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06.02.2007

Online-Office statt Desktop-Boliden

Stephan Lamprecht 
Unter dem Schlagwort Office 2.0 möchten verschiedene Anbieter mit Online-Applikationen gegen die etablierten Desktop-Programme antreten. Doch die meisten taugen nicht für den Unternehmenseinsatz.

Wer hat Angst vor Google Office? Kaum ein Thema geisterte im vergangenen Jahr so häufig durch Blogs und Zeitschriften wie Details zu einem angeblich von Google geplanten Office-Paket, das ausschließlich online verfügbar sein sollte. Anzeichen für solche Pläne gab es durchaus. So kaufte Google nicht nur spektakulär Youtube, sondern deutlich leiser und preiswerter mit Writely eine der ausgereiftesten Online-Textverarbeitungen. Um das eigene Spreadsheet-Projekt voranzubringen, wurde kurzerhand der Chefentwickler des ähnlich gelagerten "IRows" angeheuert, das damit aber auch eingestampft wurde.

Hier lesen Sie ...

• welche Anwendungen im Web besonders häufig angeboten werden;

• welche Anbieter bereits ausgereifte Lösungen vorweisen können;

• wo die Online-Tools derzeit noch die größten Mängel aufweisen;

• warum sich die meisten Web-basierenden Office-Programme nicht für den professionellen Einsatz eigenen.

Gehostete Office-Anwendungen

Anbieter URL Gebühr

Textverarbeitungen

gOffice http://goffice.com kostenlos

Google Docs http://docs.google.com kostenlos

Thinkfree Office http://thinkfree.com kostenlos

Zoho Writer http://writer.zoho.com kostenlos

Tabellenkalkulationen

Editgrid www.editgrid.com kostenlos

Google Spreadsheets http://docs.google.com kostenlos

Numbler http://numbler.com/ kostenlos

Zoho Sheets http://sheet.zoho.com kostenlos

Präsentationsprogramme und Zubehör

Spresent www.spresent.com/ kostenlos

Thumbstacks www.thumbstacks.com kostenlos

Zoho Show http://show.zoho.com kostenlos

Gliffy www.gliffy.com kostenlos

Zeit- und Aufgaben-Management

30Boxes http://30boxes.com kostenlos

Basecamp www.basecamphq.com von kostenlos bis 149 Dollar im Monat

Google Calendar http://calendar.google.com kostenlos

Remember The Milk www.rememberthemilk.com kostenlos

Scrybe (Beta) http://iscrybe.com (noch) kostenlos

Aber nicht nur Google arbeitet daran, Office-Funktionen direkt über das Web nutzbar zu machen. Neben Diensten für Social Bookmarks, die 2006 wie Pilze aus dem Boden schossen, zählten Office-Applikationen zum festen Repertoire des Web 2.0. Neu sind diese Konzepte nicht, schließlich kündigten die Visionäre der Dotcom-Zeit bereits an, Anwendungen würden zukünftig on Demand über ein Netzwerk geladen und lokale Installationen damit unnötig. Aber erst die stärkere Verbreitung von breitbandigen Internet-Zugängen in Privathaushalten sowie Technologien wie Flash und Ajax (Asynchronous Javascript and XML) scheinen die Utopie zur Realität werden zu lassen.

Großes Angebot an Textverarbeitungen

Im Berufsalltag dürfte die Textverarbeitung die zentrale Anwendung sein. Ob Briefe, Aktennotizen oder Berichte: Geschrieben wird immer. So ist es wenig verwunderlich, dass kein Mangel an Online-Textverarbeitungen herrscht. Für die Nutzung von "Google Text" wird ein kostenloses Google-Benutzerkonto benötigt. Dies haben alle Anbieter gemeinsam: Auf die mehr oder weniger umfangreiche Erhebung von Nutzerdaten verzichtet keiner. Google Docs und das funktional ebenso fortgeschrittene "Zoho Writer" versuchen, so weit es geht, die Oberfläche bekannter Office-Programme nachzubilden. Symbolleisten bieten vertraute Icons für die wichtigsten Zeichen- und Absatzformate an. Auch das Einfügen von Tabellen und Bildmaterial ist damit möglich. Dank der intensiven Nutzung von Ajax ist teilweise sogar die rechte Maustaste belegt, verhält sich also intuitiv, so wie die Anwender es von ihren Desktop-Programmen gewohnt sind. Eine Besonderheit bildet Thinkfree Office, das in Java programmiert ist.

Noch nicht bereit für den deutschen Markt

Deutsch als Bedienersprache sucht der Anwender selbst bei den ausgereiften Lösungen leider vergeblich. Einzig Google bietet eine deutsche Bedienerführung an und unterstützt Deutsch als Dokumentensprache mit einer Rechtschreibprüfung. Bereits vorliegende Dokumente lassen sich einfach hochladen und teilweise auch per E-Mail an die Plattform schicken. Verstanden werden hier RTF, Microsoft Word oder OpenOffice, in die dann auch exportiert werden kann.

Bei der Nutzung von Vorlagen befinden sich alle Angebote noch im Experimentierstadium. Bereits angelegte Schriftstücke können zwar als Template weiterverwendet werden, Automatisierungsfunktionen, etwa für das Einfügen des Erstellungsdatums, sind aber nicht vorhanden, was die Vorlagen nur bedingt nutzbar macht. Auch wer ein Inhaltsverzeichnis oder einen Index erstellen will, wird das Fehlen von Feldfunktionen schmerzlich vermissen.

Die Auswahl an Tabellenkalkulationen, die sich online nutzen lassen, ist deutlich überschaubarer, was auch an der Komplexität der Programmieraufgabe liegen mag. Nutzer sollten über gute englische Sprachkenntnisse verfügen, da nicht nur Menüs, sondern auch die Formeln selbst verstanden werden wollen. Durchaus beachtlich ist der Umfang, den Google und Zoho offerieren. Kaufmännische und einfachere statistische Berechnungen lassen sich damit be-reits zufrieden stellend lösen. Während "Editgrid" und Zoho sich stark an Excel orientieren, ist es Google gelungen, eine eigene Benutzerführung zu entwickeln.

Europäische oder gar deutschsprachige Kundschaft haben die meisten Betreiber (noch?) nicht im Auge. Eine Umstellung von Dollar auf Euro fehlt üblicherweise genauso wie die des Dezimaltrennzeichens von Punkt auf Komma. Bereits angelegte Kalkulationen werden in der Regel in den Formaten Excel, OpenOffice und CSV verstanden und können auch so ausgeben werden. Editgrid versteht darüber hinaus auch noch Lotus 1-2-3 und das Gnumeric-Format.

Zum Office-Alltag gehört heute auch das Arbeiten an Präsentationen. Microsoft hat mit den grafischen Fähigkeiten von Powerpoint hier die Messlatte für die Konkurrenz hoch gelegt. Vielleicht liegt es genau daran, dass sich nur wenige Anbieter trauen, ein Präsentationsprogramm online zur Verfügung zu stellen. Manche Lösungen wirken derzeit noch eher wie Studien, zum produktiven Arbeiten eignen sie sich kaum. Das schlichte und schnell arbeitende "Empressr", das leider keine deutschen Umlaute versteht, gehört dazu.

Präsentationsgrafiken als Mashups

Einen recht professionellen Eindruck hinterlässt hier erneut Zoho mit seinem "Zoho Show". Auch "Thumbstacks" erzielt recht brauchbare Ergebnisse. Als reines Online-Werkzeug entworfen, ermöglicht es die einfache Integration von Fotos aus dem Dienst "Flickr" importieren und "Google Maps". Die zur Verfügung stehenden Effekte sind dagegen bei allen Plattformen noch überschaubar. Präsentationen im Powerpoint-Format können üblicherweise fehlerlos, im OpenOffice-Format nahezu fehlerlos übernommen werden. Allerdings geraten die Online-Tools häufig durch die Dateigrößen der Folien in Bedrängnis. Das Importieren umfangreicher Dateien scheitert meist an einer Zeitüberschreitung. Im Vergleich zu Powerpoint oder Impress sind auch die Gestaltungsmöglichkeiten nur als rudimentär zu bezeichnen. Wer sich auf einfache Aufzählungen und hier und da mal auf eine eingefügte Grafik beschränken kann, erzielt aber recht schnell gute Ergebnisse.

Flowcharter sind noch Mangelware

Unternehmenshandbücher, Produktbeschreibungen oder Softwarespezifikationen kommen heute kaum ohne Flußdiagramme zur visuellen Beschreibung von Abläufen aus. Anwendungen für dieses Einsatzgebiet sind online absolute Mangelware. "AjaxSketch" bietet lediglich rudimentäre Zeichenfunktionen und eignet sich für Flussdiagramme nur sehr bedingt. Das in Flash entwickelte "Gliffy" gleicht seinem PC-Vorbild Visio in Konzeption und Bedienung aufs Haar. Eine bereits recht beeindruckende Anzahl an Vorlagen und Formen erlaubt das Zeichnen von Netzwerkplänen, Organigrammen oder UML-Modellen. Die fertigen Arbeitsergebnisse werden in verschiedenen Grafikformaten exportiert, die sich von den vorgestellten Textverarbeitungen ohne Probleme einlesen lassen.

Projekt- und Zeit-Management jenseits von Outlook

Online-Anwendungen für die Zeit- und Aufgabenplanung sind Legion. Eine kaum überschaubare Vielfalt stellt den Nutzer vor die Qual der Wahl. Dazu trägt entscheidend bei, dass die angloamerikanische Arbeitskultur regelrecht von einer Arbeitsmethodik mit dem Namen GTD (Getting Things Done) infiziert zu sein scheint. Im Zentrum dieser Methode steht nicht mehr der Kalender als zentrale Instanz, sondern flexibel handhabbare Listen, die Aufgaben und Projekte aufnehmen. Breit ist das Angebot an Online-Werkzeugen, die dafür daran angepasst wurden. Auffallend ist noch eine weitere Tatsache: Während Microsoft Office als stilbildend für die Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen ist, versucht keiner der Anbieter Outlook als persönlichen Informations-Manager nachzubauen. Auf der Suche nach anderen Wegen sind oftmals sehr intuitive, erfrischende Ansätze herausgekommen. Eine Kombination aus E-Mail, Kontakt-Management, Aufgaben- und Terminplanung wie Outlook bildet aber die Ausnahme. Am weitesten gediehen ist hier Google, allerdings verteilt auf einzelne Applikationen, bestehend aus Google Mail (Nachrichten und Kontakte) und Google Calendar.

Im Bereich der Aufgabenplanung besonders hervorzuheben ist "Rememberthemilk", das sich als eine von wenigen Anwendungen durch deutsche Sprachunterstützung auszeichnet. Durch den intensiven Gebrauch von Ajax ist eine Oberfläche entstanden, die sich vor einem Desktop-Programm nicht zu verstecken braucht und den Nutzer durch eine Vielzahl an Modulen an die Erledigung seiner Aufgaben erinnert (per Messenger, Mail oder SMS). Manko: Termine können damit leider nicht verwaltet werden.

Spannend dürfte die weitere Entwicklung des derzeit noch in einem geschlossenen Betatest befindlichen "Scrybe" sein, das Termin- und Aufgabenplanung enthält. Die in Flash programmierte Anwendung ermöglicht auch die Offline-Nutzung mit anschließender Synchronisation gegen den Server und erlaubt damit verteiltes Arbeiten. Angebote für die gemeinsame Arbeit an Projekten und deren Planung sind noch rar. Eine Ausnahme bildet Basecamp, das sogar mit einer Zeiterfassung aufwartet, aber mit 150 Dollar pro Monat für den vollständigen Zugriff verhältnismäßig teuer ist und alle bereits erwähnten Nachteile aufweist (Sprachunterstützung, Währungen).

Collaboration als Vorzug gegenüber Desktop-Office

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten aller Art, neudeutsch als Collaboration bezeichnet, gilt gemeinhin als Königsdisziplin der Office-Pakete. Änderungen durch die Bearbeiter müssen protokolliert und dargestellt werden. Auf diesem Parkett spielen fast alle Angebote ihre Stärken aus. RSS-Feeds, oft als integraler Bestandteil für Web 2.0 gesehen, machen das Verfolgen von Änderungen an den Dokumenten einfach und komfortabel. Auch die Erweiterung des Teams ist für den Inhaber des Hauptbenutzerkontos oder den Ersteller eines Dokuments sehr einfach möglich. Die Eingabe der Mail-Adresse genügt zumeist. Der Empfänger erhält anschließend eine Nachricht mit einem speziellen Link und kann sofort mit der Arbeit loslegen. Vom Komfort der Versionsverwaltung moderner Office-Pakete sind die Online-Verwandten aber noch weit entfernt. Wer dezidiert verfolgen will oder muss, was sich an seinen Dokumenten geändert hat, greift denn doch eher zu einem Wiki, sofern es sich denn um Textdokumente handelt.

Browser alleine reicht häufig nicht

Die Anbieter werden auf ihren Web-Seiten nicht müde zu betonen, dass einer der wesentlichen Vorteile ihrer Office-Lösungen darin besteht, lediglich einen Browser vorauszusetzen. Sofern das Angebot nur von Ajax Gebrauch macht, genügt in der Tat ein aktueller "Internet Explorer" oder "Firefox" mit eingeschaltetem Javascript. Allerdings ist ein breitbandiger Internet-Anschluss ebenso notwendig, um eine akzeptable Arbeitsgeschwindigkeit zu erreichen. Setzt die Architektur auf Flash, ist zusätzlich das aktuelle Plug-in von Adobe erforderlich. Nutzer abweichender Browser wie Safari oder Opera haben keine Garantie, dass sie die Office-Anwendungen nutzen können. Die Erfahrung zeigt, dass es funktionieren kann, aber nicht muss. Dies gilt auch für alternative Betriebssysteme. Allerdings dürfte es mit einem aktuellen Firefox unter Linux keine Probleme geben.

Zwei weitere Probleme sind den Angeboten immanent. Benutzer kommen an ihre Daten nur heran, wenn der Service auch verfügbar ist. Da sich alle Dienste mehr oder weniger als Betaversion betrachten, gibt es keinerlei Garantien für die Verfügbarkeit. Von Mindesterreichbarkeiten oder Service-Level-Agreements sind alle Anbieter noch weit entfernt. Genauso problematisch ist es um die Datensicherheit bestellt. Ob und wie sich der Service um eine Sicherung kümmert, bleibt ihm überlassen. Unternehmensdokumente dort zu lagern erfordert also Mut.

Von den Fähigkeiten der herkömmlichen Office-Pakete trennt Google, Zoho & Co. noch vieles. Die Textverarbeitungen zeigen jedoch schon sehr gute Ergebnisse. So wurde dieser Artikel mit Google Docs verfasst. Allen Angeboten gemeinsam ist aber, dass sie sich aufgrund der funktionalen Einschränkungen noch am ehesten für Privatanwender eignen. Wer nur gelegentlich einen Brief schreiben muss oder mit kleineren Tabellen zu rechnen hat, wird zufrieden sein und kann sich den Festplattenplatz für eine Installation auf seinem Computer sparen. Unternehmen wird aber derzeit deutlich zu wenig geboten. Aus ihrer Sicht besonders bedenklich ist das Fehlen von Garantien und Sicherheiten. In den Nutzungsbedingungen behalten sich die Betreiber vor, das Angebot jederzeit wieder zu schließen. Wer möchte dort schon seine Daten dauerhaft speichern? Die zentrale Frage, welche Preis- und Geschäftsmodelle die Anbieter zukünftig verfolgen wollen, haben die meisten von ihnen noch nicht beantwortet. (ws)