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18.02.1983 - 

Das Problem liegt bei der Bearbeitung der Mikrofiches:

Organisatorische Zwänge behindern COM-Einsatz

Obgleich es genügend einleuchtende Argumente gibt, die für den Einsatz der Mikroverfilmung sprechen, hat sich diese Art des Computer-Outputs weniger stark als erwartet durchgesetzt. In seinem Beitrag versucht der DV-Leiter Jürgen K. Ochs vom Refa-Verband, Darmstadt, das Für und Wider abzuwägen und Kriterien für einen wirtschaftlichen COM-Einsatz aufzustellen.

Das Hauptschlagwort für COM ist "Datenmasse". Der klassische und sicherlich auch für die Zukunft relevante Anwendungsfall ist COM als Lösung zur Bewältigung von Informationsmassen. Die Zunahme des Papier-Outputs bei EDV-Anlagen ist eine Tatsache. Mit fortschreitender Durchdringung aller Unternehmensbereiche mit EDV-Dienstleistungen steigt der Bedarf an Information durch die EDV und damit der Zwang, diese Information weiterzugeben.

Der Bedarf an aktuellen Daten wird wohl in immer stärkerem Maße mittels Bildschirmarbeitsplätzen befriedigt, aber dennoch wächst die Papierflut. Mit ihr wachsen auch die Probleme bei der EDV-Papierausgabe, ihre Weiterverarbeitung mit Schneiden und Verteilen, bei der Nutzung sowie Lagerung am Arbeitsplatz und im Archiv. Bei der am häufigsten genutzten 48fachen Verkleinerung können 269 DIN-A3-Seiten Papierausdruck auf einem Mikrofiche untergebracht werden.

Das Bedrucken von Papier ist häufig ein zeitlicher Engpaß der EDV-Verarbeitung, da der konventionelle Drucker eines der langsamen Peripheriegeräte ist. Die Datenausgabe auf Mikrofiches ist schneller als die Papierausgabe, und bei Offline-COM-Anlagen wird zusätzlich der Engpaß Druckerausgabe entlastet.

Schneller als Papier

Die Bearbeitung von Daten am Arbeitsplatz erfolgt mit zum Teil unhandlich großen und dicken Papierlisten mit unterschiedlichen Formaten. Dies kann zu einer Überforderung des Sachbearbeiters führen, da auch der zeitliche Aufwand zum Suchen bestimmter Daten wächst. Durch die Bereitstellung eines Datensichtgerätes, der Anlieferung der Daten in Mikrofiches und einer sinnvollen Suchorganisation zum Finden bestimmter Informationen erfolgt die Nutzung der Daten effektiver.

Die Lagerung der EDV-Listen am Arbeitsplatz verursacht ein Platzproblem, wobei mit wachsender Papierflut auch die Suchvorgänge sich entsprechend verlängern. Durch betriebliche oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen entsteht die Notwendigkeit, EDV-Listen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Es kommt dann in der Regel zu einer Auslagerung der Listen vom Arbeitsplatz in ein Archiv. Dabei läßt sich die Wiederauffindung bestimmter Daten nur mit großem Aufwand realisieren.

Für alle Aspekte einer Datenerstellung und Verarbeitung mittels EDV-Listen lassen sich sinnvolle Ansatzpunkte für einen COM-Einsatz finden. Versucht man Richtlinien für den Zeitpunkt zu finden, ab welchem COM wirtschaftlich eingesetzt werden kann, so kann man folgende Kriterien als Hilfe nennen:

a) Eine COM-Verfilmung als Alternative zum Papierausdruck ist wirtschaftlich bei allen Informationszusammenstellungen mit häufigem Zugriff und/oder großen Mengen. Besonders vorteilhaft wirkt sich COM bei umfangreichen Datensammlungen mit großem Verteilerkreis wie Preislisten, Bibliotheks- oder Ersatzteilkatalogen aus.

b) Bei kurzfristig benötigten Informationen mit kurzen, eindeutigen und vorwiegend numerischen Daten und begrenztem Volumen sollte nach Möglichkeit der Dialog am Bildschirm genutzt werden. Bei langen Suchbegriffen und großen Datenvolumen ist COM die geeignete Alternative.

c) Statische Daten wie Bilanzen, Inventarlisten und Jahresstatistiken sind für die COM-Verfilmung geeignet, während dynamische Daten wie Rechnungen, Lieferscheine und Überweisungen nur in speziellen Fällen für eine COM-Verfilmung geeignet sind.

d) Alle nur im eigenen Unternehmen zu verarbeitenden EDV-Ausgaben können auf COM verfilmt werden, lassen sich doch alle Arbeitsplätze mit Lesegeräten ausrüsten. Alle an Dritte gehende Druckerzeugnisse wie Rechnungen sind in der Regel nicht für eine COM-Verfilmung geeignet.

e) In Abhängigkeit von der Informationsmenge je Arbeitsplatz ist eine COM-Verfilmung dann sinnvoll, wenn mengenmäßig größere Listen sich im ständigen Zugriff am Arbeitsplatz befinden. Werden kleinere Listen einmal monatlich dem Arbeitsplatz zugeleitet und dort selten zur Bearbeitung herangezogen, so wird COM unter dem Aspekt der Informationsverarbeitung wenig sinnvoll sein.

Ein eindeutiger Anwendungsfall für COM sind umfangreiche Druckwerke mit sich periodisch veränderndem Inhalt, welche mehrfach zu erstellen sind, um den örtlich getrennten Anwendern einen Zugriff zu ermöglichen (Ersatzteilkataloge der Automobilhersteller). Bei konventioneller Erstellung auf Papier müssen solche Daten gedruckt, in einer geeigneten Form geordnet und der Versand organisiert werden. Der hierbei entstehende zeitliche Aufwand kann sich über Wochen erstrecken, während bei COM der Druckvorgang entfällt, der gesamte Bestand sich auf wenigen Mikrofiches unterbringen läßt und der Versand in einem verstärktem Briefkuvert erfolgen kann.

Aufwand vertretbar

Genauso einfach wie die Erstellung und der Versand solcher Kataloge kann auch die Veränderung erfolgen. Bei Papierdruckwerten ist der Aufwand für eine Neuerstellung erst bei großen Änderungen vertretbar.

Kleine Änderungen erfolgen, indem einzelne Blätter vom Anwender ausgetauscht werden müssen. Das Verfahren ist fehleranfällig, und der Aufwand muß von allen Anwendern getragen werden. Bei COM ist ein Austausch einzelner Mikroficheblätter in Analogie zum Papierblattaustausch denkbar; besser und effektiver ist jedoch der Austausch aller alten Mikrofiches gegen neue. Der Aufwand beim Anwender ist sehr gering, und die Fehlerquote praktisch gleich Null.

In einigen Punkten läßt sich der Einsatz ganz allgemein kostenmäßig quantifizieren:

- EDV-Bereich

- Einsparungen bei Kauf- und Lagerkosten für Papier,

- Druckkosten,

- Nachbearbeitungszeit für Schneiden und Trennen,

- Verteilkosten.

Jedoch ergibt sich ein Mehraufwand für

- eigene Online- oder Offline-COM-Anlage mit Entwicklungskosten, Schneiden und Konfektieren,

- Filmmaterial,

- Magnetbandbeschreibung bei Offline-Anlagen,

- Servicekosten bei Inanspruchnahme einer Service-COM-Verfilmung,

- Duplizierkosten.

- Arbeitsplatz

Einsparung bei

- Suchaufwand für das Auffinden bestimmter Daten,

- Zugriffszeit auf die Informationen und Ablage der Informationen,

- Umlagerungsaufwand vom Arbeitsplatz zum Archiv.

Mehraufwand für

- Lesegerät, Rückvergrößerungsgerät,

- Rückvergrößerung.

- Archiv

Einsparungen bei

- Raumkosten,

- Personal,

- Einlagerung,

- Wiederauffindungszeit von Daten.

Mehraufwand für

- Lesegerät,

- Rückvergrößerung.

Trotz einer Vielzahl von einleuchtenden Argumenten, die für COM sprechen, ist der Mikrofilmeinsatz wider alle Prognosen nicht im erwarteten Maße gestiegen. Die Gründe hierfür werden im folgenden genannt, da nur eine kritische Wertung aller Fakten zur richtigen Entscheidung führen kann.

Unterlagen auf Mikrofiches sind mit bloßem Auge nicht lesbar. Es besteht also eine räumliche Abhängigkeit für das Arbeiten mit Mikrofiches, da ein Lesegerät benötigt wird. Wollen mehrere örtlich getrennte Benutzer mit den Mikrofiches arbeiten, so ist eine entsprechende Anzahl von Lesegeräten erforderlich. Die räumliche Voraussetzung für die Aufstellung der Lesegeräte und die Aufbewahrung der Mikrofiches müssen geschaffen werden.

Der Umgang mit Lesegeräten und Mikrofiches muß erlernt werden. Weniger ist hier an die technische Handhabung als an die organisatorischen Zwänge gedacht. Zur Auffindung von Informationen auf Mikrofiches wurden in Abhängigkeit von den Listeninhalten unterschiedliche Suchroutinen entwickelt. Im Gegensatz zu de gedruckten EDV-Listen bei denen die Organisationsform leicht erkennbar ist, muß bei Mikrofiches die Organisationsform je Datenbestand bekannt sein, so daß beispielsweise die Sachbearbeiter wissen, wo der Grundindex zu finden ist. Dies bedeutet für den Sachbearbeiter einen Umgewöhnungsprozeß, der behutsam durchgeführt werden muß.

Mikrofiches können nicht per Hand beschrieben werden. Sie lassen sich also nicht vom Sachbearbeiter mit zusätzlicher Information versehen, so daß bei einer Kontrolle zum Beispiel nicht zahlenweise abgehakt werden oder die Liste nicht korrigiert werden kann. Dem Sachbearbeiter fehlt die Möglichkeit, die ihm zur Bearbeitung gegebenen Daten nach persönlichen Kriterien umzusortieren. Die Daten sind auf Mikrofiches nach strengen organisatorischen Regelungen gespeichert. Eine Abweichung hiervon ist für den Anwender nicht möglich.

Wie die aufgeführten Beispiele zeigen, liegt der Problemschwerpunkt bei der Bearbeitung der Mikrofiches. Der menschliche Faktor darf beim COM-Einsatz nicht übersehen werden, und hierauf muß das Hauptargument bei der Organisation des COM-Einsatzes gelegt werden.