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23.06.2006

Office Project 2007 schließt große Lücken

Christophe Campana, Stefan Haffner 
Für jeden etwas, so könnte man die Neuerungen in Microsofts Projekt-Management-Update nennen. Die Desktop-Version erhält schmerzlich vermisste Funktionen nachgereicht, doch einige Defizite bleiben.

Microsofts Office Project 2007 liegt derzeit in der zweiten Betaversion vor und wird von verschiedenen Pilotkunden getestet. Die finale Version steht Unternehmen voraussichtlich ab Herbst zur Verfügung, im Januar 2007 wird dann wohl der Fachhandel beliefert. Die inzwischen zur komplexen Software herangewachsene Lösung umfasst Zeit-, Personal-, Kosten- und Risiko-Management. Die Verbesserungen gegenüber Version 2003 liegen vor allem in der vereinfachten Bedienung, dem Reporting sowie der Zeiterfassung und der Handhabung von kleinen Projekten durch ein entsprechendes Web-Interface. Daneben gibt es jedoch interessante Innovationen besonders in Bezug auf Architektur und Schnittstellen von Office Project Server 2007. Er wurde von Grund auf erneuert, basiert nun auf dem .NET-Framework 2.0 und ist als Anwendung direkt in die neue Version der Sharepoint Services integriert.

Neuerungen auf einen Blick

Am Client:

• Multi-Level-Undo;

• Visual Reports;

• Kosten-Management mit Cost Resources;

• Top Down Planning (Budgeting);

• Calendar Exceptions.

Am Server:

• Timesheets;

• Master Projects;

• Reporting;

• Light Weight Project/ Operations Work;

• Proposals;

• Resource Plans;

• Deliverables.

Fazit

• MS Office Project 2007 ist zu einer Enterprise-Lösung herangewachsen. Verbesserungen im Umgang mit Master Projects sowie neue Funktionen wie Proposals (Projektanträge) oder Resource Plans erlauben die Abbildung umfassender Projekt-Management-Abläufe.

• Die neu eingeführten Light Weight Projects senken die Hürden für den Einstieg in ein IT-gestütztes Projekt-Management.

• Der Project Client vereinfacht den Umgang mit dem Produkt. Außerdem hat Microsoft die Lücke zu Anbietern von reinen Web-basierenden Lösungen geschlossen.

• Mit den neuen Timesheet-Funktionen öffnet sich der Office Project Server 2007 für neue Anwendergruppen und -Szenarien wie zum Beispiel die Erfassung von Wartungs- und Betriebsaufwänden in einer IT-Abteilung.

Was noch vermisst wird

Auch die neue Version Office Project 2007 lässt noch den ein oder anderen Wunsch offen. So zum Beispiel

• eine Option, mit der sich die Berechnungslogik von Project vollständig deaktivieren lässt, um ein reines "Malen" von Gantt- Diagrammen zu ermöglichen und den Umstieg von Excel zu vereinfachen;

• die Bereitstellung von eigenständigen Portfolio-Objekten; hier wird das von Microsoft mit der Firma UMT gekaufte Portfolio- Management künftig Unterstützung bieten;

• die Verwaltung von verschiedenen Währungen;

• der Umgang mit verschiedenen Zeitzonen bei weltweit verteilten Projekten;

• ein erweitertes Berechtigungssystem für den Olap-Cube sowie

• durchgängige Berechtigungen auf Feldebene für Server und Client.

Fachbegriffe

Master-Projekt: Zusammenfassung von Einzel- oder Teilprojekten in einem Projektplan.

Meilensteine: Zwischenziele eines Projekts. Sie sind an das Erreichen eines bedeutenden Projektergebnisses gebunden und wesentlicher Bestandteil eines Projekt-Managements. Struktur- und Ablaufpläne eines Projekts bauen auf definierten Arbeitspaketen und Meilensteinen auf. Es handelt sich also meist um Aktivitäten, die ihrerseits die Voraussetzung für den Start anderer (wichtiger) Vorgänge sind.

Projektportfolio: Eine Menge von Projekten, die gemeinsam koordiniert wird (siehe Projektportfolio-Management).

Projektportfolio-Management:

Die Königsdisziplin im Projekt-Management. Gemeint ist das übergreifende, simultane Management aller Projekte eines Unternehmens oder Unternehmensbereiches.

Ressourcen-Management: Planung und Steuerung von Mitarbeitern, Materialien und technischen Geräten (Maschinen) auf der Ebene von Projekten, Programmen und Portfolios.

Programm-Management: Eine nicht notwendigerweise zeitlich befristete Management-Aufgabe. Es umfasst die gestaltende Planung, übergreifende Leitung und das Controlling einer definierten Menge inhaltlich zusammengehöriger Projekte.

Die Architektur

• Der komplett neu entwickelte Project Server 2007 basiert vollständig auf dem .NET-Framework 2.0 und ist als Applikation in die Windows Sharepoint Services integriert.

• Neu aufgesetzt ist auch die Kommunikation mit dem Project-Client. Sie erfolgt über http und OLE-DB, weshalb der leistungshungrige Datenaustausch per ODBC nicht mehr notwendig ist.

• Die Performance im WAN wird durch die Verwendung eines Active Cache (analog zu Outlook) signifikant gesteigert, da nur noch geänderte Daten übertragen werden.

• Der Einsatz von Terminal-Servern wird aufgrund der geänderten Kommunikationsstrukturen weitgehend unnötig.

• Komplett neue und wesentlich leistungsfähigere Schnittstellen (Project Server Interface) sind auf Basis von Web-Services- Techniken umgesetzt.

Der Project-Client

Doch zunächst zum Stand-alone-Produkt Office Project 2007. Auch wenn der Project-Client keine so grundlegende Überarbeitung erhalten hat wie die ebenfalls im Betastadium befindlichen 2007er Versionen von Word und Excel mit ihrem komplett neuen Bedienungskonzept, so gibt es doch eine ganze Reihe von großen Veränderungen. Von vielen Anwendern bislang schmerzlich vermisst, gibt es zum Beispiel in der neuen Version ein vollständiges "Multi-Level-Undo". Der Projektleiter kann damit endlich alle Änderungen, die in den geöffneten Projekten vorgenommen wurden, wieder rückgängig machen - das bekannte Fluchen über ungewollte Änderungen und daraus resultierende Datenverluste hat nun ein Ende.

Auch das Management-Reporting im Project-Client wurde vollständig überarbeitet, hier hatte sich seit Jahren nichts getan. Die "Visual Reports" erlauben dem Projekt-Manager nun, umfassende Berichte in Excel oder Office Visio zu erstellen. Bei Bedarf kann auch ein lokaler Olap-Cube (Online Analytical Processing) zum Projekt-Reporting auf dem Arbeitsplatz erstellt werden - Server beziehungsweise Datenbanken werden hierfür nicht benötigt. Damit kann dieses Werkzeug auch ohne ständige Anbindung an das Netz und die Server genutzt werden.

Bei einer Änderung im Projektplan werden die Auswirkungen über "Task Change Highlighting" automatisch durch grafische Markierungen angezeigt. Gerade in den Plänen von großen Projekten ist dies eine große Hilfe. Der Projektleiter sieht auf einen Blick, welche Veränderungen vorgenommen wurden oder wie es zum Beispiel zu Verzögerungen bei einem Aufgabenpaket gekommen ist. Im Zusammenspiel mit dem Multi-Level-Undo kann der Projektleiter hier Szenarien ausprobieren und die Auswirkungen der einzelnen Änderungen durchspielen.

Projektkosten im Griff

Eine von erfahrenen Projekt-Managern immer wieder monierte Schwachstelle war bislang das Kosten-Management der Software. Hier wird nun gleich doppelt Abhilfe geschaffen. Um die Planung von Projektkosten zu unterstützen, wird in Project 2007 der neue Ressourcentyp "Cost Resources" eingeführt. Mit ihm lassen sich Aufwände (sowohl Plan- als auch Ist-Kosten) in jedem Detaillierungsgrad planen und verfolgen. Das zweite Verfahren nennt sich "Top Down Planning" und bietet im Rahmen des Projektkosten-Managements neue Funktionen zur Budgetierung.

Die Planung mit diesem Tool gestaltet sich sehr flexibel. Dennoch muss sich erst zeigen, ob das damit einhergehende Plus an Komplexität in der Praxis angenommen wird. Auch sollte man nicht vergessen, dass die nun nachgereichten Funktionen zur Kostenplanung und -verfolgung in anderen Lösungen wie dem Konkurrenten Artemis bereits zum Standard gehören.

Eine wichtige Erweiterung gibt es im Bereich der Kalenderverwaltung. Über "Calendar Exceptions" lassen sich nun für jede Ressource im Ressourcenpool Kalenderausnahmen definieren. Da diese Ausnahmen auch im Client von Project Web Access durch einen Mitarbeiter selbst veranlasst werden können, ist das ein entscheidender Schritt hin zur Vereinfachung und Planung von Abwesenheiten.

Neuerungen am Server

Betrachtet man den Office Project Server 2007 mit seinem Client Project Web Access, so fällt auf technischer Seite zunächst die erhebliche Performance-Steigerung auf (sie Kasten "Die Architektur"). Zu den Highlights der neuen Funktionen zählt der Bereich Zeiterfassung ("Timesheets"). Er wurde vollständig erneuert und stellt praktisch eine eigenständige, im Lizenzumfang enthaltene Software dar. Ein komplettes Timesheet bietet Werkzeuge, die für die Erfassung des Projektfortschritts erfor- derlich sind. Neben der Möglichkeit, Ist-Zeiten auf Vorgangsebene zu registrieren, lassen sich diese global auf Projektebene beziehungsweise unabhängig von Projekten erfassen. Damit kann ein Mitarbeiter seine gesamten Arbeitszeiten in Project verwalten.

Insgesamt gibt es sehr unterschiedliche Szenarien zur Erfassung von Ist-Zeiten. Gerade in IT-Abteilungen ist es wichtig, dass nicht nur die Projekt-Ist-Zeiten, sondern vielmehr alle geleisteten Stunden gelistet werden. Bislang hat man hierfür oft mehrere Werkzeuge eingesetzt, um die Daten teilweise sogar von Hand mühsam zu konsolidieren.

Entlastung für Controller

War das Programm-Management mit Project früher ein sehr komplexes Unterfangen und eher ein Fall für echte Project-Profis, gestaltet sich die Planung und das Controlling aufgrund der neuen Funktion "Master Projects" jetzt deutlich einfacher. Das Veröffentlichen von Master-Projekten verursacht im Gegensatz zu früher keine Probleme mehr mit der Zeiterfassung. Mit der neuen Version ist es auch endlich möglich, von Project Web Access aus einen Drill-down in die eingebundenen beziehungsweise unterhalb des Master-Projekts liegenden Projekte vorzunehmen. Projekt-Manager von großen und komplexen Vorhaben, die sich bisher durch einen Wust von Plänen durchhangeln mussten, wissen dies zu schätzen.

Olap-Cube ist gewachsen

Gute Nachrichten auch aus dem Bereich Reporting: Die Erstellung des Olap-Cube zur Projekt- und Portfolioanalyse wurde vollständig überarbeitet. Neben einer erheblichen Stabilisierung und Performance-Verbesserung bildet der Olap-Cube nun wesentlich mehr Daten ab. So ist es im Office Project Server 2007 möglich, sämtliche benutzerdefinierten Felder in den Olap-Cube einzubinden. Ebenso sind die Daten über Vorgänge sowie die Informationen zu Problemen und Risiken aus den Windows Sharepoint Services verfügbar. Damit wird das Werkzeug zum Management-Reporting um ein Vielfaches leistungsfähiger und erspart gleichzeitig an zahlreichen Stellen die Notwendigkeit, individuelle Erweiterungen für den Olap-Cube zu entwickeln.

Für Projekt-Manager, die eher kleine Projekte planen möchten und dafür nicht die umfangreichen Funktionen der Desktop-Version benötigen, wurden die "Light Weight Projects" - in der aktuellen Betaversion auch "Operations and Maintenance Work" genannt - geschaffen. Es ist möglich, Projekte ausschließlich über Project Web Access zu planen und zu verwalten.

Projektanträge

Um das Management schon in der frühen Phase der Projekt- initiierung zu unterstützen, bietet der Hersteller nun ein Modul zur Erstellung von Projektanträgen ("Proposals") an. Neben ersten Termininformationen etwa über Start und Ende des Projekts können dabei auch Angaben zur Bewertung und entsprechende Stammdaten des Proposals hinterlegt werden - bei Bedarf lässt sich ein Workflow für den Freigabe- und Genehmigungsprozess aktivieren.

Ressourcen lassen sich im Gegensatz zu früheren Versionen von Project nun auch nur auf Top-Level-Ebene planen. Das ist eine zentrale Voraussetzung für ein professionelles Ressourcen-Management, das mit Project bisher eher ein Drahtseilakt war. Die Planung der Ressour- cen kann in beliebigen Zeiträumen und in beliebigen Plan- einheiten (zum Beispiel Tagen, Prozentwerten oder so genannten Full Time Equivalents) geschehen. Fazit: Das Feature "Resource Plans" dürfte Managern entgegenkommen, denen an einer längerfristigen Top-down-Planung der Kapazitäten in ihrem Unternehmensbereich gelegen ist. Für die Planung von größeren Projekten mit einer Laufzeit von mehreren Monaten oder Jahren wird auch ein rollierendes Konzept unterstützt. Ein Verantwortlicher kann zunächst einen Ressourcenplan für ein Projekt erstellen und diesen im Lauf der Zeit schrittweise verfeinern.

Abhängigkeiten

Mit den "Deliverables" bietet Microsoft Project nun einen Lösungsansatz, um (weiche) Abhängigkeiten zwischen Projekten zu planen. Diese Funktion hat keine automatischen Auswirkungen im Terminplan zur Folge. Das heißt, eine projektübergreifende Verschiebung wird zwar sichtbar, führt aber nicht automatisch zu einer Terminänderung. Damit schließt Microsoft endlich eine Lücke, die in der Vergangenheit gerade von einigen Software-Nischenlösungen wie R-Plan besetzt wurde. (ue)