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10.11.2004

Nordmilch rationalisiert Rechnungseingang

Personeller Aufwand um 28 Prozent reduziert.

In der Buchhaltungsabteilung der Nordmilch eG gehen täglich 500 bis 600 Rechnungen ein. Um den mit der bislang manuellen Belegerfassung verbundenen Aufwand zu verringern, beschloss der Milchverarbeiter, seine Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung stieß die in Bremen ansässige Genossenschaft auf die Software "4invoice" von Seeburger.

Die Guten ins Töpfchen...

Heute wird das gesamte Rechnungsaufkommen über die neue Software erfasst und mit den unternehmenseigenen Datenbanken abgeglichen. Fehlerfrei erkannte Belege übergibt 4invoice direkt an das bei Nordmilch eingesetzte SAP-System, die restlichen landen zur Nachbearbeitung an einem Korrekturarbeitsplatz. Anders als auf Templates basierende Systeme, die für jeden Geschäftspartner ein eigenes Rechnungsformular erfordern, stützt sich die "Freeform"-Technik der Seeburger-Software auf Schlüsselwörter: Die Dokumente werden nach bestimmten Begriffen - etwa "Rechnungsnummer" - durchsucht und nach vordefinierten Regeln verarbeitet. "Ein Template-basierendes System wäre schon wegen des großen Aufwands, der bei unseren 8000 Lieferanten für die Erstellung der Templates anfallen würde, nicht in Frage gekommen", erklärt Jens Witten, Projektleiter bei Nordmilch, die Entscheidung zugunsten von 4invoice.

Ein weiterer Vorteil sei die reibungslose Integration der Software in das bestehende SAP-System des Milchverarbeiters gewesen. Laut Witten hat sich die Bearbeitungszeit pro Beleg bereits kurz nach Einführung der Lösung erheblich verkürzt, insgesamt ließ sich der personelle Aufwand für die Rechnungsverarbeitung um 28 Prozent zurückfahren. (kf)