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17.12.2013 - 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Für kleine und mittlere Firmen interessant: Inzwischen stehen die Funktionen zur E-Mail-Archivierung auch in den Midsize-Editionen von Office 365 parat. Da Verwaltung und Einsatz eigener Server entfallen können, Grund genug die Exchange-Online-Archivierung einmal praxisnah zu betrachten.

Die Technik wird Exchange Online Archiving (EOA) genannt und war in der Vergangenheit nur den Enterprise-Editionen von Office 365 vorbehalten. Der Exchange Online-Archivierungsdienst (Exchange Online Archiving, EOA) ist wie Office 365 selbst cloudbasiert. Die Lösung steht aber auch für Unternehmen zur Verfügung, die auf lokale Exchange-Server setzen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Archivierungsfunktion von Office 365 nutzen. Grundsätzlich lässt sich Exchange Online Archiving genauso verwalten, wie die Archivierung in Exchange Server 2013. Der große Unterschied zu lokalen Exchange-Servern liegt in der Speicherung des Archivs in der Cloud.

Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung
Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung
Foto: Beboy - Fotolia.com

Exchange Online-Archivierungspläne

Exchange Online-Archivierung steht für verschiedene Office-365-Abonnments zur Verfügung. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit lokale Exchange-Postfächer in der Cloud zu archivieren. Exchange Online-Archivierung für Exchange Server ist das cloudbasierte Archiv für Benutzer, die ihr primäres Postfach auf Servern mit Exchange Server 2013 oder Exchange 2010 (ab SP2) gespeichert haben. Die Lizenzierung erfolgt über die Enterprise-CAL-Suite.

Unternehmen, deren Anwender ihre Postfächer in Office 365 gespeichert haben, können die Archivierung komplett zu Office 365 auslagern. Für folgende Office-365-Abonnement steht EOA zur Verfügung:

• Exchange Online Plan 1

• Exchange Online-Kiosk

• Office 365 Midsize Business (neu)

• Office 365 Enterprise E1

• Office 365 Government G1

• Office 365 Education A2

• Office 365 Enterprise K1

• Office 365 Government K1

Jeder Benutzer, der auf Exchange Online-Archivierung zugreift, muss über ein Exchange Online-Archivierung-Abonnement verfügen. Ein solches Archivabonnement darf nur zum Speichern der E-Mails eines einzelnen Benutzers verwendet werden. Benutzer erhalten unbegrenzten Speicherplatz im Archiv. Zu Beginn wird ein Kontingent von 100 GByte festgelegt. Durch einen Anruf beim Microsoft-Support lässt sich der Speicherplatz erweitern. Administratoren im eigenen Unternehmen können das Speicherkontingent des Archivs nicht anpassen.

Verknüpfung: In der Verwaltungsoberfläche von Office 365 aktivieren Sie das Online-Archiv für Anwender, die ein Postfach auf lokalen Exchange-Servern nutzen.
Verknüpfung: In der Verwaltungsoberfläche von Office 365 aktivieren Sie das Online-Archiv für Anwender, die ein Postfach auf lokalen Exchange-Servern nutzen.

Für den Zugriff auf Archiv-Postfächer in Exchange Online Archiving müssen die Anwender entweder mit der Weboberfläche und Outlook Web App arbeiten, oder mit Outlook ab Version 2007. Ältere Versionen, zum Beispiel Outlook 2003, unterstützen keine Exchange-Online-Archivierung. Zwar lassen sich E-Mails trotzdem archivieren, allerdings können dann Anwender nur über Outlook Web App auf das Archiv zugreifen.

Aktivieren von Exchange-Online-Archivierung für Exchange-Server

Für Benutzer, die ihr primäres Postfach auch einem lokal betriebenen Exchange-Server mit Exchange 2010/2013 gespeichert haben, können Sie in der Verwaltungsoberfläche von Exchange in Office 365 über die Benutzerverwaltung und der Auswahl von lizenzen, die Exchange Online-Archivierung für Exchange Server aktivieren.