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13.02.2004 - 

Viele Funktionen sind zunächst unsichtbar

Office 2003 - bedingt benutzerfreundlich

MÜNCHEN (CW) - Die Benutzerfreundlichkeit von Microsofts "Office 2003" ist zwar im Vergleich zur Vorgängerversion verbessert worden, lässt aber weiterhin zu wünschen übrig. Zu diesem Ergebnis kommt die auf Usability-Untersuchungen spezialisierte Sirvaluse Consulting GmbH aus Hamburg.

Gute Software soll leicht erlernbar, zuverlässig, bedienerfreundlich und leistungsfähig sein, konstatieren die Hamburger Experten. Unternehmen setzen die Usability eines Programms zunehmend als selbstverständlich voraus, doch Microsoft komme dem nur eingeschränkt nach. Im Vergleich zu Office 2000, das die Tüvit GmbH 1999 in Bezug auf "Lernförderlichkeit" und "Selbstbeschreibungsfähigkeit" als nicht gebrauchstauglich eingestuft hatte, wurde im Release 2002/2003 einiges überarbeitet. Dennoch stellt Sirvaluse fest, dass viele Nutzer von Office 2003 nur einen Bruchteil der Programmfunktionen beherrschen, weil die Programme Word, Excel und Powerpoint immer komplexer werden und die Bedienung dieser Anwendungen komplizierter als nötig ist.

Features sind verborgen

Vor allem in puncto "Sichtbarkeit" bestehe noch deutliches Verbesserungspotenzial: Tests hätten gezeigt, dass wichtige Funktionen der einzelnen Applikationen zu versteckt sind. So kritisiert Sirvaluse zum Beispiel die reduzierten Symbolleisten, hinter denen viele hilfreiche Features verborgen seien, so etwa die nicht sichtbaren Funktionen "Tabelle einfügen" oder "Format übertragen". Ähnlich verhalte es sich mit den Menüs, die standardmäßig nicht vollständig angezeigt werden, um ihre Komplexität zu reduzieren. Die Folge sei, dass Anwender manche benötigte Funktion zunächst nicht entdecken. Viele Benutzer wünschen sich deshalb die Anzeige aller Menüeinträge, auch weil das scheinbar willkürliche Auf- und Zuklappen der Menüs ihnen die Kontrolle entzieht. Doch oft wissen sie nicht, wo diese Option aktiviert werden kann.

Zu den auffälligen Bedienungsschwächen von Office 2003 zählen die Hamburger auch, dass einige "AutoFormat"- und "AutoKorrektur"-Optionen wenig sinnvoll sind: So zum Beispiel die Funktion, dass jede Zelle mit einem Großbuchstaben begonnen werden soll. Regelrechte Probleme bereitet offensichtlich das Einfügen und Verankern von Grafiken. In einem Word-Dokument etwa springen diese anscheinend willkürlich hin und her, wenn der Anwender noch zusätzlichen Text eingibt. Für Verwirrung in Word sorgt ferner, dass das Einfügen einer Tabelle nicht innerhalb des Menüs "Einfügen" möglich ist, sondern dafür das Tabellen-Menü aufgerufen werden muss, was eigentlich inkonsistent ist. Das Einfügen einer Fußnote haben die befragten Anwender nicht unter "Einfügen-Referenz" erwartet. Auch das Abschnittskonzept, das Word für bestimmte Formatierungen wie mehrspaltigen Text oder Querformate verwendet, haben Benutzer nicht verstanden und die zugehörigen Befehle nicht gefunden.

Als gut gemeint, aber nicht immer hilfreich werden einige automatische Funktionen in Excel bezeichnet. Will man zum Beispiel in einer bereits vorhandenen Tabelle Daten eingeben, springt die aktive Zelle nach dem "Enter"-Befehl scheinbar willkürlich hin und her. Excel versucht, ein Eingabemuster zu erkennen, und bietet eine vermeintlich sinnvolle nächste Eingabezelle an. Bei der Erstellung einer neuen Tabelle mag dies zumindest teilweise nützlich sein, bei der Editierung einer vorhandenen jedoch weniger, so das Fazit der Consulting-Firma.

Ferner monieren die Hamburger die unterschiedliche Wirkungsweise einiger Funktionen innerhalb der verschiedenen Office-Anwendungen. Als Beispiel wird die "Ausschneiden"-Funktion genannt, die im Gegensatz zu den anderen Programmen in Excel einen markierten Eintrag erst löscht, nachdem er an anderer Stelle eingefügt wurde.

Vor allem ungeübten Benutzern bereitet das Büropaket Probleme, so das Ergebnis der Usability-Untersuchungen, an denen Testpersonen mit unterschiedlichen Office-Erfahrungen teilnahmen. Es habe sich gezeigt, dass die Aufgabenbereiche für "Anfänger" zu kompliziert sind und stark ablenken, was schließlich dazu geführt hat, dass Aufgaben nicht beendet werden konnten. Überfrachtet sei auch die Office-Zwischenablage aufgrund der Möglichkeit, mehrere Inhalte gleichzeitig verwalten zu können. Die meisten User würden gerade mal "Cut and Paste" nutzen und seien von der angebotenen Komplexität überfordert beziehungsweise genervt. Kopfzerbrechen bereiteten diesen Personen auch die von Office 2003 benutzten Begriffe und Bezeichnungen. Mit dem folienübergreifenden Layout-Konzept (Master) von Powerpoint beispielsweise konnten viele nichts anfangen.

Komplizierte Smart Tags

Im Ergebnis würden sich unwissende Anwender im Trial-and-Error-Verfahren nach und nach an komplexe Funktionen und Bedienelemente herantasten, was letztlich jedoch unnötig viel Zeit und damit auch Kosten verschlingt. Microsoft kenne das Problem und versuche, den Anwendern durch immer neue Funktionen das Handling der Software zu erleichtern. Spezielle Features sollen dazu beitragen, vor allem häufig anfallende Aufgaben mit weniger Zeitaufwand zu erledigen. Das Beispiel der Smart Tags zeige jedoch, dass dies nur zum Teil gelinge, so das Ergebnis der Hamburger Untersuchung. Smart Tags sind intelligente, auf den jeweiligen Arbeitsschritt abgestimmte Zusatzfunktionen, die den Bedienungskomfort und die Produktivität erhöhen sollen. Doch selbst diese Hilfestellung werde vielfach als zu komplex, wenig verständlich und deshalb verwirrend empfunden. (ue)