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21.10.1994

Nutzenkalkulation ist schwierig Kreis Steinfurt implementiert Notes fuer das Sitzungswesen

Von Uwe Moysies*

Die Kreisverwaltung Steinfurt steuert kuenftig das stark arbeitsteilige Sitzungswesen ueber Lotus Notes. Ein neues Client- Server-Konzept soll den Informationsfluss zwischen Verwaltung und Politik verbessern.

Die Kreisverwaltung Steinfurt hat eine neue Client-Server- Infrastruktur auf Basis von Lotus Notes implementiert, mit deren Hilfe das Sitzungs-Management effizienter werden soll. Im einzelnen galt es:

- den Aufwand fuer Informationsbeschaffung und -verteilung zu reduzieren;

- die Erstellung von Dokumenten zu vereinfachen und deren Durchlaufzeiten zu verkuerzen;

- den Stand der jeweiligen Sachbearbeitung transparenter zu machen;

- Medienbrueche zu vermeiden sowie

- den Informationsfluss zwischen den einzelnen Aemtern und der politischen Fuehrung zu verbessern.

Der Umsetzung dieser Ziele kam die bereits vorhandene DV- Infrastruktur entgegen. Mehr als 300 vernetzte PCs an zwei Lokationen haben weitgehend die Generation der dummen Bildschirmterminals abgeloest. Auf der Client- wie auf der Server- Seite setzt die Verwaltung das Betriebssystem OS/2 beziehungsweise OS/2 LAN Server ein. OS/2 weist wegen seiner Kommunikationsmoeglichkeiten zu bestehenden IBM-Host-Anwendungen und -Datenbanken deutliche Vorteile gegenueber anderen Betriebssystemen auf und bildet die ideale Basis fuer die Integration der existierenden IMS-Datenbestaende.

Neben dem Betriebssystem entschied man sich in Steinfurt auch fuer den "Database-Manager" von IBM als Datenbank-Server im LAN und migrierte spaeter zuegig zu "DB2/2". Als zukunftssicher laesst sich auch die objektorientierte Anwendungsentwicklung unter dem Smalltalk-Dialekt "Enfin" bezeichnen, auf dessen Basis eine kleine Entwicklermannschaft bereits fortschrittliche Applikationen wie die komplette Abwicklung der Geschaeftsvorfaelle im Katasterbereich, die Ueberwachung von Milchbetrieben und die vollstaendige Inventarverwaltung des Kreises implementierte.

Einen Rueckschlag gab es jedoch bei der Buerokommunikation. Hier hatte die Kreisverwaltung zunaechst auf "Office Vision/2" gesetzt. IBMs Rueckzug von diesem Produkt stellte zunaechst die Gesamtstrategie in Frage. Steinfurt nahm jedoch das "Entschaedigungsangebot" an: Statt Office Vision/2 wurde Lotus Notes praktisch zum Nulltarif ins Haus geliefert.

Fertige Komponenten fuer die Grundanforderungen

Auf Basis des Groupware-Produkts wurden zunaechst einige kleinere Pilotanwendungen - eine Informations- und Diskussionsplattform sowie verschiedene Benutzerforen zu eingesetzten Standardprodukten - in Angriff genommen. Um eigenes Know-how aufzubauen und die neuen Anwendungen rasch einfuehren zu koennen, entschied man sich fuer die Zusammenarbeit mit den Beratern von Compunet. Mit einer Vielzahl von dort bereits vorhandenen wiederverwendbaren Komponenten liessen sich die Grundanforderungen der Kreisverwaltung mit nur geringem Anpassungsaufwand abdecken.

Nachdem die "Schnupperapplikationen" von den Pilotanwendern angenommen worden waren, fasste man den organisationsweiten Einsatz von Notes ins Auge. Neben der E-Mail-Komponente lag aus Sicht der Kreisverwaltung Steinfurt der eigentliche Wert von Notes in der Moeglichkeit, in kurzer Zeit mit ueberschaubarem Investitionsvolumen dokumentenorientierte Anwendungen zu entwickeln. Entscheidend waren dabei die einfache, schnell erlernbare Programmiersprache, die in Notes integrierten Recherchefunktionen und die am Markt erhaeltlichen - in aller Regel offenen und damit leicht anzupassenden - Standardanwendungen. Nicht zu vergessen war auch der, besonders unter Haushaltsgesichtspunkten wichtige, kurzfristig zu erzielende Return on Investment.

Nachdem auch der Uebergang vom zeichenorientierten "MS Word 5.0" zu "Lotus Ami Pro" unter der grafischen Benutzeroberflaeche erfolgreich abgeschlossen war, hatte sich in Steinfurt eine DV- Landschaft entwickelt, die fuer dokumentenorientierte Client- Server-Anwendungen bestens geruestet war.

API-Entwicklung regelte die Datenkonsistenz

Im Vordergrund des Notes-basierten Client-Server-Projekts standen die Anwender. Sie sollten durchgaengig eine prozessbezogene Unterstuetzung erhalten. Ausserdem wollte man die nicht automatisierbare Arbeit durch verbesserte Ergonomie effizienter machen. Die grafische Notes-Oberflaeche mit dem immer gleichen, eingaengigen Konzept vom Wechsel zwischen Ansicht und Dokument unterstuetzte dieses Ziel.

Fuer die drei wesentlichen kommunalen Leistungsprozesse Beratungs-, Vorlagen- und Informations-Management wurde folgende Struktur implementiert:

- Lotus Notes fuer Dokumenten-Management, Vorgangssteuerung sowie die Kommunikation;

- DB2/2 zur Stammdatenverwaltung;

- Lotus Ami Pro zur Dokumentenerstellung;

- IBM "Time&Place" als persoenlicher Terminkalender fuer Mitglieder der Verwaltung sowie

- DSA-TIFF-Viewer als Werkzeug zur Betrachtung von als Image angehaengten Dateien.

Mit Hilfe einer umfangreichen Notes-API-Entwicklung stellte Compunet die Konsistenz zwischen den in DB2/2 gepflegten und in Notes benoetigten Stammdaten sowie die Integration von Notes und den Standardanwendungen sicher. Als besondere Huerde wurde dabei die Inkompatibilitaet des 32-Bit-Enfin-APIs mit dem 16-Bit-Notes- API ueberwunden. Im uebrigen achtete man streng auf die Nutzung von Standards wie DDE, um die Abhaengigkeit von den derzeit eingesetzten Standardprodukten wie Ami Pro oder dem TIFF-Viewer so gering wie moeglich zu halten.

Das in Steinfurt entwickelte Anwendungssystem unterstuetzt etwa die Erstellung des jaehrlichen Sitzungsplans einschliesslich Plausibilitaetspruefung, das Generieren von Tagesordnungen sowie die automatische Niederschrifterstellung und Sitzungsgeldabrechnung. Ausserdem steuert es den Lauf aller oeffentlichen und nichtoeffentlichen Vorlagen durch Gremien und Verwaltungsinstanzen.

Als Informationsquellen stehen im einzelnen zur Verfuegung: strukturierte Information auf Basis der unter DB2/2 gehaltenen Stamminformationen wie Ausschussbesetzungen, Fraktionszusammensetzungen, Geburtstags- und Jubilaeumslisten sowie in Notes-Datenbanken abgelegte Sitzungs- und Vorlageninformationen wie Sitzungsuebersichten oder Vorlagenzuordnungen. Unstrukturierte Informationen auf Basis der Notes-Volltextsuchfunktionen ueber die Vorlagen- und Niederschriftendokumente.

Im Gegensatz zur Ermittlung des Investitionsvolumens erwies sich die Berechnung des erwarteten Nutzens in Form von Produktivitaetszuwaechsen als schwierig. Die qualitative Nutzenbetrachtung konzentriert sich im wesentlichen auf Produktivitaetsreserven: Verkuerzung von Bearbeitungs- und Laufzeiten oder die Optimierung von Arbeitsergebnissen aufgrund besserer Benutzerfuehrung und groesserer Transparenz des gesamten Prozesses.

Legt man die ueblichen Annahmen fuer Wirtschaftlichkeits- Betrachtungen im oeffentlichen Bereich zugrunde, sind Anschaffung, Einfuehrung und Betreuung des Lotus-Notes-gesteuerten Sitzungswesens an mehr als 150 Arbeitsplaetzen ueber einen Zeitraum von zehn Jahren mit jaehrlichen Kosten in Hoehe von rund 80000 Mark verbunden. Stellt man dieser Investition eine jaehrliche Produktion von zirka 10000 Seiten an Verwaltungsunterlagen gegenueber, dann muss das neue Verfahren acht Mark pro Seite einsparen, um sich zu rechnen. In Arbeitszeit umgelegt, muessten unter Notes alle Mitarbeiter in der Summe jede Seite nur vier Minuten schneller bearbeiten. Hier ist die Verwaltung sicher: "Wenn wir die heutigen Erstellungs- und Bearbeitungszeiten von Sitzungsunterlagen betrachten, haben wir keinen Zweifel daran, dass wir mit dem neuen System Verbesserungen erreichen wuerden, die weit groesser sind", so Juergen Griebel, Leiter des Amts fuer DV der Kreisverwaltung Steinfurt.