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01.11.2007

Operation am offenen Herzen

Die MTG Malteser Trägergesellschaft hat ihrer IT eine Radikalkur im laufenden Betrieb verordnet. Nun ist sie schlank und auf künftige Herausforderungen vorbereitet.

Die Deutschen Malteser haben sich zur Nähe zum Menschen verpflichtet. Aufmerksam, respektvoll, beteiligend und die Stärken aktivierend sind für alle Malteser-Mitarbeiter die wesentlichen Merkmale, an denen sie ihren Umgang mit Patienten und Kunden ausrichten müssen. Angesichts der ausufernden Kosten im Gesundheitswesen konzentriert sich die Dachorganisation für Pflege-, Gesundheits- und Betreuungsdienste zunehmend auf gesundheitsfördernde Angebote. "Weg von der reinen Krankheitsbehandlung, hin zur Gesundheitsvorsorge", bringt Bernd Meisheit, CIO bei der MTG Malteser Trägergesellschaft, diese Maxime auf den Punkt. Die MTG ist innerhalb der Malteser-Organisation die Betreibergesellschaft für Krankenhäuser, Einrichtungen der Altenhilfe sowie Pflegedienste.

Unternehmen: MTG

Die MTG Malteser Trägergesellschaft gGmbH verantwortet den Betrieb von zehn Krankenhäusern, einer Fachklinik für Naturheilverfahren, 22 Einrichtungen der Altenpflege, acht ambulanten Pflegediensten sowie zehn Einrichtungen für Hospizarbeit und Palliativmedizin.

Sie ist eine Tochtergesellschaft der Deutschen Malteser und eine Schwester des bekannten Malteser Hilfsdiensts.

Standort: Bonn.

Umsatz 2006: 345,7 Millionen Euro.

Gewinn 2006: nicht ausgewiesen.

Anzahl der Mitarbeiter: 5900.

IT-Budget 2006: 7,1 Millionen Euro inklusive IT-Personalkosten.

Branche: Gesundheitswesen.

Projektsteckbrief

Projektart: Verbesserung der IT-Perfomance.

Branche: Gesundheitswesen.

Zeitrahmen: Mitte 2004 bis Mitte 2007.

Stand heute: IT-Migration abgeschlossen, fortwährende Überarbeitung der Geschäftsprozesse.

Aufwand: 17 Projektmitarbeiter.

Produkte: Krankenhausinformationssystem Orbis; Thin Clients; Blade-Server und SAN von IBM.

Umfang: 5,9 Millionen Euro.

Ergebnis: transparente Kosten; flexible und auf Wachstum ausgerichtete IT-Umgebung; Entlastung des IT-Jahresbudgets der MTG um 1,5 Millionen Euro (exklusive Personalkosten).

Herausforderung: Neugestaltung der IT- und Kernprozesse in einem konservativen Umfeld, bei knappem Budget und in kurzer Zeit im laufenden Betrieb.

Nächster Schritt: Überarbeitung des Workflows und Neugestaltung der Kernprozesse in den Einrichtungen.

Der Leitsatz lässt sich auch auf das Mitte dieses Jahres abgeschlossene Projekt zur IT-Performance-Verbesserung übertragen. Die IT der MTG krankte vor dem Start des Vorhabens im Jahr 2004 an mangelnder Flexibilität und hohen Kosten. 90 Prozent der Aufgaben des IT-Personals befassten sich mit dem laufenden Betrieb. Jedes der zehn Krankenhäuser in Deutschland hatte sich mit einem eigenen Krankenhaus-Informationssystem samt zugehörigen Servern und Datenbanken ein kleines Fürstentum in der IT-Landschaft geschaffen. An eine schnelle Integration übernommener Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser sowie innovativer Techniken war in diesem Umfeld nicht zu denken.

Alle Kraft ins Kerngeschäft

Der Malteser-CIO verschrieb der IT daher eine OP am offenen Herzen. Ohne Betriebsunterbrechung sollte sie zentralisiert, industrialisiert und an den Kernprozessen ausgerichtet werden.

In einem ersten Schritt wurde eine neue Organisationsstruktur eingeführt, deren Aufgabenschwerpunkt die Medizininformatik und das Prozess-Management ist. Rund 30 Mitarbeiter, davon etwa die Hälfte in den lokalen Einrichtungen, verantworten die standardisierte Einführung und Fortschreibung aller klinischen IT-Systeme und -Verfahren. Zudem leisten sie den Anwendungssupport für das zentrale Krankenhausinformationssystem. "Erstmals steht die kompetente Anwenderbetreuung rund um die Uhr und an allen Tagen des Jahres zur Verfügung", berichtet Meisheit stolz.

Für kerngeschäftsfremde Dienste gründete die MTG zusammen mit einer Schwester- und der Muttergesellschaft eigens die Servicetochter Socura. Hier wurden alle MTG-Mitarbeiter zusammengezogen, die beispielsweise Netze und Server administrieren oder kaufmännische Applikationen betreuen.

Auch in einem zweiten Outsourcing-Projekt entschied sich Meisheit mit seinen Mitarbeitern für einen ungewöhnlichen Weg. Eine Ausschreibung unter drei Anbietern zum Betrieb des Rechenzentrums zeigte: Bei gleicher Leistung und identischem Service-Level kann die MTG den RZ-Betrieb in Eigenregie zur Hälfte der Kosten betreiben, die der günstigste externe Dienstleister angeboten hatte. Als problematisch erwies sich allerdings, dass die vorhandenen Rechnerräume für den gemeinsamen Betrieb ungeeignet waren.

Glücklicherweise bescherten die enormen Überkapazitäten im deutschen Hosting-Geschäft der MTG eine attraktive Alternative. Nach kurzer Zeit war ein geeignetes Rechenzentrum gefunden. In Hamburg mietete die MTG eine Colocation-Fläche zu attraktiven Konditionen für zehn Jahre an.

Mit der Migration der Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen auf die zentralen Anwendungen im Rechenzentrum ging die Neugestaltung der dezentralen Installation einher. Sämtliche Desktops wurden durch Thin Clients mit Citrix-Zugang ausgetauscht. Weder gibt es heute noch lokale Applikationen noch die Möglichkeit für die Anwender, eigene Software-Tools und Lösungen zu installieren. Die Geräte wurden ebenso wie sämtliche Drucker, Kopierer und Faxgeräte nicht gekauft, sondern angemietet beziehungsweise geleast.

In Prozessen stecken Reserven

Mit dem bislang Erreichten können Meisheit und seine Mitarbeiter zwei wichtige Vorhaben von ihrer Liste streichen: Die IT ist zentralisiert und standardisiert. Die Zusammenführung aller Applikationen in einem Rechenzentrum, die Installation des Corporate Network und die Vereinheitlichung der dezentralen Systeme entlasten das IT-Infrastruktur-Budget bereits um bis zu 50 Prozent. Unterm Strich steht eine Ersparnis von 1,5 Millionen Euro pro Jahr oder 22 Prozent der bisherigen IT-Kosten.

Nicht minder wichtig erscheint es Meisheit, mit der neuen IT-Landschaft eine zukunftsfähige Umgebung gestaltet zu haben. Einer schnellen Integration neuer Einrichtungen etwa im Zuge von Übernahmen - steht damit nichts im Wege. Zudem schlummert im Kerngeschäft noch ein erhebliches Sparpotenzial, das sich mit der neuen IT heben ließe. Das ist Aufgabe der eigenen IT- Mitarbeiter, die mit ihrem tiefen Wissen um die Medizininformatik nun die Malteser-Einrichtungen darin beraten können, ihre Prozesse und den digitalen Workflow effizienter zu gestalten.

Ganz einfach ist das Unterfangen nicht. Die Projektverantwortlichen haben die Veränderungsresistenz und die Zurückhaltung des Klinikpersonals gegenüber aktuellen IT-Verfahren im Gesundheitssektor unterschätzt. Statt einer kalkulierten Amortisationszeit von 18 Monaten stehen nun 30 Monate auf dem Papier. Dennoch zeigt sich Meisheit optimistisch, die bislang schon deutlich verbesserte IT-Durchdringung weitertreiben zu können: "Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Wir müssen mit der hohen Qualität unserer IT-Services überzeugen."