abrechnungskreise

Nach sorgfältiger Prüfung von Angeboten sechs namhafter Firmen fiel die Wahl bei der Umstellung von Lohn-, Betriebs- und Finanzbuchhaltung auf die 8870 und das Standardsoftwarepaket Inves. Dieses System ließ sich kostenmäßig in ein Unternehmen der Größenordnung des Casino Travemünde einfügen. Zugleich ermöglichten die Computerkassen die Integration der in der Gastronomie erfaßten Umsätze und Mengen in das hausinterne Abrechnungssystem. Für die Umsatzerfassung und -abrechnung sowie die Materialwirtschaft waren zusätzliche Programme erforderlich. Sie sind jedoch mit den Standardprogrammen kompatibel, so daß eine integrierte Verarbeitung aller Abrechnungskreise gewährleistet ist. Die Vorteile der jetzigen EDV-Organisation sind:

- eine anwenderspezifische - branchenorientierte - EDV-Lösung,

- durch die Integration der verschiedenen Aufgabenkomplexe ein nur geringer Aufwand für die Datenerfassung,

- aktuelle Informationen für Geschäftsführung und dispositive Aufgaben über das Unternehmen beziehungsweise Teilbereiche,

- trotz der komplexen Zielvorstellungen der Casino-Geschäftsführung schnelle, risikoarme und kostengünstige Umstellung,

- ein hoher Rationalisierungs- und Automatisierungseffekt.

Die Bewältigung der verschiedenen buchhalterischen Aufgaben auf EDV-Systemen ist weitgehend eine Selbstverständlichkeit. Der EDV-Einsatz für Umsatzerlassung und Abrechnung im Gastronomiebereich ist hingegen für alle Betroffenen noch etwas ungewöhnlich.

Die einzelnen Computerkassen sind mit dem gesamten Verkaufsprogramm des jeweiligen Betriebsteils "geladen". In den Kassen der Hauptrestaurants sind rund 500 Artikel gespeichert. Magnetbandkassetten enthalten für jeden Artikel die Nummer, einen achtstelligen Kurztext sowie den Preis je Verkaufseinheit.

Nach dem Laden des Arbeits- und Verkaufsprogramms sind die Kassen bereit für die Erfassung der Bestellungen und die Gästeabrechnung. Pro Kasse können 15 Kellner ihre Bestellungen abwickeln. Zur Identifikation geben sie je Vorgang zunächst per Schlüssel über das Sensor-Zentralschloß ihren Code in die Kasse ein, anschließend die Tisch- und Artikelnummern sowie die benötigten Mengen. Die Kasse druckt den Bon mit Artikelkurztext, Menge und Preis aus. Gleichzeitig speichert sie die Bestelldaten für die späteren Verarbeitungsgänge wie Gästerechnung, Umsatzaufteilung nach Sparten, Ermittlung des Bedienungsgeldes sowie Getränke-, Sekt- und Mehrwertsteuer.

Rechnungsdaten in Kassen gespeichert

Die Speicherung des Verkaufsprogramms und der Angaben für die Rechnung erfolgt im Arbeitsspeicher der Kassen, die Buchungs- und Statistikdaten hingegen werden auf Magnetbandkassetten aufgezeichnet. Der Dateninhalt aller Kassetten eines Tages wird vom Rechner zu allen gewünschten Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres- und Sonderauswertungen verarbeitet.

Mit dem Einsatz der Computerkassen wurde das Servicepersonal entlastet und eine zuverlässige Erstellung der Gästerechnungen erreicht. Dadurch konnte das Personal im Restaurant-Kontrollbüro verringert werden. Für das Bedienungspersonal reduzierte sich das "Daten-Handling" praktisch auf die Komponenten Tisch- und Artikelnummer sowie Menge. Einzelpreis oder gar Preisänderungen braucht sich der Mitarbeiter nicht mehr zu merken, dadurch entfällt eine erhebliche Fehlerquelle von vornherein. Außerdem übernimmt die Computerkasse automatisch und programmgesteuert alle erforderlichen Ausrechnungen - bis hin zur Ermittlung der Mehrwertsteuer. Die Angabe eines verständlichen Artikelkurztextes erhöht die Transparenz und erleichtert die Kontrolle der Rechnungen, was sicher auch der Gast begrüßen wird.

Da für die Umsatz- und Gästeabrechnung ohnehin alle wesentlichen Angaben des Verkaufsprogramms im Computer festgehalten sind, lag es natürlich nahe, auch die Speisekarten mit seiner Hilfe zu erstellen. Außer der internationalen Karte wird auch die Tageskarte über die 8870 bearbeitet, in dem Artikel-Nummern, Volltexte sowie Endpreise der angebotenen Gerichte über einen Bildschirmarbeitsplatz in den Rechner eingegeben werden. Gleichzeitig mit der Aufzeichnung dieser Angaben auf der Magnetbandkassette zum Laden der Kassen, wird der Inhalt der Tageskarte zum Drucken aufbereitet sowie anschließend auf Endlosformulare in sauberer, gut lesbarer Schrift in beliebiger Anzahl ausgedruckt. Der Druck von 80 Tageskarten im Format DIN A4 dauert zirka 25 Minuten. Früher wurde der Druck der Tageskarten wegen des hohen Standards der beiden Hauptrestaurants in einer örtlichen Druckerei besorgt. Die Umstellung auf EDV bringt dem Casino jährlich Einsparungen in Höhe von 10 000 Mark.

Die Materialwirtschaft steht mit der Gastronomieabrechnung in engem Zusammenhang. Ihre Umstellung glich streckenweise allerdings einer Sisyphusarbeit. Zur Anlage der rund 5000 Artikelstammsätze mußten zunächst alle im Hause jemals benötigten Waren ermittelt und aufgelistet werden. In einem sehr frühen Stadium waren bereits die künftigen Abläufe der Materialbewegungen theoretisch festzulegen. Die Magazin- und Kellerorganisation mußte in sorgfältiger Kleinarbeit "systemgerecht" gemacht werden. Außerdem war sicherzustellen, daß die fast 700 Lieferanten mitzogen - sie mußten sich bei der Vorlage ihrer Lieferscheine und Rechnungen der veränderten Organisation des Casino Travemünde anpassen.

Anfänglich waren einige Korrekturen notwendig. Die neuen Auswertungen erwiesen sich jedoch bald als wertvolle Arbeitshilfe für Geschäftsführung und Mitarbeiter. Für die tägliche Nachkalkulation und Kontrolle des Warenverbrauchs sowie die laufende Aktualisierung der Lagerbewertung ist insbesondere die korrekte Fortschreibung des Wareneinsatzpreises wichtig. Selbst leicht verderbliche Ware, die nicht über das Lager, sondern direkt zur Verarbeitung geht, wird deshalb lückenlos für die Ermittlung des Warenverbrauchs und der Wareneinsatzpreise über die Materialwirtschaft verbucht.

Monatsabschluß drei Wochen nach dem Letzten

Außer den angesprochenen Aufgaben laufen auf dem Rechner noch die Lohn- und Gehaltsabrechnung für durchschnittlich 450 Mitarbeiter sowie die Finanzbuchhaltung. Für die Finanzbuchhaltung steht das Standardsoftwarepaket Inves mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanzübersicht zur Verfügung. Der Monatsabschluß liegt heute drei Wochen nach Monatsende vor. Die Erstellung individueller Auswertungen erfolgt mit Hilfe eines speziellen Dienstprogramms (Sorbas). Für das Geschäftsjahr 1977/78 basierte der Abschluß erstmalig auf einer vollmaschinellen Buchhaltung. Er konnte drei Monate nach Geschäftsjahresschluß vorgelegt werden, was früher sehr viel später möglich war.

Die ganze Umstellung wurde von den Casino-Mitarbeitern in Zusammenarbeit mit dem Hersteller bewältigt, ohne daß zusätzlich EDV-Spezialisten eingestellt werden mußten. Einige Mitarbeiter erhielten lediglich das Kernwissen der Datenverarbeitung vermittelt.