Schritt-für-Schritt-Anleitung

Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt.

Compliance-Archiv in Office 365

Office 365 bietet für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht das Compliance-Archiv. Sie können steuern, welche Elemente Office 365 aufbewahren soll. Dazu legen Sie Bereiche wie Schlüsselwörter, Absender und Empfänger, Start- und Enddaten, sowie den Typ der Elemente fest. Außerdem können Sie definieren, wie lange Objekte im Archiv von Office 365 aufbewahrt werden sollen.

Bei einem Compliance-Archiv bleiben Postfachinhalte inklusive gelöschter Elemente und Originalversionen erhalten. Alle Elemente zeigt Office 365 bei einer Compliance-eDiscovery-Suche an. Um ein Compliance-Archiv zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Exchange-Verwaltung von Office 365 zu Verwaltung der Richtlinientreue/Compliance-eDiscovery und -Archiv.

2. Klicken Sie auf Neu.

3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.

4. Klicken Sie auf der Seite Postfächer auf Postfächer für die Suche angeben und dann auf Hinzufügen. Wählen Sie die Postfächer aus, die Sie im Archiv platzieren wollen.

5. Für Compliance-eDiscovery-Suchen verwenden Sie die Option Alle Postfächer durchsuchen.

6. Klicken Sie auf Gesamten Postfachinhalt, um den gesamten Inhalt der ausgewählten Postfächer in einem Archiv zu platzieren und füllen Sie die restlichen Felder entsprechend aus.

Richtlinien: Die Verwaltung des Compliance-Archivs in Office 365 nehmen Sie in der Weboberfläche vor.
Richtlinien: Die Verwaltung des Compliance-Archivs in Office 365 nehmen Sie in der Weboberfläche vor.

Sie können über die Archivierung auch Postfächer nach bestimmten Inhalten durchsuchen. Allerdings dürfen das nur Empfänger, die Mitglied in der Rollengruppe Discovery Management sind. Die Verwaltung nehmen Sie im Bereich Berechtigungen der Exchange-Einstellungen in Office 365 vor.

Mitglieder der Rollengruppe Organization Management, können andere Benutzer zur Rollengruppe Discovery Management hinzufügen. Nachdem Sie eine Compliance-eDiscovery-Suche erstellt haben, können Sie die Suchergebnisse in ein definiertes Zielpostfach kopieren. Die Exchange-Verwaltungskonsole in Office 365 bietet dazu die Auswahl eines Discoverypostfachs. Dabei handelt es sich um einen speziellen Postfachtyp.

Zur Startseite