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15.11.1991 - 

Wenig Papier bei hoher Qualität des Archivs

Organisatoren müssen auch die Handakten im Griff haben

Heutige Technologien ermöglichen eine optimierte Archivierung auf elektronischer Basis. Im Gegensatz zu Informationen auf Papier oder Mikrofilm sind Dokumente in elektronischer Form unabhängig von Zeit und Ort verfügbar, somit ergeben sich erweiterte Möglichkeiten der Informationsverarbeitung. Ein heute technisch eingeführtes Medium, die optische Platte, bietet kostengünstige Speicherkapazität für die anfallenden Daten im GB- und TB-Bereich.

Die einmal beschreibbare optische WORM-Platte (Write once read many) realisiert eine erhöhte Revisionssicherheit. Durch die im DV-System verfügbaren Dokumente ergeben sich neue Möglichkeiten zur effektiven Gestaltung von Arbeitsabläufen, der Verbesserung der Datensicherheit und der Qualität der Archivate. Daraus resultiert die rapide steigende Anzahl von Installationen dieser Image-Systeme.

Ein elektronisches Archiv kann sich aus Dokumenten von verschiedenen Informationsquellen zusammensetzen:

-Scannervorlagen,

-Telefax,

-Kommentare,

-Overlay's,

-elektronisch erstellte Dokumente.

Auch Dokumente von Laserdruckern

Die mit einem Scanner digitalisierten Vorlagen sind im System als NCI-Dokument (Non Coded Information), in Pixelform erfaßte Faksimiles, gespeichert. Auch Dokumente, die auf Laserdruckern erzeugt werden, können zur elektronischen Speicherung gelangen. Hier wird der Datenstrom des in Einzelpunkten aufbereiteten Dokumentes übernommen, und als Image abgespeichert. Somit ist - teilweise in Verbindung mit einem Druck-Overlay für eine bestimmte Formularform eine Speicherung - und damit die Anzeige der Originallisten oder Briefe auf Imageschirmen möglich.

Eine weitere Form von digitalisiert vorliegenden Dokumenten ist das Telefax. Die im DV-System als CI-Dokument (coded information) erzeugten Informationen können genauso auf der optischen Platte abgespeichert werden. Hier gibt es in Image-Systemen unterschiedliche Möglichkeiten der Wiederverfügbarmachung.

Diese Informationen können in codierter Form zur Anzeige gebracht oder aus Revisionsgründen in ein Image-Format umgesetzt werden. Diese Daten sind nach der Umsetzung nicht mehr zu manipulieren. Wohl aber besteht die Möglichkeit, sie mit einem Formular-Overlay zu verbinden. Durch dieses Verfahren entsteht zum Anzeigezeitpunkt das Abbild des Originaldokumentes.

Am Beispiel eines Projektes sollen die Entscheidungskriterien, die Umsetzung sowie der Nutzen eines Image-Systems aufgezeigt werden. Vom Kundenauftrag durch den Außendienst kann via Postweg und Auftragserfassung eine Zeitdauer von zwei bis drei Tagen bis zur Auftragsbearbeitung entstehen.

Der dann mit der Auslieferung versandte Lieferschein und die Rechnung werden mit dem Auftragsformular sortiert auf Mikrofilm gespeichert.

Des weiteren werden Stornierungen oder Reklamationen sowie regreßentscheidende Unterlagen archiviert. Teile dieser Gesamt-Dokumentation unterliegen einer bis zu 20jährigen Aufbewahrungspflicht.

Diese Mikroverfilmung sowie die Fundstellenverwaltung hierzu sollen abgelöst, das Image-Archiv in die bestehende DV-Umgebung integriert werden. Ausschlaggebend für diese Entscheidung ist die heutige Möglichkeit der Unterstützung von optischen Platten durch das DV-Betriebssystem. Somit ist für den Anwender unsichtbar und nicht relevant

- wie und wo die Informationen abgelegt werden,

- woher die Informationen bei einer Suche komme",

- wie die Datensicherung erfolgt.

In der ersten Phase werden die eingehenden Aufträge weiterhin manuell erfaßt. Papierbelege sowie Kundenkorrespondenz werden mit Scannern digitalisiert, das Image nach definierten Kriterien mit Schlagworten, dem Datum sowie Kommentaren versehen und gespeichert.

Die auf dem DV-System im CI-Format erzeugten Rechnungen und Lieferscheine werden programmgesteuert in das Archiv, übernommen. Die Formulare für Rechnungen und Lieferscheine werden über Scanner als Overlay abgelegt und über entsprechende Verankerungen den CI-Daten zugewiesen.

Somit stehen Eingangs- und Ausgangspost in elektronischer Form zur Anzeige auf Image-Workstations oder als Ausdruck über Laserdrucker im Original zur Verfügung. Die Benutzer können über PCs in verschiedenen Hosts und Anwendungssessions sowie PC-Programmen tätig sein. Da die Image-Anzeigen nur sporadisch auftreten, werden VGA-Displays mit Window-Technik benutzt. Die Scanner-Stationen benötigen zur besseren Image-Qualitätskontrolle Ganzseiten-Monitore.

Im zweiten Schritt erfolgt die Übertragung der Aufträge per Fax elektronisch in das DV-System. In der Auftragsbearbeitung wird das Fax als Image auf dem Schirm angezeigt, und die relevanten Daten erfahren den Transfer in die bestehenden Anwendungen.

Übertragung per Fax in das DV-System

Hier soll in der Folgestufe eine weitgehend automatische Indexierung sowie Datenerkennung über OCR (Optical Character Recognition = Texterkennung) erfolgen. Sicherlich müssen hierzu die Auftragsformulare, auf denen der Außendienst durch Markierungen Artikel und Bestellmenge festlegt, geändert werden, da die Fax-Auflösung für ein sicheres OCR-Verfahren kritisch ist.

Werden die Vorlagen über einen Scanner erfaßt, gibt es heute schon geeignete Lösungen zur Texterkennung. Durch eine im System integrierte Dokumentensteuerung lassen sich der über Scanner laufende Posteingang und die eingehender Telefaxe elektronisch im Unternehmen entsprechend der Organisation verteilen. Kurzfristig entstehende Personalengpässe durch Urlaub oder Krankheit können mit Hilfe einer programmgesteuerten Verteilung der Dokumente andere Benutzer kompensieren.

Online auch in Jukeboxes verfügbar

Weiterhin werden die wissenschaftlichen und volkswirtschaftlichen Abteilungen mit einem Informations- und Dokumentationssystem ausgestattet, das auch Zugriff auf Informationen in Image-Form, etwa Presseberichten, Fotos etc. hat.

Der anfallende Datenbestand aus dem Auftragswesen soll für zwei Jahre auf optischen Platten in sogenannten Jukeboxes online vorgehalten werden. Ältere Informationen werden über ausgesteuerte optische Platten im Datentresor gespeichert und bei Bedarf dem Jukebox-Roboter zugeführt.

Dies erfordert ein intelligentes Speicherverwaltungssystem, um die einmal beschreibbaren optischen Platten entsprechend zu belegen. Weiterhin sollte eine Prüfung aller vorliegenden Suchanfragen erfolgen, um Daten von gerade in den Laufwerken montierten Optical Disks bereitzustellen.

Eine Kopie bleibt im Datentresor

Dies verhindert unnötiges Wechseln der Platten und verringert die Antwortzeit um einige Sekunden. Aktuelle Dokumente im Bearbeitungszyklus werden parallel auf Magnetplatten geführt. Eine Kopie aller optischen Platten verbleibt aus Backup-Gründen im Datentresor. Der auf Magnetplatten geführte Indexbereich der relational angelegten Datenbanken unterliegt der normalen Systemsicherung.

Ziel dieser Image-Systemlösung ist eine weitgehend papierarme Sachbearbeitung, eine hohe Qualität des Archivs, einfaches und schnelles Wiederfinden von Dokumenten. Durch eine schnellere Auftragsbearbeitung sowie Auskunftsfähigkeit wird nicht nur der Cashflow, sondern auch der Kundenservice verbessert. Aus Regreßgründen kann die Qualität des Archives ein entscheidender Wettbewerbsfaktor sein, da Daten nicht verlorengehen und die Lesbarkeit nicht umweltbedingt reduziert wird.

Verschiedene Systemgrößen stehen zum Start zur Verfügung. Neben Einzelplatz-Systemen ist der einfachste Weg ein Abteilungsserver mit 15 bis 50 Image-Workstations. Der nächste Schritt zur übergreifenden Bereichslösung ist eine Erweiterung mit bis zu 1000 Stationen. Als letzte Stufe kann die unternehmensweite Lösung angesehen werden, in der von jeder Stelle bei Bedarf auf Image-Dokumente zugegriffen werden kann.

Die Integration von Image-Dokumenten in die heutige DV-Welt bedarf einiger grundsätzlicher Überlegungen, spezielles Datenbank-Management für Jahrzehnte, Spezialwissen im Bereich der Systemintegration und des Einsatzes der technologischen Mittel.

Auch prallen hier Welten aufeinander: Archivare und Ablagekriterien, DV-Methoden und Verfahren sowie in der Vergangenheit erfolgte Systemzentralisierung. Hier wird ein Umdenken in Richtung zentrale Anwendungen und Index-Datenbanken, sowie zentrale und dezentrale Image-Server erforderlich.

Der zukünftige Datenaustausch über optische Platten, die Verteilung von Informationen über CD-ROM sowie die Integration von Text, Bild und Ton in Multimedia-Anwendungen sind weitere Schritte zur ganzheitlichen elektronischen Vorgangsbearbeitung und Informationsbeschaffung.

Der Start in diese Richtung durch ein Image-Archivierungssystem setzt die Nutzung von Standards sowie von den Herstellern offen gelegte Image-Datenströme und Architekturen voraus. Eine organisatorische Feinabstimmung und die frühzeitige Einbeziehung der Fachbereiche - es gibt mehr versteckte Handakten, als man glaubt - sind hier unabdingbar.