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04.09.1992 - 

Grafik unter Windows: Tips für Endanwender

One-touch-Präsentationsgrafik ist gut für viele Showeffekte

Während bisher bei professionellen Grafikpaketen numerische Chart-Funktionen den Schwerpunkt bildeten, steht heute die Koordinierung der gesamten Präsentation im Vordergrund. Hier einige Kauftips.

Das Programm sollte schnell zu erlernen und einfach zu benutzen sein. Die Menüs müssen deshalb logisch und sicher zum nächsten Schritt führen. Eine gute Dokumentation und kontextspezifische Hilfen sind weitere Pluspunkte. Sehr wichtig ist ferner die Möglichkeit, Elemente jeweils vor dem Einfügen in das Dokument anschauen zu können.

Nützlich bei der Planung einer Präsentation ist ein Outliner, der hilft, zunächst die zentralen Punkte zu erarbeiten, und der dann die Herstellung der ihnen zugeordneten Bilder koordiniert. Am besten bedient ist der Anwender mit einem Programm, das den Outliner-Text zur automatischen Generierung von Diatiteln, Texttabellen und Sprechernotizen einsetzt. Praktische Features sind auch eine eingebaute Rechtschreibkontrolle sowie eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion.

Charts das A und O einer Präsentation

Echte Zeitersparnis in der Planungsphase bieten Musterseiten und Funktionen, mit denen sich Hintergrund, Farben, Fonts und Grafikelemente für alle Bestandteile der Präsentation von vornherein global festlegen lassen. Ein weiteres organisatorisches Plus ist der Dia-Sortierer, ein elektronischer Lichttisch, auf dem alle Dias im Miniformat dargestellt werden und sich beliebig umorganisieren lassen. Effektvolle Text- und Daten-Charts sind das A und O einer überzeugenden Präsentation. Ausgestattet mit eingebauten Kalkulationstabellen, können alle Programme numerische Daten importieren und auf der Grundlage dieser Daten Balken-, Linien- oder Flächendiagramme sowie Tortengrafiken erzeugen. Arbeitet man mit verschiedenen Datentypen, so erweist sich eine große Auswahl an Diagrammarten, darunter auch Korrelationsdiagramme (Scatterplots) und Kombinationsgrafiken, als nützlich.

Bei fast allen Paketen kann man Chart-Typen auswählen. Zusätzlich offerieren die meisten eine Auswahl von Templates mit bereits koordinierten Farben, Legendenfonts und weiteren Formatierungen. Wer beabsichtigt, mit Text-Charts zu arbeiten, sollte ein Programm mit entsprechenden Optionen wählen. Im Idealfall enthalten die Schablonen Mustertext und Daten für Titel, mit Blockademöglichkeiten versehene Listen und Daten-Charts, die dann durch die echten Daten ersetzt werden können.

Sollen Präsentationen häufig aktualisiert werden, empfiehlt sich ein Programm, das Verknüpfungsmöglichkeiten mit darunterliegenden Kalkulationstabellen vorsieht und damit die schnelle Generation von Diagrammen erlaubt. Die ausgefeilteste Verknüpfungstechnik bieten Windows-Programme. Bei Unterstützung von dynamischem Datenaustausch (DDE) werden die Daten aus anderen Anwendungen automatisch aktualisiert. Zusätzlich zum dynamischen Datenaustausch mittels DDE arbeiten beispielsweise Charisma oder Powerpoint mit dem neuesten Subset von DDE, mit Object Linking and Embedding (OLE), zusammen, mit dem sich nicht nur die Daten, sondern die Anwendungen selbst aufrufen lassen.

Beispielsweise gelangt der Anwender durch zweifaches Anklicken eines Diagramms direkt in Excel, wo er dann eine neue Datenmenge aktualisieren und neu berechnen kann.

Die Vielfalt der grafischen Möglichkeiten kann über den Grad der Professionalität der Präsentationen entscheiden. Die meisten Pakete geben dem User eine Basisausstattung von Zeichen-Tools an die Hand. Damit können frei fließende Texte oder Diagramme unter Verwendung von Kästen und Kreisen eingefügt werden. Raffinierter sind schattierende und drehende Werkzeuge für Textpassagen und Objekte sowie die Möglichkeit, komplexe Objekte zusammenzufügen oder zu trennen. Eine umfangreiche Clip-art-Bibliothek kann aus einer Präsentation eine geradezu packende Show machen. Die Farbsteuerung wird stetig verbessert. Falls der potentielle Käufer Farbbilder herstellen möchte, sollte er sich für ein Paket entscheiden, das mehrere Farbschemata bietet. Diese vorgegebenen Farbzusammenstellungen lassen sich dem jeweiligen Hintergrund, den Chart-Elementen und Texten zuordnen. Zusätzlich sehen viele Pakete Farbverläufe für Hintergründe vor, einzelne bieten gar eine Reihe von Wischeffekten, mit denen sich Objekte wie Charts oder Clip-art ausgestalten lassen.

Screenshow-Option in den meisten Programmen

Doch auch mit diesen Feinheiten ist die Arbeit noch nicht erledigt: jetzt müssen die Bilder noch in Form von 35-Millimeter-Dias oder Folien ausgegeben und optische Hilfen ausgedruckt werden. Fast alle Programme stellen einen Übertragungsweg bereit, auf dem die Präsentation per Modem an einen Dia-Hersteller geschickt werden kann. Kein Thema ist die Ausgabe: Sämtliche Pakete unterstützen verschiedene Drucker, Plotter und Diashow-Kameras.

Funktionen, die nicht fehlen sollten, sind die automatische Erstellung von Sprechernotizen - Seiten mit verkleinerten Abbildungen der einzelnen Bilder und begleitenden Kommentaren als Anhaltspunkt für den Sprecher - sowie von Handouts für das Publikum mit verkleinerten Darstellungen von einem oder mehreren Bildern pro Seite. Wenn das Programm automatisch Farb-Dias in Schwarzweiß-Ausdrucke konvertiert, kann man sich die zeitaufwendige Auswahl und Kombination der richtigen Schraffuren ersparen. Wer beabsichtigt, die Grafiken in eine Desktop-Präsentation zu übernehmen, sollte ein Programm wählen, das die Bilder im erforderlichen Dateiformat exportiert.

Die meisten Programme verfügen über eine Screenshow-Option, die sich bei der Beurteilung der Präsentation als äußerst zweckmäßig erweist. Vor kleinem Publikum oder bei vorhandenem Bildschirmprojektor kann die Präsentation sogar über den PC gesteuert werden.

In diesem Fall sollte das Paket verschiedene Übergangseffekte beinhalten. Nur einige wenige erlauben sogenannte Runtime-Shows, das sind Präsentationen, die automatisch ablaufen können - ein exzellentes Verkaufs- und Marketing-Instrument.

* Richard Jantz ist Autor der "PC World". einer CW-Schwesterpublikation. Obiger Artikel gibt auszugsweise eine Veröffentlichung der "PC World" vom November 1991 wieder.