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13.01.1978 - 

Personalinformationssysteme im Wandel:

Nur Hilfsmittel für Routineaufgaben

HAMBURG (uk) - Ein anspruchsvolles, zukunftsbezogenes Personal-Informationssystem sollte das Management mit den relevanten Informationen für dispositive oder strategische Führungsentscheidungen versorgen. Es sollte aufgrund von Entscheidungsverfahren Empfehlungen zur Lösung von Fragen der Personalbestands-, -bedarfs-, -beschaffungs-, -förderungs- sowie -einsatzplanung geben und damit über die Möglichkeiten eines vergangenheitsbezogenen Personal-Informationssystems hinaus Basis für die Bereiche Planung und Entscheidung innerhalb der Führungs- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich sein.

Zu diesem Schluß kommt Dr. Michel Domsch im Band 6 der SCS-Schriftenreihe "Personal Informationssysteme - Instrumente der Personalführung und Personalverwaltung", der kürzlich in der dritten erweiterten und aktualisierten Auflage veröffentlicht wurde. Ausgehend von dem aktuellen Entwicklungsstand, daß Personal-Informationssysteme bisher in vielen Betrieben nur für administrative Zwecke eingesetzt werden, schränkt Domsch seine Maximal-Forderungen an zukünftige Systeme allerdings gleich in der Einleitung ein: "Der Ausbau zu dispositiven Personalsystemen ist in Wirtschaft und Verwaltung überwiegend noch Soll-Vorstellung. Daher basieren die Ausführungen nur in geringem Umfang auf praktischen (...)fahrungen und stellen vielmehr Leitlinien und Diskussionsbeiträge für die Ergänzung bestehender oder geplanter Systeme in Richtung anspruchsvollerer, dispositiver Personal-Informations-Systems dar."

Domsch erläutert in seinem "Grobkonzept für den Aufbau und Betrieb von EDV-gestützten Personal-Informationssystemen" zunächst Begriffe, Standort und Einsatzbereich sowie Entwicklungsstand und Entwicklungstendenzen bei den Personal-Systemen. Im nächsten Kapitel beschreibt er die verschiedenen Systemtypen (vergangenheitsbezogene und zukunftsbezogene) und grenzt die EDV-gestützten Verfahren gegen die Systeme ohne EDV-Einsatz ab. So gäbe es beispielsweise eine Reihe von Führungs- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, wie intuitiv motivierte Entscheidungen oder die Erarbeitung von personalpolitischen Richtlinien, die nicht formalisiert und damit nicht EDV-gestützt wahrgenommen werden könnten. Domsch betont, daß der EDV-Einsatz beim Betrieb eines Personal-Informationssystems weder unbedingt notwendig noch für die Wahrnehmung der Aufgaben hinreichend sei. Allerdings habe sich gezeigt, daß man sich dieses Hilfsmittels bedienen solle, um eine wirtschaftliche und operationale Verwaltung und Verarbeitung der erfaßten Daten zu erreichen.

Die Struktur und der Inhalt eines Personal-Informationssystems sei - so führt Domsch im nächsten Abschnitt aus - grundsätzlich durch die drei Komponenten Peronaldatenbank und Arbeitsplatzdatenbank, Methoden- und Modellbank sowie die EDV-Anlagenkonfiguration gekennzeichnet. Weiter fordert er für den Aufbau und den Betrieb eines solchen Systems die Aufstellung eines detaillierten Aktionsplanes, in dem die Einzelaktivitäten der Phasen Konzeption, Realisierung und Betrieb ausgewiesen werden. Außerdem empfehle sich ein stufenweises Vorgehen mit den vier Etappen "Vorphase zur Strukturierung des Gesamtprojektes", "kritische Istaufnahme (grob)", "Soll-Konzept (grob)" sowie "Konzipierung und Realisierung von definierten Teilkomplexen nach Prioritäten". Last not least beschäftigt sich der Autor mit "einigen ausgewählten Problemen", die besonders für EDV-gestützte Systeme relevant sind. So seien beispielsweise bei der Systemeinführung psychologische Schranken bei den betroffenen Mitarbeitern festzustellen. Aufbau und Betrieb eines Personal-Informationssystems könnten daher nur erfolgreich sein, wenn allgemein über die EDV informiert wird und überzeugend klargemacht werde, daß es sich nur um ein Hilfsmittel für viele Routineaufgaben im Personalbereich und um ein Instrument für objektivere Entscheidungsfindungen handele. Außer den psychologischen Aspekten geht Domsch noch auf Fragen des Datenschutzes, der Bereinigung des Ist-Zustandes, der Informationsgewinnung sowie der Kosten-Nutzen-Analyse ein.