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08.08.1986 - 

Zehn Thesen über die Chancen der Bürokommunikation:

OA darf kein Gegensatz zur klassischen DV sein

Anwender und Anbieter tun sich nach wie vor schwer mit dem Thema Bürokommunikation, nicht zuletzt deshalb, weil es sich dabei um eine neue, integrierte Aufgabenstellung handelt. Professor Arnold Picot* von der Technischen Universität München hat die Chancen der Bürokommunikation in zehn Thesen zusammengefaßt.

1. Bürokommunikation: Eine personelle - organisatorische - technische Gestaltungsaufgabe

Bürokommunikation umfaßt in der aktuellen Diskussion alle personellen, organisatorischen und technischen Aspekte der Gestaltung des aufgabenbezogenen Informationsaustauschs innerhalb und zwischen Unternehmungen. Das Thema "Bürokommunikation" ist primär dadurch in den Vordergrund getreten, daß neuartige, integrierte Techniken zur Unterstützung der Büroarbeit entwickelt und angeboten wurden. Die Chancen, die sich daraus für Anwender und Hersteller ergeben, können jedoch nur erschlossen werden, wenn im Verbund mit dem technischen Potential vor allem auch die organisatorischen und personellen Fragen erkannt und in abgestimmter Weise gelöst werden.

2. Bürokommunikation: Ein unternehmensstrategischer Erfolgsfaktor

Bürokommunikation hat eine unternehmensstrategische Dimension: Unternehmerischer Erfolg beruht im wesentlichen auf Informationsvorsprung über die Nachfrage, über Ressourcen (Know-how, Einsatzgüter) und über den Einsatz der Ressourcen im Produktionsverfahren; hinzukommen muß die Fähigkeit, den Informationsaustausch bei der stets arbeitsteiligen Aufgabenerfüllung im Unternehmen effektiv und effizient zu bewältigen. Nur wer diese strategische Dimension von geschäftlicher Information und Kommunikation im Auge behält, wird den Nutzen eines durchdachten Technikeinsatzes im Büro angemessen erfassen können. Ein praktisches Beispiel zeigt, in welcher Weise der unternehmenspolitisch-strategische Nutzen des Einsatzes neuer Techniken der Bürokommunikation auftreten kann.

3. Voraussetzungen einer erfolgreichen Einführung

Eine erfolgreiche Einführung neuer Techniken der Bürokommunikation ist von deren Voraussetzung abhängig:

- Ganzheitliche Sicht der Unternehmungsaufgabe

- sorgfältige organisatorische Analyse, Konzeption und Umsetzung des Möglichkeitspotentials neuer Techniken der Bürokommunikation in einem erfolgversprechenden Teilbereich

- Orientierung an wichtigen Büroprozessen und Büroprodukten

- frühzeitige Beteiligung der Betroffenen.

4. Die Bedeutung angemessener methodischer Werkzeuge für den Organisator

Gegenwärtig herrscht ein Mangel an erfolgversprechenden organisatorischen Methoden (Werkzeugen), die den begründeten, nachhaltig erfolgreichen Einsatz sowie die systematische Einführung von neuen Techniken der Bürokommunikation wirkungsvoll unterstützen. Ein Beispiel für eine umfassende, die ganzheitliche Sicht der Unternehmung beibehaltende und zugleich im Detail tiefgehende Methodik ist MOSAIK (modulares organisationsbezogenes System zur Analyse und Implementierung von Kommunikationstechnik). Mit Hilfe derartiger Unterstützung kommt der Organisator rasch und abgesichert zum Ziel, zugleich wird er beim Methodeneinsatz von Informationstechnik (Medizin) unterstützt.

5. Beziehung Bürokommunikation - DV

Der Einsatz von neuen Techniken der Bürokommunikation darf nicht in einem falschen Spannungsverhältnis oder gar Gegensatz zur klassischen Datenverarbeitung gesehen werden. Beide Bereiche ergänzen sich und sind zunehmend aufeinander angewiesen: Die klassischen Verfahren der Datenverarbeitung eignen sich eher für die Abwicklung gut strukturierter und häufig wiederholter Prozesse; die Leistungsfähigkeit der Bürokommunikation ist vor allem für die individuelle Vorgangsbearbeitung innerhalb eines vorgegebenen Rahmens geeignet. Derartige weniger strukturierte Bearbeitungsvorgänge, für die sich das Potential der Bürokommunikation besonders eignet, sind der Abwicklung von DV-Verfahren häufig vor - und/oder nachgelagert. Dementsprechend bieten die Möglichkeiten der technischen Bürokommunikation die Chance, Medienbrüche im Umfeld der klassischen Datenverarbeitung zu verringern und eine durchgängige, ganzheitliche Sachbearbeitung zu fördern.

6. Problemgerechte Wirtschaftlichkeitsbewertung

Die Wirtschaftlichkeitsbeurteilung neuer Techniken der Bürokommunikation darf nicht bei zu eng verstandenen Verfahrensweisen stehenbleiben; sie muß neben berechenbaren Effekten vor allem auch qualitative Größen einbeziehen; wegen der großen Bedeutung des Kommunikationsverbundes im Unternehmen darf sie nicht arbeitsplatzorientiert-isoliert vorgehen; sie muß insbesondere die Tatsache berücksichtigen, daß neue Techniken auch neue Ansprüche, Anwendungsfelder und Ideen erzeugen (Generierungseffekt), was einfache vorher-nachher-Vergleiche im Sinne von Substitutionsbetrachtungen erschwert.

7. Dezentralisierungspotential

Ein flächendeckender Einsatz neuer Techniken der Bürokommunikation führt zu einem Dezentralisierungspotential

- in organisatorischer Hinsicht (mehr Delegation, Partizipation, Informationsversorgung)

- in räumlicher Hinsicht (mehr Freiheitsgrade bei der Standortwahl) und

- in geschäftlicher Hinsicht (mehr Geschäftspartner weltweit erreichbar, Ausdehnung von Märkten).

Allerdings ist das räumliche Dezentralisierungspotential (vor allem im Sinne von Heimarbeit und Nachbarschaftszentren) gering und darf keinesfalls überschätzt werden.

8. Integrationspotential

Der integrative Charakter der neue en Techniken der Bürokommunikation hat weitreichende Konsequenzen für die Praxis und bietet ein attraktives Gestaltungspotential: -Bisherige Formen der Arbeitsteilung in der Verwaltung werden hinfällig.

- Es findet eine Reintegration von Aufgaben bei den Aufgabenträgern statt, die bisher personell getrennt durchgeführt wurden.

- Das organisatorische Denken führt stärker weg von der Aufbau-Organisation und wieder verstärkt hin zur Ablauforganisation. Bereichsübergreifende, für das Überleben der Unternehmung zentrale Prozesse, rücken immer stärker in das Blickfeld des Organisators.

- Die Aufgabengliederung im Unternehmen verschiebt sich tendenziell sowohl in der Aufbau- als auch in der Ablauforganisation von der verrichtungsorientierten Zusammenfassung von Teilaufgaben zur objekt- und problemorientierten Zusammenführung.

- Qualifikationen, die ganzheitliches Denken in Zusammenhängen fördern, sind wieder stärker gefragt gegenüber detailliertem Spezialistenwissen.

9. Mögliche neue Belastungen

Zugleich sind mögliche neue Belastungen und Probleme, die mit dem Einsatz neuer Techniken der Bürokommunikation unter Umständen verbunden sein können, von vornherein zu erkennen und soweit wie möglich auszuschalten, insbesondere

-Gefahren einer zu weit getriebenen Aufgabenintegration (Überforderung)

-Gefahren einer zu starken Intensitätssteigerung der Arbeit (immer mehr in weniger Zeit)

-Gefahren einer sozialen Isolierung im Arbeitsprozeß

-Gefahren, die sich aus einem Technikausfall ergeben können (Abhängigkeitsprobleme)

-Probleme, die sich aus unzulänglich gestalteter Hardware und Software ergeben können (Ergonomie).

10. Die Chancen der Bürokommunikation: Qualifizierte Bewußtseinsentwicklung ist nötig

Die neuen Techniken der Bürokommunikation eröffnen Anwendern erhebliche Chancen. Diese können jedoch nur genutzt werden, wenn das Bewußtsein über diese Chancen in qualifizierter Form weiterentwickelt wird und wenn die neuen Anforderungen, die auf die beteiligten Organisatoren, DV-Fachleute, Anwender, Ausbilder zukommen, breit erkannt und schrittweise erfüllt werden. Man sollte sich vor dem Glauben hüten, daß dies ein simples Problem sei und das hier eigentlich nur der klassische Verkauf einfacher Technik anstünde. Die Chancen der Bürokommunikation werden letztlich nur über geistige Erkenntnisse erschlossen, die die komplexe Anwendersituation adäquat interpretieren. Insofern sind die Chancen der Bürokommunikation gegenwärtig eher ein geistig-qualifikatorisches denn ein technisches Problem.

*Prof. Arnold Picot ist Inhaber des Lehrstuhls für Allgemeine und Industrielle Betriebswirtschaftslehre. Der vorliegende Beitrag ist die leicht gekürzte Version eines Referates, das auf dem diesjährigen "telematica" -Kongreß in Stuttgart gehalten wurde. Die vollständige Fassung ist enthalten in: Wolfgang Kaiser (Hg.): telematica-Kongreßband 2 "Telematik", Stuttgart 1986, S. 381 - 385 (Verlag Reinhard Fischer, München).