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07.11.1997 - 

Trend-Forum "Workgroup-Computing"

Notes sticht Exchange mit Groupware-Funktionen aus

"Was nicht mit Notes geht, ist zu kompliziert", provozierte Peter Friedrich, Geschäftsführer der Babcock Dienstleistungs GmbH in Oberhausen, die Zuhörer des Stuttgarter Forums. Der Dienstleister steuert das Notes-Netz im Konzern Deutsche Babcock AG, dessen Kerngeschäft der Anlagen- und Maschinenbau ist. In einer wirtschaftlich schwierigen Situation entschied sich Babcock für eine grundlegende Änderung der Unternehmensorganisation hin zu mehr dezentralen Einheiten. Im Zuge dieser Neustrukturierung erfolgte die Einführung von Lotus Notes.

Das Notes-Projekt bei Babcock startete mit der Realisierung der Mailbox. Es folgten die obligatorische Telefonliste und andere Workgroup-Dienste wie Presseberichte über Babcock unter Notes, eine Anwendung zur Reisekostenabrechnung. Friedrich vertritt die Maxime, man solle nur noch regeln, was unbedingt nötig ist. "Wir haben zugelassen, daß jeder im Telefonbuch alle Einträge ändern kann", führt er als Beispiel an. Das erwartete Chaos sei ausgeblieben.

Die Schwierigkeiten lagen auch weniger bei den Endbenutzern als beim Management. "Für die war das gewöhnungsbedürftig, sich plötzlich via E-Mail mit Vor- und Nachnamen anreden zu lassen", beschreibt Friedrich die Situation. Ziel sei jedoch gewesen, alle zu vernetzen, auch den Vorstand. Den Vorwurf, damit die Unternehmenskultur zu zerstören, konterte er mit dem Hinweis: "Besser die Kultur als das Unternehmen." Letzte Skeptiker wurden mit einem Trick geködert: mit der Einführung einer Anwendung "Gerüchte" unter Lotus Notes - davon wollte dann doch niemand ausgeschlossen sein.

Die Kosten für das Projekt betrugen rund 1,5 Millionen Mark. Dem steht laut Friedrich eine Ersparnis von etwa 30 Minuten Arbeitszeit pro Tag und Person gegenüber. Auch die Administration konnte seinen Angaben zufolge reduziert werden. Eine Zeitersparnis brachte die Umstellung insbesondere für das Bestellwesen: Brauchten Mitarbeiter früher für ihre Bestellung sechs Wochen, so können sie heute in sechs Stunden ihre Einkäufe über "Warenkörbe" in Lotus Notes erledigen. Alles in allem eine positive Bilanz.

Früher gab es zu Lotus in Sachen Groupware keine Alternative. Mittlerweile halten Marktbeobachter Exchange für den härtesten Konkurrenten von Notes.

Zwar setzen im Moment laut IDC erst eine Million Benutzer das Microsoft-Produkt ein, während die IBM-Tochter Lotus auf rund zwölf Millionen Nutzer verweisen kann, aber angesichts des Potentials von Microsofts Marketing-Maschinerie dürften sich die Zahlen langfristig angleichen.

Bei näherem Hinsehen treten jedoch eklatante Unterschiede zwischen den Produkten zu Tage.

"Exchange ist weder ein Web- noch ein Datenbank-Server, sondern ein reiner Mail-Server", kommentiert Siegfried Fassl, Leiter Systeme und Netzwerke bei der Logoscope Systemsoftware GmbH in Konstanz, die Gegenüberstellung der beiden Produkte. Ohne die verfügbaren Zusatzprodukte zu betrachten, entstehe ein schiefes Bild. Der Exchange-Server allein verfügt außer öffentlichen Ordnern und Verteilerlisten über keinerlei Groupware-Funktionen. Zur Erweiterung dienen sogenannte Connectoren, zum Beispiel der SMTP-, cc:mail-, Microsoft-Mail-Connector oder das Fax-Gateway.

Exchange gehört zur Back-Office-Suite und bietet laut Fassl eine einfache Kommunikation mit Windows NT und anderen Microsoft-Produkten. Als "relativ spartanisch" bezeichnet er lediglich die Integration in "NT Backup". Der Exchange-Server kann mit fünf verschiedenen Clients kommunizieren: dem Exchange-Client, MS-Outlook, einem modernen HTML-Browser in Verbindung mit dem Internet Information Server (IIS) und Active Server Pages (ASP), einem POP-3-Client oder einem NNTP-Client. Bei dem Post Office Protocol Version 3 (POP 3) sowie dem Network News Transfer Protocol (NNTP) handelt es sich um Internet-Protokolle.

Outlook hat mehr Funktionen als Exchange

Der Exchange-Client zeigt alle Einträge als Mails an. Er verfügt darüber hinaus über öffentliche Ordner, Terminkalender, Kontakt- und Aufgabenverwaltung sowie sogenannte Journale, in denen die Historie der Arbeit abgelegt wird. Outlook hat, verglichen mit dem Exchange-Client, eine erweiterte Funktionalität: Objekte können bereits in der Übersicht typgerecht angezeigt werden. Formulare und neue Funktionen lassen sich beliebig definieren. "Trotzdem gibt es viele Leute, die Outlook nicht einsetzen, weil es angeblich instabil läuft", berichtet Fassl. Seine eigene Installation weise allerdings keine derartigen Probleme auf. Mit Hilfe von Exchange/Outlook können eigene Anwendungen erstellt werden.

Auch Lotus Domino - so heißt der Lotus-Server seit vergangenem Jahr - kann nicht alles. "Das ist ein häufiges Mißverständnis", weiß Olaf Koch, Geschäftsführer der IT Networks GmbH in Ludwigsburg. Für viele Aufgaben sei die Entwicklung eigener Anwendungen nötig. Zu den Kernelementen von Lotus Domino zählen der Domino-Server, die Notes-Workstation sowie der Notes-Designer, eine Applikations-Entwicklungs-Plattform. Zusatz- Tools gibt es beispielsweise für das Management von Dokumenten, für E-Commerce oder Information-Push.

Lotus Domino verfügt über eine eigene Mail-Komponente mit integriertem Kalender. Das Kalendersystem, auf das die Anwender nach Auskunft von Koch jahrelang warten mußten, erlaubt die Suche nach freien Terminen und die Einladung weiterer Teilnehmer. Lotus hat die Volltextsuchtechnologie von Verity in Domino integriert. Eine Index-Erstellung ist optional und ohne gro- ßen Aufwand möglich. Jede Datenbank und Mailbox kann somit auf eine Volltextsuche zurückgreifen.

Durch die Möglichkeit zur Replikation lassen sich Daten auch mobil vom Laptop aus nutzen. Der identische Datenbestand wird mehrfach vorgehalten und regelmäßig aktualisiert. Einfache Lotus-Domino-Applikationen können ohne großen Aufwand erstellt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Funktionalität mit der Visual-Basic-ähnlichen Sprache "Lotusscript" zu erweitern. Mit der Lotus-Bean-Machine für Java wurde die Java-Welt für Notes-Designer geöffnet.

Als "leidiges Thema", so Koch, gilt im Zusammenhang mit Domino die Administration. Es gibt mehrere Schnittstellen für den Administrator (Namens- und Adreßbuch, Benutzervorgaben, Notes.ini, Server-Administration), wünschenswert wäre natürlich eine einzige. Domino 4.6 unterstützt die verschiedenen Windows-Plattformen, OS/2, Apple Macintosh und Unix (Sun Solaris, HP UX, IBM AIX) sowie Internet-Standards. Insgesamt ist die Groupware-Funktionalität von Domino verglichen mit der Konkurrenz weit fortgeschritten.

Viele Anwender haben gar nicht (mehr) die Alternative, sich zwischen Notes, Exchange, Intranets und anderen Produkten zu entscheiden. Entweder setzen sie längst eines der Produkte ein, oder sie müssen ohnehin mit einer gemischten Umgebung zurechtkommen. Entsprechend groß war das Interesse der Forum-Teilnehmer an Möglichkeiten, die Koexistenz verschiedener Groupware-Lösungen zu gewährleisten.

Mit den Schwierigkeiten einer heterogenen Umgebung kämpft beispielsweise Hermann Dupper, Desktop and Network Services Manager Engineering bei der Lufthansa Systems GmbH in Kelsterbach. Der Lufthansa-Konzern entschied sich zwar grundsätzlich für MS-Exchange, betreibt jedoch auch Notes-Server und vorübergehend noch das Altsystem "OCP-Mail", eine Windows-3.x-Anwendung, die nicht mehr gewartet wird. Gegen Lotus Notes als einheitliche Lösung sprach beispielsweise dessen eingeschränkte Connectivity zu X.400. "Der Notes-Server hängt sich einfach manchmal vom X.400-Backbone ab", berichtet der Anwender. Die Groupware-Systeme zu ersetzen käme allerdings einer Neuprogrammierung gleich. Deswegen nimmt die Lufthansa davon Abstand. Zukünftig soll Exchange für alle normalen Office-Arbeitsplätze als Mailing-System, wo nötig Lotus Notes als System für komplexe Groupware-Anwendungen mit Browsern als Clients sowie ein Intranet für statische Unternehmenspräsentationen eingesetzt werden.

Obwohl Dupper dem Microsoft-Produkt eine große Akzeptanz durch die Benutzer bescheinigt, schildert er offen die aufgetretenen Probleme. "Versuchen Sie nicht, irgendwelche Module zu integrieren, die erst seit kurzem auf dem Markt sind", warnte er die Zuhörer. "Damit sind wir bitter auf die Nase gefallen." Weitere Schwierigkeiten bereiteten das Restore und der Schutz vor Viren auf dem Server. Die Wiederherstellung von Daten sei aufwendig und kritisch, es brauche etwa vier Stunden. Ein Restore einzelner User/Mailboxen sei quasi unmöglich. Um diesbezügliche Schwierigkeiten zu vermeiden, setzt das Unternehmen Compaq-Server mit Raid-System und unterbrechungsfreier Stromversorgung (USV) ein. Man tue gut daran, auch den Server auf Viren zu scannen, empfiehlt Dupper aufgrund eigener schlechter Erfahrungen. Gerade Mails eigneten sich besonders zur Verbreitung von Makroviren.

Exchange enthält keine Datenbank

Als positiv hebt er die Größenbeschränkung für die Mailbox hervor. Bei 20 MB warnt der Computer den Nutzer, bei 30 MB Größe kann dieser keine Mails mehr verschicken, bis er etwas gelöscht hat. Ein weiterer Pluspunkt sei der relativ stabile Betrieb der Exchange-Server. Die Groupware-Funktionen entpuppen sich allerdings als mager: Es gibt keine integrierte Datenbank, und sogar einige Standardfunktionen müssen selbst programmiert werden. Zudem ist am Markt wenig Know-how verfügbar. Externe Entwickler kosten nach Angaben von Dupper über 200 Mark pro Stunde.

Fazit: Wer Groupware-Funktionen benötigt, sollte auf Lotus Notes setzen. Braucht ein Anwender nur eine Mailing-Lösung, ist er mit Exchange besser beraten, besonders wenn er Windows NT als Betriebssystem verwendet. "Exchange ist billiger als Notes und im reinen Mail-Bereich auch besser", argumentiert Olaf Koch von IT Networks. Lotus Notes hin, Exchange her - es gibt noch andere Faktoren, von denen eine erfolgreiche Arbeit mit den Produkten abhängt: Die Hälfte des Einführungsrisikos liegt weder in den ausgewählten Tools noch in den Vorarbeiten, sondern in der betroffenen Gruppe. Wer bisher nicht miteinander gesprochen hat, wird das auch über Workgroup-Anwendungen nicht tun.

Entscheidungskriterien:

Bei der Entscheidung für eine bestimmte Groupware-Lösung spielen viele Faktoren eine Rolle:

- Was für Anwendungen sollen eingesetzt werden?- Wie paßt die Lösung zur vorhandenen Infrastruktur?- Wie läßt sich die Interoperation bewerkstelligen?- Welche Add-ons sind sinnvoll/nötig?- Wie teuer ist die Lösung im Hinblick auf Entwicklung, Installation und Einführung, Migration, Koexistenz, Benutzerservice und Wartung?- Ist die Lösung flexibel genug?- Ist das Produkt zukunftssicher? Ist der Hersteller zukunftssicher?

Was bieten Intranets?

Auch Intranets betreten die Groupware-Bühne: Auf der einen Seite versuchen die Hersteller, ihre Produkte Web-fähig zu machen. Auf der anderen Seite beginnen neue Web-Anbieter, ihre Produkte mit Groupware-Funktionen auszustatten. Die Internet-Groupware steckt zwar noch in den Kinderschuhen, entwickelt sich aber schnell. Derzeit bietet beispielsweise Radnet mit dem Produkt "Webshare/Designer" Groupware auf Basis einer SQL-Datenbank. Ultimus verfügt über ein gleichnamiges Produkt, das Workflow-Management mit Anbindung an Lotus Notes unterstützt. Ein Full-Service-Intranet offeriert Netscape mit dem Suitespot-Server in Kombination mit dem Client Communicator.