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09.07.2008

Online-Tools für die tägliche Arbeit

Wolfgang Sommergut 
Online-Tools sind längst keine funktionsreduzierten Spielzeuge mehr, sondern entwickeln sich zu praktischen Helfern bei der Lösung alltäglicher Probleme. Die Zeit ist absehbar, wo sie Desktop-Programmen den Rang ablaufen.

Diigo: Texte markieren und kommentieren

Einer der häufigsten Gründe, warum Leute Web-Seiten ausdrucken, besteht darin, dass sie auf dem Papier wichtige Passagen mit einem Marker anstreichen und mit Anmerkungen versehen können. Freilich sollte man den Ausdruck auch nach längerer Zeit wiederfinden, wenn die Prozedur etwas bringen soll.

Diigo sorgt dafür, dass der Textmarker in der Schublage bleiben kann und Anmerkungen auch nach Monaten noch verfügbar sind. Der Service erfordert die Installation eines Firefox-Plug-ins, das die nötigen Befehle zur Markierung von Text in das Kontextmenü des Browsers einfügt. Für hervorgehobene Textstellen können Anmerkungen eingegeben werden.

Wie die Anstreichungen und Notizen auf Papier bleiben auch die virtuellen Gegenstücke permanent erhalten - vorausgesetzt, man nutzt Firefox inklusive Diigo-Plug-in und ist für den Service angemeldet. Leider verträgt sich die Browser-Erweiterung nicht mit dem "Flashblock"-Plug-in, so dass Markierungen nicht sichtbar werden, solange das Helferlein gegen lästige Animationen aktiv ist.

Diigo führt für jeden Benutzer eine Liste von Web-Seiten, in denen dieser Passagen angestrichen oder Anmerkungen eingegeben hat. Außerdem besteht die Möglichkeit, Seiten einfach nur vorzumerken, so dass Diigo zusätzlich die Funktion von Bookmark-Diensten wie del.icio.us übernehmen kann. Wie diese lässt auch Diigo zu, dass man gespeicherte Links mit Schlagwörtern beschreibt und einsehen kann, wie viele andere Nutzer eine bestimmte Seite hinterlegt haben.

Privnote: Gelesene Mails löschen sich selbst

Zu den beliebtesten Funktionen von Lotus Notes/Domino 8 gehört die Möglichkeit, eine bereits versandte Mail wieder zurückzuholen. Dies klappt aber nur beim firmeninternen Versand, wenn der Verfasser handelt, bevor der Adressat die Nachricht gelesen hat. E-Mail hat bei der Übertragung von persönlichen Informationen ferner den Nachteil, dass sie sich bequem an weitere Personen weiterleiten lässt. Auch Chat-Programme haben durch Compliance-Vorgaben und Log-Dateien ein langes Gedächtnis.

Als Alternative für solche Fälle bietet sich Privnote an. Dieser einfache Web-Dienst erlaubt die anonyme Eingabe einer Nachricht und erzeugt nach Abschicken des Formulars eine URL, unter der sie abzurufen ist. Diese kann man auf beliebigem Weg an den Empfänger der Nachricht weiterleiten, etwa per Mail. Nach dem ersten Öffnen der Nachricht zerstört sie sich selbst und kann nicht mehr reproduziert werden.

Privnote besitzt auch eine Rückholfunktion, mit der man die Nachricht selbst löschen kann, bevor sie vom Adressaten abgerufen wird. Optional kann man sich per Mail verständigen lassen, wenn die Zielperson die Online-Notiz geöffnet hat - ein Feature, das bei E-Mail ebenfalls nur innerhalb des Unternehmens verlässlich klappt.

Yousendit: Große Dateien verschicken

Mail-Anhänge in Megabyte-Größe galten lange als Zumutung für den Empfänger. Angesichts heutiger Bandbreiten und Speicherkapazitäten sind sie mittlerweile durchaus üblich. Dennoch eignen sich Mail-Systeme nur bedingt als Transportmittel für wuchtige Datenfrachten, weil sie je nach Konfiguration den Versand oder die Annahme solcher Schwerlasten verweigern. Eine Alternative zum Universalwerkzeug E-Mail bestünde in Dateitransferfunktionen von Instant-Messaging-Systemen wie Skype oder Google Talk. Beide setzen der Größe übertragener Dateien kein Limit. Wenn Absender und Empfänger jedoch keine oder nicht die gleiche Chat-Software verwenden, dann empfiehlt es sich, die Dienst von Yousendit in Anspruch zu nehmen.

Der Service funktioniert denkbar einfach: In einem Online-Formular gibt man seine eigene und die Mail-Adresse der Adressaten ein und lädt die betreffende Datei zu Yousendit hoch. Die Empfänger erhalten eine Mail mit einem Download-Link. Die übertragenen Dateien lassen sich mit einem Passwort schützen, und auf Wunsch erhält der Versender eine Empfangsbestätigung, sobald die verschickten Dateien abgeholt wurden.

Alternativ zum Versand über die Website bietet Yousendit ein Plug-in für Outlook an, so dass Benutzer schwere digitale Frachten fast wie gewohnt aus der Mail-Umgebung verschicken können. In Kürze soll auf dem Server eine optionale PDF-Konvertierung für eine Reihe von Dateiformaten hinzukommen.

Die kostenlose Version ist auf eine Dateigröße von 100 MB und ein monatliches Volumen von 1 GB limitiert. Für Anwender, die häufiger große Dateien verschicken müssen, stehen mehrere kostenpflichtige Varianten zur Verfügung.

Google Web History, Webmind: Web-Historie im Griff

Bei häufiger Web-Nutzung stellt sich regelmäßig der Fall ein, dass man sich daran erinnert, unlängst irgendwo einen interessanten Text gelesen zu haben, aber beim besten Willen nicht mehr weiß, wo. Die Web-Historie des Browsers bietet in solchen Situationen wenig Hilfe, weil sich seine Suchfunktion auf die Seitentitel beschränkt. Die Recherche im Browser-Cache mit Google Desktop verspricht mehr Erfolg, wobei man sogar auf die Daten mehrerer Rechner zugreifen kann, wenn man dem Tool erlaubt, die Indizes der genutzten PCs über Google-Server zusammenzuführen.

Der Suchmaschinengigant bietet indes einen eigenen Service für diesen Zweck an. Google Web History setzt voraus, dass im Browser die Google Toolbar installiert ist, und schneidet wahlweise nur die Google-Suchanfragen oder die Adressen aller besuchten Seiten mit. Bei Bedarf kann der Anwender mittels der Google-Suche gezielt nur in den Seiten recherchieren, die er selbst besucht hat.

Während die Google Toolbar bei aktivierter Anzeige des Pagerank die Adressen der besuchten Seiten nur anonymisiert überträgt, ordnet Web History diese Informationen dem jeweiligen Benutzerkonto zu. Es ist also Vertrauenssache, ob man dem fleißigen Datensammler Google einen so tiefen Einblick in die eigenen Nutzungsgewohnheiten gewährt. Wenn man derartige Funktionen lieber von einem kleinen Anbieter bezieht, kann man Webmynd in Anspruch nehmen.

Der Service stellt im Gegensatz zu Google eine Erweiterung nur für Firefox zur Verfügung, die den Textanteil einer Seite an den Web-Dienst überträgt, so dass man dort per Volltextsuche recherchieren kann. Für die Anzeige gefundener Seiten greift das Plug-in auf ihre Kopie im Cache des Browsers zurück.

Jungledisk: Daten in der Wolke sichern

Eine Vielzahl von Anbietern wirbt mit Web-Laufwerken in GB-Dimensionen. Dazu zählt etwa Microsofts "Skydrive" (5 GB kostenlos), "Xdrive" (5 GB), "ADrive" (50 GB frei), "iDrive" (2 GB) oder Box.net. Die Ausrichtung der Dienste ist unterschiedlich. Skydrive, iDrive oder Xdrive richten sich an Endanwender, die Daten vom lokalen Rechner hochladen und für andere Nutzer freigeben können, etwa für den Tausch von Fotos oder Multimedia-Daten. Andere wie ADrive oder iDrive Pro dienen mehr als Backup-Medium und bieten auch entsprechende Client-Software an.

Als Storage-Provider hat sich Amazon mit S3 einen Namen gemacht. Allerdings herrscht oft noch die Meinung vor, dieser Dienst eigne sich vornehmlich für Web-Startups, die ihre Daten dorthin auslagern können. Der Amazon-Service ist indes auch für Privatpersonen und kleinere Unternehmen zugänglich, so dass sie die enormen Speicherkapazitäten des Online-Händlers nutzen können.

S3 lässt sich nicht nur innerhalb von Software über APIs ansprechen, sondern bietet auch Zugang über mehrere Frontends, mit denen Anwender auf ihre Daten zugreifen können. Viele beschränken sich auf einfache Funktionen, wie etwa das Firefox-Plug-in "S3Fox" oder "S3 Backup" für die manuelle Datensicherung.

Mit Jungledisk steht jedoch ein ausgefeiltes Backup-Programm zur Verfügung, das unter Windows, Mac und Linux läuft und ohne Installation auch von einem USB-Stick gestartet werden kann. Speziell die "Workgroup Edition" ist für Freiberufler und kleinere Unternehmen ausgelegt, die ihre Daten damit entweder manuell oder automatisch sichern können. Die Software verschlüsselt alle Daten vor dem Hinaufladen zu Amazon und macht sie unter Windows über eine Laufwerkskennung zugänglich. Das Tool kostet zwei Dollar pro Benutzer und Monat. Hinzu kommen die Kosten für S3, die bei 0,15 Dollar pro GB und Monat liegen, sowie zusätzliche Gebühren für Datentransfer in ähnlicher Größenordnung.

Bit.ly: URL-Monster zähmen

Auch wenn moderne Content-Management-Systeme sprechende URLs für Web-Seiten erzeugen, finden sich doch immer wieder Web-Adressen, die jedes Gedächtnis überfordern und auch in Mails schwer zu verschicken sind. Manche Mail-Clients brechen überlange URLs in mehrere Zeilen um, was dazu führen kann, dass ungültige Links entstehen. Notorische Verursacher für monströse URLs sind etwa Landkartendienste wie Google Maps, besonders dann, wenn man sie Routen berechnen lässt.

Wenn man derartige Web-Adressen weitergeben möchte, dann bereitet das nicht nur in Mails Schwierigkeiten, sondern auch in Foren oder Web-2.0-Messaging-Diensten wie Twitter. Auch Service für Mobiltelefone, die Informationen via SMS schicken, können URL-Bandwürmer schlecht gebrauchen.

Eine Reihe von Online-Diensten hilft, dieses Problem zu lösen. Sie nehmen lange URLs entgegen und erzeugen eine Kurzform auf Basis ihrer eigenen Domäne. Bei Eingabe der kurzen Adresse leitet der Service den Benutzer an seine eigentliche Destination weiter.

Der Klassiker unter den URL-Verkürzern ist TinyURL, mittlerweile sind noch weitere Anbieter wie "Snipurl / Snurl/Snipr" oder "Shorl" dazugekommen. Der neueste Dienst heißt Bit.ly und wartet mit einigen bisher nicht üblichen Funktionen auf. Dazu zählt, dass man bei jeder Kurz-URL sehen kann, wie oft und von welcher IP-Adresse beziehungsweise welcher Domäne aus sie bereits aufgerufen wurde. Dies ist etwa dann besonders praktisch, wenn man in Twitter-Nachrichten URLs einbettet und die Tweats auf Websites publiziert. Außerdem kann man die Informationen zu jeder gekürzten URL als RSS-Feed abonnieren.

Sliderocket: Präsentationen erstellen und vorführen

Wer für seinen Vortrag Folien erstellen möchte, kommt seit Jahren nicht an Powerpoint vorbei. Eine erste Generation von Online-Alternativen konnte Microsofts Dominanz bei Office-Software nichts anhaben. Die Web-Werkzeuge reichten bei weitem nicht an den Funktionsumfang der Desktop-Konkurrenz heran und ließen wesentliche Features vermissen.

Dennoch zeichnete sich ab, dass Präsentationsprogramme allein schon durch ihre Verlagerung ins Web einige Vorzüge haben, die Desktop-Anwendungen verschlossen bleiben. Dazu zählt das gemeinsame Bearbeiten und das Tauschen von Folien sowie der Zugriff auf die Dateien von jedem Rechner mit Internet-Zugang. Microsoft möchte die Beschränkungen der lokal installierten Programme durch ergänzende Web-Dienste überwinden ("Office Live Workspace").

Auch wenn Web-Dienste wie "Google Presentations" oder "Zoho Show" weiter ausgebaut wurden und mittlerweile auch eine deutsche Bedienerführung haben, dürften sie den Ansprüchen vieler Powerpoint-User noch nicht genügen. Aber zum einen werden Web-basierende Dienste kontinuierlich erweitert, ohne dass der Anwender ein Update einspielen muss. Zum anderen kündigt sich mit "Sliderocket", einem Service auf Basis von "Adobe Air", eine Rich Internet Application (RIA) an, die mit ihren Fähigkeiten Powerpoint das Wasser reichen kann und darüber hinaus alle Vorteile eines Online-Tools bietet.

Die Anwendung bietet nicht nur zahlreiche Funktionen zum Erstellen, sondern auch solche zum Verwalten und Veröffentlichen von Folien. Zu den auffälligsten Features zählen das geschützte Vorführen von Präsentationen über das Web, ohne dass die Betrachter die Folien kopieren oder drucken können. Präsentationen lassen sich wie bei Google oder Zoho in Websites einbinden und erfordern keine separate Software für den Besucher der Seiten. Für das Arbeiten ohne Internet-Verbindung existiert ein Offline-fähiger Air-Client.

Die imposante Features-Liste umfasst außerdem eine Versionskontrolle, Verschlagwortung ("Tagging"), gemeinsames Bearbeiten von Folien im Team sowie eine Nutzungsanalyse und Community-Funktionen. Der Service befindet sich noch in einer geschlossenen Betaphase, soll aber in Kürze an den Start gehen. In letzter Zeit kursierten bereits Gerüchte, wonach Adobe das Startup-Unternehmen kaufen wolle.

ConnectNow: PC fernwarten, Bildschirm präsentieren

Eine ganze Reihe von Tools erlaubt den Fernzugriff auf einen PC oder ermöglicht es, anderen Anwendern den eigenen Desktop für Präsentationen und Schulungen vorzuführen. Die meisten dieser Programme müssen jedoch lokal installiert werden und laufen häufig nur unter Windows. Zu den beliebtesten Vertretern dieser Kategorie gehören mehrere Abkömmlinge des freien VNC, darunter etwa RealVNC oder Crossloop. Anspruchsvollere Lösungen warten mit einem großen Funktionsumfang auf und können statt des gesamten Desktops meist auch einzelne Applikationen für entfernte Rechner zugänglich machen. Häufig reichen aber bereits Basisfunktionen, vor allem dann, wenn man damit die teilweise sehr hohen Kosten für Enterprise-Tools vermeiden kann.

Die Online-Versionen der Fernzugriffsprogramme haben den Vorteil, dass sie in der Regel keine lokale Installation von Software erfordern. Sie nutzen entweder Flash, Java oder wie das kostenlose Skyfex manchmal noch Active X Controls.

Adobe setzt für sein ConnectNow erwartungsgemäß auf das hauseigene Flash und kann damit den Bildschirm entfernter Rechner übertragen, ohne dass dabei wie sonst üblich die Darstellung unter starkem Ruckeln leidet. Der Service bietet den für professionelle Werkzeuge gängigen Funktionsumfang und unterstützt den Austausch von Textnachrichten sowie die Übertragung von Audio und Video (via Webcam). Der Bildschirm des entfernten Rechners kann entweder nur zur Ansicht freigegeben oder bei entsprechender Berechtigung zur vollständigen Steuerung übernommen werden.

Der kostenlose Service ist inklusive Host-Rechner auf drei gleichzeitige Teilnehmer begrenzt. Wer eine Präsentation für ein größeres Publikum halten will, kann auf die kostenpflichtigen Versionen "Standard" und "Pro" ausweichen.