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09.04.1999 - 

Personal-Management-Systeme/Das Internet macht auch vor HR-Systemen nicht halt

Online-Bewerbung: Firmen nutzen die Möglichkeiten kaum

Online-Bewerbungen liegen im Trend. Doch trotz der unübersehbaren Vorteile für Personalabteilungen nutzen diese die neuen Möglichkeiten des Mediums Internet nicht optimal. Attila Bock* beschreibt Möglichkeiten und Probleme bei der Online-Bewerbung.

Vom Bewerber-Management-System direkt auf die Homepage: Online-Bewerbungen und Stellenausschreibungen per Internet kommen in Mode. Nicht weniger als 75 Prozent der deutschen Großunternehmen bieten schon heute spezielle Internet-Seiten zu Personal- und Karrierethemen. Trotzdem liegen die meisten Möglichkeiten der Internet-Bewerbung noch brach.

Das Problem besteht häufig darin, daß sich die internen Abläufe in den Unternehmen selbst bei der Bewerberauswahl nicht an das neue Medium angepaßt haben. Nicht selten sitzen Sachbearbeiter vor Stapeln ausgedruckter Online-Bewerbungen, gerade so, als ob die Bewerbungen per Post gekommen wären.

Ein effektives Bewerber-Management-System sollte Personalabteilungen helfen, Online-Bewerbungen dem Medium entsprechend effektiv abzuwickeln. Moderne Tools erzeugen Workflow-orientierte Abläufe, die Briefe und E-Mails automatisch an Bewerber generieren. Das System führt die Sachbearbeiter durch den kompletten Bewerbungsprozeß - von der Ersterfassung bis zur Einstellung oder Absage. Wird ein Bewerber übernommen, erzeugt das System automatisch eine Liste mit allen anderen Bewerbern der Ausschreibung. Ihnen kann dann per Serienbrief oder persönliches Anschreiben eine Absage zugeschickt werden.

Entscheidend für die effektive Abwicklung von Online-Bewerbungen ist allerdings die direkte Anbindung an Stellenausschreibungen auf der unternehmenseigenen Homepage oder in kommerziellen Stellenbörsen. Internet-basierende Personal-Management-Systeme gestatten es, vakante Stellen online auszuschreiben. Die Bewerber geben in diesem Fall ihre Daten direkt ins Bewerber-Management-System ein. Über eine Eingabemaske, die im Browser des Bewerbers erscheint, kann die Personalabteilung Schlüsselqualifikationen gezielt abfragen. Anschließend werden seine Daten an das Bewerber-Management-System übergeben und dort ablauforientiert weiterverarbeitet. Damit bleibt den Sachbearbeitern in der Personalabteilung die umständliche Eingabe per Hand erspart. Außerdem weiß die Personalabteilung so laufend über den aktuellen Stand und die Qualität der Bewerbungen Bescheid.

Gleichzeitig können sich die Interessenten jederzeit per Internet und eigenem Paßwort in das Bewerber-Management-System einloggen und über den Status ihrer Bewerbungen informieren. Dabei haben sie allerdings nur auf den Teil der Daten Zugriff, der von der Personalabteilung freigegeben wurde.

Unabhängige Untersuchungen auf der Basis von Prozeßkosten belegen ganz klar einen Effizienzvorteil der "virtuellen" gegenüber der traditionellen "Bewerberabwicklung" in einem Verhältnis von mindestens eins zu acht. Legt man eine Bearbeitungszeit von rund 45 Minuten pro Bewerbung zugrunde, ergibt sich somit bei 100 Bewerbungen eine Arbeitsreduzierung von bis zu 65 Stunden.

Bisher nutzen viele Unternehmen die Möglichkeiten des Internet als attraktive Stellenbörse nur unzureichend. Und dies obwohl die Qualität der Online-Bewerbungen regelmäßig besser ist als die, die auf dem herkömmlichen Weg ankommen.

3000 Meldungen auf eine Stellenanzeige sind heute keine Seltenheit mehr. Deshalb gibt es zu einem Bewerber-Management-System, das beide Kanäle effizient bearbeiten kann, keine Alternative. Damit entfallen auch die leider häufig entstehenden mehrmonatigen Bearbeitungszeiten und die Klagen der Bewerber über mangelnde Information zu Verlauf und Status des Verfahrens.

Das Management von "Human Resources" entwickelt sich zunehmend von einer administrativen Kostenstelle zu einem strategischen Unternehmensbereich. Voraussetzung für diesen Wandel sind multinationale und multilinguale Personal-Management-Systeme mit geringer Total Cost of Ownership (TCO).

Sinnvolle Lösungen moderner Online-HR-Systeme sollten komplett auf Intranet/Internet-Technologie basieren und konsequent und in allen Anwendungsbereichen mit einem Web-Browser bedient werden können. Viele Softwarelösungen bestehen heute aus den Modulen Personal-Management, Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement sowie funktionsgesteuertes Kiosksystem (Self Service Center) und unterstützen für den Einsatz in internationalen Konzernen mehrere europäische Sprachen. Es sollte zudem möglich sein, per Mausklick bei laufendem Betrieb zwischen den Sprachversionen zu wechseln. Diese Mehrsprachigkeit erlaubt internationalen Unternehmen mit weitverzweigten Niederlassungen und dezentralen Strukturen ein einheitliches Personal-Management ohne Sprachbarrieren.

Sogenannte Self-Service-Funktionalität von onlinebasierten HR-Systemen sollen Mitarbeitern und Managern per Web-Browser unabhängig vom Standort die Möglichkeit bieten, Veränderungen ihrer persönlichen Daten selbst vorzunehmen. Dabei lassen sich oft sowohl personen- als auch gruppenbezogene Zugangsberechtigungen definieren. Self-Service-Center erlauben den Mitarbeitern zum Beispiel Einsicht in Personalstammdaten oder die Online-Abwicklung von Urlaubsanträgen. Außerdem können so unternehmensweite Mitarbeiterbefragungen durchgeführt oder Kontaktinformationen aller Mitarbeiter unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.

Gleichzeitig haben Vorgesetzte über das Self-Service-Modul Einblick in die Stammdaten und können online entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen oder Prämienveränderungen veranlassen. Diese Self-Service-Komponente sollte darüber hinaus frei konfigurierbar sein und sich an die länder- und unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen lassen.

Zahlreiche HR-Pakete bieten die Möglichkeit, Ausschreibungen in Internet-Stellenbörsen oder auf der unternehmenseigenen Homepage direkt mit integrierten Bewerber-Management-Modulen zu verbinden. Dadurch lassen sich Online-Rekrutierungen sehr viel effektiver abwickeln und gleichzeitig Verwaltungskosten sparen.

Alle Vorgänge im System werden vom jeweiligen Paket zusammen mit dem Erstellungs- beziehungsweise Änderungsdatum gespeichert. Vorgänge, die mit einem zukünftigen Datum eingegeben wurden, werden automatisch am entsprechenden Tag wirksam umgesetzt. So lassen sich alle Änderungen im System zu jedem Zeitpunkt vollständig nachvollziehen.

Revisionsfähigkeit ist ein Muß

Neben der klassischen Stablinien-Organisation können in heutigen HR-Applikationen gänzlich neuartige Organisationsformen abgebildet werden. Organisationstypen lassen sich individuell per Drag and Drop zusammenstellen. So kann die Unternehmensstruktur beispielsweise nach Bereichen, Niederlassungen, Kostenstellen oder Projekten geordnet werden. Die Datenstrukturen passen sich dann automatisch an die Organisationsstruktur an.

Wenn etwa eine Reorganisation im Unternehmen stattfindet, bleiben die einer Position untergeordneten Stellen und Datensätze automatisch mit dieser Position verbunden. Wichtig ist zudem, daß sämtliche Module der HR-Software wie Personal-Management- und Gehaltsabrechnungs-, Bewerbermanagement- und Kiosksystem auf eine gemeinsame Datenbank und Anwendungsfunktionalität zugreifen..

Angeklickt

Das Internet eignet sich hervorragend als Medium für Online-Bewerbungen. Voraussetzung dafür ist allerdings, daß die Software für das Management der Human Resources an die Vorteile des weltweiten Netzes angepaßt ist und die Sachbearbeiter in den Unternehmen die neuen Möglichkeiten auch nutzen.

*Attila Bock ist Marketing-Referent bei der H.R. Management Software in Düsseldorf.