E-Mail-Archiv in Office 365 anlegen
Für Benutzer, die ein Postfach direkt in Office 365 nutzen, können Sie die Archivierung auch direkt in der Weboberfläche von Office 365 in den Einstellungen des Benutzers aktivieren. Die generelle Vorgehensweise entspricht der Aktivierung der Archivierung in Exchange Server 2012.
Sie aktivieren die Archivierung in der Weboberfläche über Benutzer und Gruppen/Aktive Benutzer in den Einstellungen des Benutzers oder beim Anlegen eines Benutzers. Alternativ können Sie auch die Exchange-Verwaltungskonsole in Office 365 verwenden. Diese finden Sie im Bereich Administratorxchange. Es muss nicht jeder Anwender ein Archiv erhalten, wenn Sie mit der Archivierung in Office 365 arbeiten. Sie sehen in der Spalte Postfachtyp in der Exchange-Verwaltungskonsole, für welche Benutzer das Archiv aktiviert ist.
Klicken Sie auf einen Benutzer, und legen Sie in den Einstellungen über den Link weiterexchange-Eigenschaften bearbeiten das Archiv an, wenn Sie noch kein Archiv während der Erstellung festgelegt haben.
Sie finden die Einstellungen über Postfachfunktionen im Bereich Archivierung. Hier sehen Sie auch die aktuelle Nutzung des Archivs. Außerdem können Sie an dieser Stelle auf Wunsch das Archiv auch deaktivieren.
Automatische Archivierung in Office 365
Die Archivierung in Office 365 unterstützt Aufbewahrungsrichtlinien, um E-Mails auch automatisiert zu archivieren. Die Möglichkeiten entsprechen dem Einsatz der Archivierung in Exchange Server 2013. Anwender können auch manuell Daten in das Archivpostfach verschieben, genauso wie bei der Verwendung einer .pst-Datei. Nachrichten lassen sich über das Kontextmenü oder über Drag & Drop verschieben. Über einen Klick auf das Archivpostfach in Outlook lässt sich der Inhalt anzeigen. Sobald Sie ein Archiv für Anwender aktivieren, wird dieses in Outlook und Outlook Web App angezeigt.
Auch eigene Ordner lassen sich auf diesem Weg durch Anwender direkt im Archiv anlegen. Anwender müssen dazu in Outlook nur mit der rechten Maustaste auf das Archiv klicken und finden hier die Optionen zum Anlegen neuer Ordner, genauso wie bei einem normalen Postfach. Der Vorteil des Archivpostfachs ist, dass dieses überall zur Verfügung steht, auch über Outlook Web App. So können auch mobile Anwender mit der Archivierung arbeiten und dennoch auf wichtige archivierte E-Mails zurückgreifen.