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17.11.1995

Notes/Groupware als Backbone der lernenden Organisation

Das Thema Groupware ist schon seit einigen Jahren populaer. Das Verstaendnis ihrer Einsatzpotentiale ist indes nur wenig gewachsen. Hierzulande verstellt der Fokus auf technische Fragen noch haeufig den Blick auf strategische Informationskonzepte, die auf Groupware-Basis oft relativ einfach realisierbar sind und messbare Vorteile bringen koennen. Wolfgang Finke* gibt einen Ueberblick ueber Geschichte, Einsatz und Perspektiven von Groupware.

Lotus Notes als fuehrendes Groupware-Produkt ist inzwischen nicht mehr auf den Einsatz im Rahmen eines einzelnen Unternehmens und Konzerns beschraenkt. Die Kooperation von Lotus mit AT&T und Compuserve hat den Grundstein fuer die globale Verbreitung des Notes-Konzeptes durch internationale Serviceanbieter gelegt: Notes als wesentlich leistungsfaehigere Variante der Btx-Idee ist dem Pilotstadium - zumindest in den USA - bereits entwachsen. Mehr als zehn der fuehrenden Kommunikations-Carrier auf vier Kontinenten sind dabei, in das entstehende Marktsegment einzusteigen, darunter die Deutsche Telekom, British Telecom, Nippon Telegraph, Telstra und die Telecom Italia. Konkret geht es darum, das System als weltweit verfuegbare Basisinfrastruktur fuer die naechste Generation globaler Business-Anwendungen zu implementieren. Nach der Dauerschlappe von IBM gegenueber Microsoft im Betriebssystem- Geschaeft hat der alte Marktfuehrer durch den Kauf von Lotus die Chance "erworben", die Auseinandersetzung - im Sinne des ISO/OSI- Schichtenmodells - nun auf eine hoehere Ebene zu verlagern, auf der Microsoft trotz jahrelangen Bemuehens nichts Konkurrenzfaehiges zu bieten hat.

Wie sich zeigt, ist das Thema Lotus Notes recht vielschichtig. Es soll nachfolgend versucht werden, einige Facetten genauer zu beleuchten. Dabei geht es der Reihe nach um

- einen kurzen historischen Ueberblick ueber die seit mehr als zwei Jahrzehnten laufende Entwicklung von Groupware-Produkten,

- Groupware als technologisches Hilfsmittel fuer den Umbau von Organisationen sowie

- Basiskonzepte des Groupware-Einsatzes und konkrete Beispiele fuer Notes-basierte Anwendungen.

Keine Erfindung des PC-Zeitalters

Groupware ist keine Erfindung der PC-Neuzeit, sondern des DV- Altertums: Douglas Engelbart, der im Xerox Parc im kalifornischen Palo Alto auch an der Entwicklung der Maus und der Windows- Bedieneroberflaeche mitgearbeitet hat, hat bereits Ende der 60er Jahre auf einer Tagung in den USA das erste Groupware-Programm vorgestellt. Groupware eroberte allerdings - wie auch das Windows- Konzept - den Markt nicht im Sturm. Es waren noch beinahe zwei Jahrzehnte Forschungs- und Entwicklungsarbeiten erforderlich, um die Charakteristiken von Gruppenarbeitsprozessen ausreichend zu verstehen und die passende Software zu entwickeln. In dieser Zeit schlummerte das Thema, von der breiteren Oeffentlichkeit weitgehend unbemerkt, unter der Bezeichnung Computer Supported Cooperative Work (CSCW) im Hochschulbereich und in den Entwicklungslabors.

Terry Winograd und Fernando Flores mit ihrem Unternehmen Aczion Technology waren die ersten, die es mit ihrem Produkt "Coordinator" schafften, ein universell einsetzbares Groupware- System breiter im Markt unterzubringen. Coordinator basierte auf den Forschungsarbeiten zur Sprechakttheorie und war vorrangig auf die Koordination von Gruppenarbeitsprozessen ausgerichtet. So interessant und theoretisch anspruchsvoll dieses System war, wurden doch nur wenige hunderttausend Lizenzen verkauft: Aus heutiger Sicht war das Produkt mit seinem Fokus auf Geschaeftsprozess-Optimierung und straffe Koordination von Arbeitsprozessen vermutlich der Vorstellungskraft der potentiellen Kaeufer zu weit voraus - zumindest in Deutschland ist ja die Re- Engineering-Welle erst jetzt im Entstehen begriffen.

Nicht unterschaetzen sollte man auch den Einfluss der kostenguenstigen Verfuegbarkeit der Modemkommunikation in der US- Bulletin-Board-Szene. Damals (Anfang bis Mitte der 80er Jahre) hatten in dieser Umgebung populaere Systeme wie etwa "Fido-Net" oder "RBBS" durchaus Aehnlichkeit mit einer systemtechnischen Infrastruktur, wie wir sie heute bei Lotus Notes kennen.

Frappierend ist auch die Aehnlichkeit zwischen einzelnen Elementen der Bedieneroberflaeche von Notes und der Oberflaeche des vor etwa zehn Jahren entstandenen US-Teamware-Produktes "Teammate".

Moderne Organisationen brauchen Groupware

Notes geht allerdings in seiner Funktionalitaet ueber diese Ansaetze erheblich hinaus. Neben dem Einsatz als End-User-nahe Programmierumgebung fuer den Bueroalltag und als Kommunikationssystem ist die Groupware als systemuebergreifende Middleware-Plattform fuer die professionelle Anwendungsentwicklung geeignet.

Eine Vielzahl von Mail-Gateways, der neue Directory-Service "Lotus Pages", die Anbindung von Host-Datenbestaenden ueber Zusatzmodule wie "Lotus Notes Pump", "Real Time Notes" fuer "Proshare"-basierte Videokonferenzen oder die "Internotes"-Produkte fuer die WWW- Integration machen Notes zu einem umfassenden Entwicklungswerkzeug.

Unternehmen konkurrieren heute auf Maerkten, die durch Internationalisierung gekennzeichnet sind; die technische Entwicklung hat in vielen Bereichen ein rasantes Tempo entwickelt; politische Umwaelzungen und Waehrungsturbulenzen machen den Unternehmen zu schaffen. Eine aus den Zeiten der industriellen Revolution heruebergerettete funktional-hierarchische Unternehmensstruktur, gepaart mit der entsprechenden Organisationskultur, bringt heute viele Unternehmen an den Rand des Zusammenbruchs.

Die Unterschiede liegen im Organisationsmodell

Haeufig werden die schwerwiegenden wirtschaftlichen Probleme, in denen auch zahlreiche deutsche Firmen stecken, faelschlich als exogen und durch den gerade wieder einmal ablaufenden Abschwung im Wirtschaftszyklus eines Marktsegments bedingt gewertet. Bei genauerem Hinsehen stellt sich dann aber heraus, dass es auch in Problembranchen immer wieder Unternehmen gibt, die erfolgreich und profitabel arbeiten. Michael Hammer, Star der US-amerikanischen Business-Process-Re-Engineering-Szene, gibt viele konkrete Beispiele dafuer, dass sich erfolgreiche Unternehmen und Branchenversager fast immer im Organisationsmodell unterscheiden.

Unternehmen, die auch nach der Jahrtausendwende noch eine Chance haben wollen, stehen vor tiefgreifenden Reorganisationsprozessen oder stecken schon mitten darin. Ihr Ziel ist, die "Responsive Organization" zu schaffen, die durch flexible teambasierte Strukturen schnelle Anpassungen an die sich laufend wandelnden Markterfordernisse leistet. Das Thema Geschaeftsprozess-Optimierung mit Hammers haeufig zitierter Verheissung von jeweils um 80 Prozent reduzierten Durchlaufzeiten und Kosten von Informationsarbeitsprozessen moechte man in diesem Zusammenhang moeglichst gleich mit erledigen.

Die hier anstehende Revolution ist jedoch mit den Mitteln der klassischen Gross-DV nur sehr bedingt zu unterstuetzen. Groupware wird zur Voraussetzung fuer die Einfuehrung innovativer Organisationskonzepte mit ihren hohen Anforderungen an die flexible standortuebergreifende Unterstuetzung von Informationsarbeitsprozessen und die Informationsversorgung der Projekt- und CASE-Teams. Dabei dreht es sich nicht vorrangig um die operativen Massenverarbeitungs-Prozesse, wie sie heute unter dem Produktstichwort SAP abgehandelt werden. Das Interesse konzentriert sich vielmehr auf die Unmenge von Buero- Informationsarbeitsaufgaben, bei denen strategisches Potential freizulegen ist. Es geht auch nicht um die perfekten, mit grossem Einsatz erstellten Anwendungssysteme. Vielmehr stehen die endnutzernahe Programmierung, die "70-Prozent-DV" und die Organisation auf Zeit im Vordergrund.

Ist der Begriff Buero im Duden noch definiert als "Arbeitsraum oder Dienststelle, wo die verschiedenen schriftlichen oder verwaltungstechnischen Arbeiten eines Betriebes oder bestimmter Einrichtungen des oeffentlichen Lebens erledigt werden", findet fuer eine laufend steigende Mitarbeiterzahl "Buero" heute in der Bahn, im Flugzeug, zu Hause oder auch im Hotelzimmer statt.

Dem Gebrauch von Notes - ausserhalb der operativen Kernbereiche wie Buchhaltung, CIM, Lagerverwaltung - sind Grenzen durch die Vorstellungskraft der Mitarbeiter gesetzt, die dieses Werkzeug einsetzen. Bestehende operative Anwendungen koennen haeufig durch die Integration mit Notes in ihrer Leistung wesentlich verbessert werden (zum Beispiel durch die Abbildung des diesen Anwendungen vorgelagerten Formularflusses auf elektronische Formulare). Der Schwerpunkt der im deutschsprachigen Raum realisierten Groupware- Anwendungen liegt momentan in den folgenden Bereichen:

- Informationsbanken: Hier sollen bisher papiergebundene Referenzinformationen und elektronische Archive allen, die damit arbeiten muessen, verfuegbar gemacht werden. Das gilt zum Beispiel fuer unternehmensweite Adressverwaltung, Archive mit Praesentationsunterlagen, Kataloge und Preislisten. Unter anderem kann die Aktualitaet der Informationen wesentlich verbessert und die Wartung erheblich vereinfacht werden.

- Wissens-Management: Wissen wird mit zum Teil hohen Kosten in Unternehmen erzeugt, steht aber in vielen Firmen nur im lokalen Umfeld zur Verfuegung. Dies haben insbesondere die Grossunternehmen des internationalen Beratungsgeschaefts schon sehr frueh erkannt. Sie gehoerten deshalb zu den ersten Grossanwendern von Lotus Notes mit weltweiten Notes-Server-Netzen. Systematisches unternehmensweites Knowledge-sharing sorgt dafuer, dass das Rad nur einmal und nicht vielfach erfunden wird. Unternehmen erreichen mit Wissens-Management-Anwendungen Kosteneinsparungen, hoehere Qualitaet und schnellere Arbeitsprozesse zum Beispiel beim Erstellen komplexer technischer Angebote. Zusaetzlich koennen unternehmensinterne Informationsvermittlungs-Stellen externe Informationen (zum Beispiel aus internationalen Wissensbanken oder von Informationsdiensten) im Unternehmen allgemein verfuegbar machen und so die Informationsversorgung verbessern.

- Workgroup-Computing: Hier geht es um eine Vielzahl individueller Anwendungen zur Unterstuetzung von standortuebergreifenden Team- Arbeitsprozessen (zum Beispiel zur Projektkoordination). Projektbezogene Arbeitsgruppen koennen - und muessen - sich ihre Informationsarbeitsumgebung kurzfristig weitgehend selbst gestalten. Dabei geht es in der Regel um Anwendungen, die ueber mehrere Standorte hinweg funktionsfaehig sein muessen beziehungsweise auch Mitarbeiter fremder Unternehmen einbinden koennen. Notes verfuegt ueber eine endnutzergeeignete Entwicklungsumgebung, und die Programmierung, Implementierung und Wartung ueber mehrere Standorte hinweg ist meist trivial.

- Workflow-Automation: Fokus dieser Applikationen ist die Automatisierung der formulargebundenen Bueroarbeit und die ganzheitliche Vorgangsbearbeitung unter Einbeziehen des Electronic Imaging. In diesem Bereich geht es um das Re-Engineering von Geschaeftsprozessen und die professionelle Anwendungsentwicklung. Ziel ist es, zum einen die optimierten Prozesse zu unterstuetzen und zum anderen die Ablaeufe ueberhaupt erst einmal transparent und managebar zu machen. Notes als professionelle Groupware- Entwicklungsplattform kommt in diesem Bereich haeufig die Rolle des rettenden Engels zu, da nach Abschluss der Analyse und der Re- Engineering-Phasen von den entsprechenden Beratungsunternehmen oft interessante neue Konzepte vorgelegt werden, jedoch die Idee fehlt, wie sie umgesetzt werden sollen.

Konkrete Beispiele von einigen Anwendungen

Die Klassifikation von Anwendungen in diese Basistypen soll allerdings nur eine Grobstruktur der momentan in den Unternehmen haeufig im Vordergrund stehenden Aktivitaeten geben. Typisch ist, dass Groupware-Applikationen die Charakteristika mehrerer Basistypen in sich vereinigen (zum Beispiel greift eine Anwendung zur Vertriebsunterstuetzung beim automatischen Erzeugen eines Kaufvertrags auf die Informationen in einem elektronischen Katalog zu). Nachfolgend einige konkrete Beispiele dafuer, wie Unternehmen Lotus Notes heute einsetzen.

Der Zweck von Global-Sourcing- Anwendungen ist, die Beschaffungsaktivitaeten insbesondere in Grossunternehmen weltweit zu koordinieren. Zum einen sollen dabei zu jedem Zeitpunkt fuer alle Unternehmen oder Beschaffungsabteilungen eines Konzerns die guenstigsten Quellen auffindbar sein.

Zum anderen geht es um die konzernweite Buendelung der Bedarfe zur Durchsetzung guenstigerer Konditionen gegenueber den Lieferanten. Der Return on Investment, der mit entsprechenden Groupware- Anwendungen erzielbar ist, kann ausserordentlich hoch sein und schon nach einem Jahr bei mehreren tausend Prozent liegen. So berichtet beispielsweise ein grosser deutscher Maschinenbaukonzern mit einem Einkaufsvolumen von mehreren Milliarden Mark von jaehrlichen Einsparungen im Bereich von zehn Prozent. Angesichts der haeufig auch bei internationalen Installationen relativ niedrigen Kosten von Notes-Anwendungen wird der genannte Wert plausibel.

Ein anderes Grossunternehmen der Maschinenbaubranche steht vor dem Problem, komplexe technische Anlagen bei seinen Kunden, die weltweit verteilt sind, zu warten und im Schadensfall schnell zu reparieren. Die Groupware-Anwendungen sind in diesem Unternehmen dazu eingesetzt, die Kommunikation mit den Wartungstechnikern zu unterstuetzen.

Gleichzeitig werden die Wartungsfaelle und Maschinenschaeden von einer zentralen Stelle im Unternehmen aus kategorisiert und an mehrere international verteilte Produktionsstaetten weitergeleitet. Insbesondere bei der Einfuehrung neuer Maschinentypen oder Konfigurationen koennen Probleme schnell erkannt und bei weiteren Auslieferungen behoben werden.

Ein Unternehmen mit mehreren zehntausend Mitarbeitern bietet in fast allen Laendern der Erde Qualitaetssicherungs-Dienstleistungen an. Obwohl die Firma bisher sehr erfolgreich gearbeitet hat, denkt das Topmanagement an eine gezielte Weiterentwicklung der Organisation und eine Straffung der bisher hauptsaechlich papiergebundenen Arbeitsablaeufe. Notes soll die Basisinfrastruktur fuer eine Vielzahl von Projekten und fuer die Computerunterstuetzung der reorganisierten Arbeitsablaeufe sein.

Systeme fuer die Konkurrenzanalyse

Mehrere Grossunternehmen im deutschsprachigen Raum haben auf Notes- Basis Systeme zur Konkurrenzanalyse entwickelt, mit denen sie detailliert das Verhalten ihrer Mitbewerber auf den Weltmaerkten erfassen und analysieren. Insbesondere bei der Forschung und Produktentwicklung in der Chemie- und Pharmaindustrie erweisen sich derartige Systeme als fast unverzichtbar: Die Unternehmen koennen erhebliche Kosten einsparen beziehungsweise Marktvorteile erringen, wenn es ihnen gelingt, den Forschungsstand einzelner Projekte ihrer Mitbewerber fruehzeitig und kontinuierlich abzuschaetzen.

Eigene kostspielige Vorhaben koennen sofort abgebrochen werden, wenn deutlich wird, dass man im Wettlauf um die Markteinfuehrung neuer Produkte inzwischen zu weit abgeschlagen ist. Analog kann man durch Intensivierung der Aktivitaeten einen schon erreichten Vorsprung absichern oder ausbauen. Es soll Unternehmen mit derartigen Anwendungen gelungen sein, jaehrlich mehrere hundert Millionen Mark einzusparen.

Viele Unternehmen haben die Huerden der Zertifizierung nach der Norm ISO 9000 inzwischen genommen. Leider waelzt sich der damit verbundene Papierberg und die aufwendige Administration des Verfahrens fort.

Verbesserung der Qualitaetssicherung

Spaetestens beim naechsten turnusmaessigen Audit erweist sich das in vielen Unternehmen ein- bis zweitausend Seiten starke Qualitaetshandbuch als veraltet und als Hindernis bei der Re- Zertifizierung. Allein mit der Administration des ISO-9000- Verfahrens sind in groesseren Unternehmen mehrere Mitarbeiter voll ausgelastet.

Einige Unternehmen haben deshalb Anwendungen entwickelt, die den Administrationsaufwand drastisch senken und unternehmensweit ein staendig aktualisiertes Qualitaetshandbuch bereitstellen. Das Dokumenten-Management mit der Dokumentation der Stati und der Gueltigkeitszeitraeume einzelner Handbuchbereiche steht dabei im Vordergrund. Ueblicherweise werden aber auch die Vorbereitung und Durchfuehrung der Audits, Trainings-Management sowie Eskalations- Management unterstuetzt. Einige Notes-Anwendungen in diesem Bereich besitzen auch noch Datenbanken fuer die Bewertung der Lieferanten oder die Sammlung und Auswertung von Kundenbeschwerden.

Die Ausbildung und ihr Management

Im Zeichen neuer Anforderungen an das Lehren und Lernen in vielen Wissenschaftsbereichen bei gleichzeitig knapper werdenden Mitteln in den oeffentlichen Haushalten bietet es sich an, das Lehren und Lernen mit Multimedia-Techniken effizienter zu machen. Aehnlich wie an einigen anderen Hochschulen wird an der Fachhochschule Jena in der Wirtschaftsinformatik-Ausbildung seit mehreren Semestern eine Notes-Multimedia-Datenbank eingesetzt, die beispielsweise neben Screencam-Sequenzen ueber die Handhabung verschiedener in den Lehrveranstaltungen verwendeter Anwendungssysteme auch Detailbeschreibungen und Terminplaene der Lehrveranstaltungen, Video- und Audioobjekte, elektronische Praesentationen und Kurzlebenslaeufe der Dozenten enthaelt. Studenten koennen auf diese Informationen auch von zu Hause aus zugreifen beziehungsweise sich ihre Lehrveranstaltungen gleich auf den heimischen PC laden.

End-User-Freiheit kann ins Chaos fuehren

Angesichts der zum Teil sehr langen Vorbereitungszeiten und des hohen Wartungsaufwands erscheint es sinnvoll, im Rahmen von Hochschulkooperationen im deutschsprachigen Raum einzelne Standardmodule von Lehrkonzepten zu entwickeln und zu warten sowie gegenseitig auszutauschen.

Wie an den Anwendungsbeispielen deutlich geworden ist, geht es beim Einsatz von Groupware-Anwendungen nicht um Downsizing oder um den Aufbau neuer operativer Anwendungssysteme. Im Vordergrund steht die computergestuetzte Kommunikation und Zusammenarbeit im Team ueber Standorte und Zeitzonen hinweg.

Die bisherige Charakterisierung von Lotus Notes mag zu dem Schluss verleiten, dass endlich die ideale Anwendungsplattform gefunden ist, auf der sich Arbeitsgruppen und Unternehmensbereiche endlich verselbstaendigen koennen. Dieser Schluss ist jedoch falsch: Endnutzer koennen und sollen sich mit dem Werkzeugkasten Lotus Notes zwar selbstaendig machen.

Eine zentrale Koordination mit wenigen, aber strikt einzuhaltenden Regeln ist aber unabdingbar, wenn man eine funktionsfaehige unternehmensweite Infrastruktur schaffen und aufrechterhalten will. Beispielsweise muss das Layout von Notes-Server- Netzwerken professionell geplant und die Netze muessen zentral administriert werden. Wichtig ist auch die Standardisierung des Datenmodells und der Entwicklung komplexer Anwendungen. Die Fehleinschaetzung von Organisationsproblemen in diesem Bereich fuehrt besonders in Grossunternehmen unweigerlich zu kostspieligen Reorganisationsmassnahmen. Beispielsweise muessen alle Anwendungen - auch wenn sie von externen Serviceleistern stammen - nach dem gleichen Architekturkonzept (zum Beispiel Workflow-Anwendungen auf der Basis einer Workflow-Repository-Datenbank) entwickelt und einheitlich dokumentiert werden, damit eine effiziente Wartung auch laengerfristig moeglich ist.

Lotus Notes wird in Grossprojekten im deutschsprachigen Raum seit etwa fuenf Jahren eingesetzt. Es hat sich in dieser Zeit gezeigt, dass der unternehmensweite Einsatz mit Erfahrung und Professionalitaet geplant und durchgefuehrt werden muss. Dies gilt sowohl fuer die technische (Deployment-)Ebene, die Anwendungsentwicklung, die Ausbildung von Endnutzern und Administratoren als auch fuer die erforderlichen Organisationsregeln. Erhebliche Investitionsmittel koennen in Grossunternehmen mit mehreren tausend oder auch Zehntausenden von Arbeitsplaetzen auf dem Spiel stehen.

Die deutschen Grossanwender und der ueberwiegende Teil der deutschen Notes-Serviceindustrie haben sich in der Deutschen Notes User Group e.V. (DNUG) zusammengeschlossen, um ihre Erfahrungen und Kenntnisse auszutauschen sowie ihre Interessen effizient gegenueber dem Hersteller Lotus/IBM zu vertreten.

*Professor Dr. Wolfgang Finke lehrt Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Jena.