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20.03.1998 - 

Übersicht zu Seminarverwaltungs-SW soll Anwender weiterhelfen

Noch wenig IT-Unterstützung in der Weiterbildungsabteilung

In vielen Unternehmen fristen die Aus- und Weiterbildungsabteilungen bezüglich der IT-Unterstützung ein eher kümmerliches Dasein. Sie retten sich dort häufig noch mit Office-Software oder kleinen selbstgestrickten Datenbanklösungen über die Runden. Vor jeder größeren Veranstaltung ist das Chaos programmiert. Dabei gehören vergessene Teilnehmer und doppelt gebuchte Hotelzimmer noch zu den kleineren Pannen. Wenn aber zwei Gruppen in einem Schulungsraum um die Stühle kämpfen, ist Nachdenken über Alternativen angebracht, denn ohne spezielle Software sind Probleme wie Doppelbelegungen nur schwer in den Griff zu bekommen.

Der Funktionsumfang der angebotenen Produkte ist hoch. Bei allen Paketen liegt ein Schwerpunkt auf der Adreßverwaltung von Kunden, Interessenten oder Mitarbeitern mit regelmäßigem Versand von Veranstaltungsprogrammen und gezielten Nachfaßaktionen.

Zum Anwendungsgebiet "Seminar- und Veranstaltungs-Management" zählen auch die Kongreß- und Tagungsorganisation sowie Verwaltungsaufgaben in Instituten und Verbänden. Das Seminar-Management, also etwa Festlegung eines Kurses, Bearbeitung der Anmeldungen, das Verfolgen der Teilnehmerentwicklung, Führen von Wartelisten etc. , wird unterstützt. Dazu kommt die Disposition von Räumen, Unterrichtsmitteln, Trainern, Hotelzimmern, gegebenenfalls auch eine Zimmerverwaltung und die Planung der Verpflegung im angeschlossenen Seminarhotel. Der Druck von Teilnehmerlisten, Beurteilungsbögen, Tischkarten, Namensschildern und sonstigen Unterlagen als Vorbereitung einer Veranstaltung ist integriert. Vor- und Nachkalkulation, Abrechnung und Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung runden ein solches Paket ab.

Die individuellen Anforderungen der Anwender in Fortbildungsabteilungen und Instituten an eine solche Software sind im Detail sehr unterschiedlich. Trotzdem spricht vieles gegen eine eigene Software-Entwicklung. Die Aufgabenstellung "Seminarverwaltung" ist komplex, und die basierende Datenstruktur stellt hohe Anforderungen an das Design. Für eine bedienungsfreundliche Eigenentwicklung, die auch grafische Dispositionshilfen zur Verfügung stellt, ist ein Entwicklungsaufwand in der Größenordnung von einigen Jahren realistisch. Für ein Standardpaket spricht neben der sofortigen Verfügbarkeit auch ein wesentlich günstigeres Preis-Leistungs-Verhältnis. Individuelle Anforderungen lassen sich häufig durch die Möglichkeit lösen, eigene Fel-der in der Datenbank zu definieren oder individuelle Reports zu erstellen. Zudem handelt es sich um ein abgeschlossenes Aufgabengebiet, für das nur wenige zentrale Perso-nal- oder Kundendaten benötigt werden.

Schnittstellen zu gängigen Office-Paketen bieten fast alle Programme - aber Vorsicht: Manche Anbieter haben es sich leicht gemacht und nur einen Datenbankkern realisiert, aus dem heraus der Benutzer über Schnittstellen seine Applikation quasi selbständig mit einigem Aufwand zusammenstellen muß.

Da etliche Seminarveranstalter in den letzten Jahren in Software investiert haben, gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Lösungsansätzen auf dem Markt. Die Angebotspalette reicht von einfachen Windows-Programmen unter Microsoft-Access bis hin zu komplexen, modular strukturierten Gesamtlösungen mit Client-Server-Datenbanken und Host-Umgebung.

In die Suche sollte der Interessent ausreichend Zeit investieren, denn auf den Messen im IT- und Bildungssektor sind immer wieder andere Anbieter anzutreffen. Einige interessante Produkte sind auf Messen nicht vertreten; es lohnt sich aber, diese aus anderen Informationsquellen wie Softwarekatalogen oder der Marktübersicht "Software zur Seminarverwaltung" herauszufinden.

Eine Ausschreibung ist immer zu empfehlen. Die Definition der Anforderungen an die Funktionen und der Arbeitsweise am einzelnen Arbeitsplatz gibt dem Benutzer eine gewisse Sicherheit, nichts wesentliches zu übersehen. Es muß kein komplexer Anforderungskatalog und die Aufstellung einer Nutzwertanalyse sein, doch sollten die Anwender klar die wichtigsten Schwerpunkte ihrer Arbeit definieren und die Engpässe beschreiben, die unbedingt mit der neuen Software zu beheben sind.

Aus der Fülle der angebotenen Pakete ein Produkt zu finden, das den eigenen Ansprüchen weitgehend gerecht wird, ist gut möglich. Das gilt sowohl hinsichtlich der Funktionen und Bedienungsmöglichkeiten als auch in bezug auf das IT-Umfeld. Die Anbieter sind unter Umständen bereit, ihre Software auch ohne Mehrkosten zu erweitern oder anzupassen, wenn sie sich dadurch für die Zukunft bessere Marktchancen versprechen.

Wer sich nach sorgfältiger Planung und Auswahl für eine Standardsoftware im Bereich Fort- und Weiterbildungs-Management entscheidet, kann in der Organisation meist schon nach kurzer Umstellungszeit die Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten befreien. Diese können sich danach verstärkt auf Kernaufgaben konzentrieren, die bis dato in der Hektik des Tagesgeschäfts vernachlässigt wurden.

Software für Personaler

Eva Händschke ist Beraterin in Bensheim. Die Informatikerin war lange Zeit als Projektleiterin im DV- und Schulungsbereich tätig. Unabhängig von den Beratungsleistungen können die Marktübersichten "Software zur Seminarverwaltung" und "Software für Personalentwickler" zum Stückpreis von 198 Mark zuzüglich Mehrwertsteuer von ihr bezogen werden. Weitere Informationen sind erhältlich unter der Telefonnummer 06251/68908, Telefax 06251/689 84 und E-Mail eva_haendschke@compuserve.com.